Gegenstand der von Ax Projects aktuell für Kommunen durchgeführten Ausschreibungen ist die Erstellung eines kommunalen Wärmeplans einschließlich organisatorischem Rahmen.

Der kommunale Wärmeplan bildet die Grundlage für die zukünftige CO2-neutrale Wärmeversorgung der Stadt.

Ziel des Wärmeplans ist es, die vorhandenen Potentiale aufzuzeigen, um das vorhandene Fernwärmenetz zielgerichtet ausbauen zu können, evtl. neue Netze zu etablieren und Lösungen für Bereiche ohne zukünftige Wärmenetze zu finden. Aus dem Wärmeplan soll die individuelle Wärmeversorgung der Zukunft für die Stadt ablesbar sein. Der kommunale Wärmeplan zeigt dafür den aktuellen Sachstand der Wärmeversorgung sowie verschiedenste Perspektiven der Wärmeversorgung aus erneuerbaren Energiequellen, Abwärme und KWK auf. Über Zwischenstände für die Jahre 2030 und 2035 ist daraus das klimaneutrale Zielszenario 2040 zu entwickeln.

Wir verwenden versierte und erprobte Vergabeunterlagen.

Bestandteil ist u.a.:

Werkvertrag zur Erarbeitung der kommunalen Wärmeplanung für die Stadt Musterstadt

Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkung …

§ 1 Vertragsgegenstand und Vertragsgrundlagen …
§ 2 Leistungsumfang des AN …
§3 Pflichten des AN …
§4 Mitwirkung des AG …
§ 5 Änderungs- und Zusatzleistungen …
§ 6 Vertragsfristen, Terminvorgaben und Terminplanung/ -überwachung …
§ 7 Honorar …
§ 8 Zahlungen und Sicherheiten …
§ 9 (Mängel-)Haftung, Verjährung und Haftpflichtversicherung …
§ 10 Kündigung …
§ 11 Urheber- und Nutzungsrecht …
§ 12 Verantwortliche Ansprechpartner des AN / Projektteam / Subplanereinsatz …
§ 13 Schlussbestimmungen …

Vorbemerkung

Der kommunale Wärmeplan bildet die Grundlage für die zukünftige CO2-neutrale Wärmeversorgung der Stadt Musterstadt. Ziel des Wärmeplans ist es, die vorhandenen Potentiale aufzuzeigen, um das vorhandene Fernwärmenetz zielgerichtet ausbauen zu können, evtl. neue Netze zu etablieren und Lösungen für Bereiche ohne zukünftige Wärmenetze zu finden. Aus dem Wärmeplan soll die individuelle Wärmeversorgung der Zukunft für die Stadt Musterstadt ablesbar sein. Der kommunale Wärmeplan zeigt dafür den aktuellen Sachstand der Wärmeversorgung sowie verschiedenste Perspektiven der Wärmeversorgung aus erneuerbaren Energiequellen, Abwärme und KWK auf. Über Zwischenstände für die Jahre 2030 und 2035 ist daraus das klimaneutrale Zielszenario 2040 zu entwickeln.

§ 1 Vertragsgegenstand und Vertragsgrundlagen

1.1 Gegenstand des Vertrages ist die Erarbeitung der kommunalen Wärmeplanung für die Stadt Musterstadt einschließlich des organisatorischen Rahmens. 1.2 Maßgebend für die vertrags- und honorarrechtlichen Regelungen sind in nachstehender Rang- und Reihenfolge folgende Bestimmungen: 1.2.1 Regelungen dieses Vertrages 1.2.2 Bestimmungen der Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung vom 05. August 2003. Die VOL/B-Fassung vom 05. August 2003 bleibt auch dann maßgebend, wenn die VOL/B novelliert werden sollte, es sei denn, der Verordnungsgeber bestimmt mit seiner Novellierung zwingend eine abweichende Übergangsregelung 1.2.3 Vorschriften des BGB, insbesondere die Bestimmungen zum Werkvertragsrecht gemäß §§ 631 ff. BGB 1.3 Art und Umfang der vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen ergeben sich ausfolgenden Vertragsbestandteilen: 1.3.1 diesem Vertrag 1.3.2 Projektexposé kWp (Anhang A) 1.3.3 Leistungsverzeichnis zur Vergabe und Ausschreibung der kommunalen Wärmeplanung für die Stadt Musterstadt (Anlage x) 1.3.4 Vorschlag zum Zeitplan und Projektabwicklung (Anhang C_Zeitplan und Projektabwicklung) 1.3.5 Vorschlag zur Herangehensweise an die Aufgabenstellung (Anhang C_Herangehensweise an die Aufgabenstellung) 1.3.6 Vorschlag zur Sicherstellung der Projektabläufe (Anhang C_Sicherstellung der Projektabläufe) 1.3.7 den anerkannten Regeln der Technik Sind in einer der vorgenannten Vertragsunterlagen Leistungen oder Leistungsstandards nicht oder anders erwähnt als in einer der anderen Vertragsunterlagen, ist zu prüfen, ob die widersprüchlichen Angaben auf einer Fortentwicklung oder Änderung der zu 5 erbringenden Leistungen (unechter Widerspruch) beruhen. In diesem Fall ist Gegenstand der Leistungspflicht die insoweit fortentwickelte oder geänderte Leistung und die sie betreffenden Vertragsunterlagen. Nur dort, wo sich widersprechende Angaben nicht aus solchen geänderten oder fort[1]entwickelten Angaben der Unterlagen ergeben, die Vertragsbestandteile sind, liegt ein echter Widerspruch vor. Solche echten Widersprüche sind vom AN im Zuge der von ihm übernommenen Planung in Abstimmung mit dem AG aufzulösen. Gleiches gilt für Lücken oder etwaige Fehler in den Vertragsunterlagen.

§ 2 Leistungsumfang des AN

Der Leistungsumfang des AN erfasst sämtliche erforderlichen Planungs-, Beratungs-, Koordinierungsleistungen, wie sie im Leistungsverzeichnis beschrieben sind und die für die mangelfreie und vertragsgerechte Erstellung eines kommunalen Wärmeplans einschließlich des organisatorischen Rahmens erforderlich sind sowie die Erfüllung aller Aufgaben und Pflichten, die sich aus diesem Vertrag ergeben.

§ 3 Pflichten des AN

3.1 PLANUNGSVORGEHEN / PLANUNGSPFLICHTEN / PLANUNGSTECHNIK 3.1.1 Der AN hat den AG zur Erstellung eines kommunalen Wärmeplans einschließlich organisatorischem Rahmen und allen damit verbundenen Fragen umfassend zu beraten und gegebenenfalls sinnvolle Planungs- bzw. Alternativvorschläge zu unterbreiten. Der AN ist verpflichtet, sich rechtzeitig zu vergewissern, ob seiner Planung gesetzliche, behördliche und/oder privatrechtliche, insbesondere nachbarrechtliche, Hindernisse entgegenstehen. Etwaige Hindernisse hat er dem AG unverzüglich mitzuteilen. Ebenso ist der AN verpflichtet, frühzeitig auf etwaige Bedenken gegen Planungsvorgaben oder Entscheidungen des AG, die Einfluss auf die Planung und die Planungsergebnisse des AN haben können, hinzuweisen und Gegenvorschläge zu unterbreiten. Der AN hat in jeder Phase der Projektabwicklung rechtzeitig schriftlich auf voraussichtliche Qualitäts-, Kosten- und/oder Terminabweichungen hinzuweisen und Lösungsvorschläge zur Einhaltung der vom AG vorgegebenen Qualitäten, Kosten und Termine zu unterbreiten. Sollten Regelwerke oder gesetzliche Vorgaben in Überarbeitung sein, die Einfluss auf die Planung und die Planungsergebnisse haben können, ist der AN verpflichtet, den AG unverzüglich schriftlich zu informieren und eine Empfehlung abzugeben, wie den in Überarbeitung befindlichen Regelwerken und gesetzlichen Vorgaben planerisch sinnvoll Rechnung zu tragen ist. Die Verpflichtung des AN, mindestens eine den anerkannten Regeln der Technik entsprechende Planung zu erstellen, bleibt unberührt. 3.1.2 Die sich aus der öffentlichen Auftraggebereigenschaft des AG ergebenden besonderen vergaberechtlichen Anforderungen an Planung, Ausschreibung, Vergabe sowie Ausführung, Überwachung und Abrechnung der Planung sind vom AN bei seiner Aufgabenerfüllung zwingend zu beachten. Auf mögliche Vergabeverstöße hat der AN frühzeitig hinzuweisen und den AG bei der Vermeidung / Abhilfe beratend zu unterstützen. Ebenso gehört es zu den Aufgaben des AN, den AG bei der Inanspruchnahme und Abrechnung der Fördermittel des Bundes zu unterstützen und für die Einhaltung der Förderbestimmungen und Auflagen Sorge zu tragen. 3.2 PROJEKTBESPRECHUNGEN / PLANUNGSBERICHTE 3.2.1 Der AN hat regelmäßig, mindestens gemäß des zu erarbeitenden Vorschlags zur Prozessorganisation (Anhang C_Zeitplan und Projektabwicklung) und auf Verlangen des AG jederzeit Projektbesprechungen mit dem AG durchzuführen sowie an Jour fixe[1]Terminen des AG teilzunehmen. An den Projektbesprechungen / muss zwingend mindestens der zuständige Projektleiter des AN anwesend sein. Die Projektbesprechungen dienen der inhaltlichen und terminlichen Abstimmung, nicht der rechtsgeschäftlichen Vertragsänderung. Die zu den Planungsbesprechungen entsandten Vertreter des AG sind nicht zum Abschluss rechtsgeschäftlicher Vertragsänderungen bevollmächtigt. Die Besprechungen können sofern die Bearbeitung des Projektes hierdurch nicht beeinträchtigt wird in digitaler Form erfolgen. In regelmäßigen Abständen oder jederzeit auf Verlangen des AG müssen die Termine in Musterstadt stattfinden. 3.2.2 Der AN hat dem AG regelmäßig (mindestens alle 3 Monate), auf begründetes Verlangen auch jederzeit schriftliche Projektberichte zu übergeben, in denen detaillierte Angaben über den Projektstand bzw. die Terminsituation unter Berücksichtigung der Vertragsfristen und Terminplanung gemäß § 8 des Vertrages enthalten sein müssen. 3.3 MITWIRKEN BEI DER ERSTELLUNG VON SITZUNGSVORLAGEN Der AN hat den AG bei der Erstellung von Sitzungsvorlagen für die Gremienarbeit zu unterstützen bzw. durch die Bereitstellung von Informationen entsprechende Zuarbeit zu leisten. 3.4 VERSCHWIEGENHEIT/ INTEGRITÄT UND SOZIALE BESTIMMUNGEN 3.4.1 Der AN ist zur Verschwiegenheit gegenüber Dritten hinsichtlich aller ihm bekannt gewordener oder bekanntwerdender Kenntnisse oder Informationen über das Projekt verpflichtet, soweit diese Kenntnisse nicht aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen und soweit die Weitergabe von Informationen oder Kenntnissen nicht zur Durchführung des Vertrages zwingend erforderlich ist.

§ 4 Mitwirkung des AG

4.1 Der AG wird alle erforderlichen Freigaben und Entscheidungen innerhalb angemessener Frist vornehmen bzw. treffen, wobei mit Blick auf die einzuhaltenden internen Entscheidungsabläufe beim AG als Prüf- und Entscheidungszeit 15 Werktage vereinbart sind. Die Prüf- und Entscheidungszeit bedingt, dass der AN dem AG die freizugebenden Unterlagen sowie die zur Entscheidung notwendigen Entscheidungsvorlagen jeweils mindestens 12 Werktage vorher unter näherer Bezeichnung und Erläuterung schriftlich ankündigt. Andernfalls verlängert sich die Prüfzeit mindestens um die nicht eingehaltene Ankündigungsfrist. 4.2 Die Prüfung und Freigabe von Planungsleistungen durch den AG sowie Entscheidungen des AG auf Grundlage von Entscheidungsvorlagen des AN lassen die Haftung und Einstandspflicht des AN für seine ordnungsgemäße und vertragsgerechte Leistungserbringung in allem unberührt. Ebenso beinhalten Freigabevermerke des AG weder irgendwelche rechtsgeschäftliche Änderungsanordnungen noch die Beauftragung von Zusatzleistungen noch eine rechtsgeschäftliche Abnahme oder sonstige rechtsgeschäftliche Willenserklärungen.

§ 5 Änderungs- und Zusatzleistungen

Der AG ist jederzeit berechtigt, Änderungs- und Zusatzleistungen anzuordnen. Bei zusätzlichen Leistungen besteht das Anordnungsrecht allerdings nur, wenn das Planungsbüro des AN auf solche Leistungen eingestellt ist und sie im sachlichen Zusammenhang mit der Vertragsausführung stehen. Ordnet der AG Änderungs- oder Zusatzleistungen an, steht dem AN ein Anspruch auf Anpassung der Honorarberechnungsgrundlagen für die Grundleistungen und 8 gegebenenfalls Besonderen Leistungen zu, es sei denn, die Änderungs- und Zusatzleistungen sind vom AN zu verantworten oder die Änderungen betreffen lediglich Überarbeitungen und/oder Wiederholungen erbrachter Leistungen innerhalb einer noch nicht vom AG freigegebenen Leistungsphase, ohne dass sich der Vertragsgegenstand oder die Beschaffenheitsanforderungen grundlegend verändert haben.

§ 6 Vertragsfristen, Terminvorgaben und Terminplanung/ -überwachung

6.1 Alle für die kommunale Wärmplanung einschließlich organisatorischem Rahmen erforderlichen Leistungen müssen aufgrund der Frist des Fördermittelgebers innerhalb von 12 Monaten vom AN erbracht werden. Der Bearbeitungszeitraum beginnt am XX.XX.XXXX, sofern der Fördermittelgeber dieser Verschiebung des Förderzeitraumes entsprechend zustimmt. 6.2 Der AN hat unter zwingender Beachtung und Einhaltung der vorgenannten Vertragsfrist den Projektablauf detailliert terminlich zu planen und rechtzeitig alle Handlungen vorzunehmen, um drohende Fristüberschreitungen auszuschließen. 6.3 Im Fall einer drohenden oder bereits eingetretenen Überschreitung der vereinbarten Vertragsfristen oder der Terminvorgaben hat der AN in seinem gesonderten Abschnitt des Projektstandberichts im Einzelnen aufzuzeigen, welche Maßnahmen zur Vermeidung / Aufholung der drohenden bzw. bereits eingetretenen Fristüberschreitung getroffen wurden und noch getroffen werden sollen.

§ 7 Honorar

Das Honorar für die beauftragten Leistungen richtet sich nach dem Honorarangebotsblatt des AN vom XX.XX.XXXX (Anhang C_Honorarangebotsblatt).

§ 8 Zahlungen und Sicherheiten

8.1 Der AN hat Anspruch auf Abschlagszahlungen in angemessenen zeitlichen Abständen für erbrachte und nachgewiesene Leistungen. Die Fälligkeit der einzelnen Abschlagszahlungen tritt 21 Kalendertage nach Eingang einer prüffähigen Abschlagsrechnung beim AG ein. 8.2 Die Schlussrechnung ist innerhalb von 13 Monaten nach Beginn der Leistung (Datum gemäß § 6.1 dieses Vertrages) zu stellen, um die vom Fördermittelgeber gesetzten Abrechnungsfristen einhalten zu können. 8.3 Sämtliche Rechnungen sind vom AN beim AG in digitaler Form einzureichen. 8.4 Der Anspruch des AN aus§ 648 BGB wird ausgeschlossen.

§ 9 (Mängel-)Haftung, Verjährung und Haftpflichtversicherung

9.1 (Mängel-)Haftung und Verjährung richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen unter Berücksichtigung des vom AN nach diesem Vertrag geschuldeten Werkerfolgs (Gesamt- und Teilerfolge) und Pflichten. 9.2 Der AN ist verpflichtet, eine für das übernommene Risiko ausreichende Haftpflichtversicherung abzuschließen und bis zum Ablauf sämtlicher Mängelhaftungsfristen aus diesem Vertrag aufrechtzuerhalten. Die Deckungssumme der Versicherung muss pro Verstoß für Personen-, Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden mindestens 1.000.000,00ș betragen. Die Versicherungspolice hat eine Nachhaftung von mindestens 5 Jahren vorzusehen. Der AN ist auf jederzeitiges Verlangen des AG verpflichtet, innerhalb von 1 Woche eine aktuelle Bestätigung seines Haftpflichtversicherers mit der Versicherungsnummer und den vorgenannten Mindestbedingungen vorzulegen. Sofern der AN den vereinbarten Versicherungsschutz trotz Nachfristsetzung nicht nachweist, ist der AG zur Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund berechtigt. Unabhängig davon werden ohne Nachweis des mit dem AG vereinbarten Versicherungsschutzes Honoraransprüche des AN nicht fällig.

§ 10 Kündigung

10.1 Kündigung und Kündigungsfolgen richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen mit den nachfolgenden Klarstellungen und Ergänzungen. 10.2 Ein wichtiger Kündigungsgrund liegt vor, wenn beispielsweise · der AN Vertragsfristen schuldhaft überschreitet und er auch innerhalb einer Nachfrist mit Kündigungsandrohung die innerhalb der Vertragsfrist geschuldeten Leistungen nicht vollständig erbringt; · der AN trotz Fristsetzung und Nachfristsetzung mit Kündigungsandrohung keine Beschleunigungsmaßnahmen ergreift, um eine drohende schuldhafte Überschreitung einer Vertragsfrist zu verhindern; · der AN – gegebenenfalls trotz Abmahnung – gegen seine Pflichten aus § 3 des Vertrages schuldhaft verstößt mit der Folge, dass dem AG ein weiteres Festhalten am Vertrag nicht zumutbar ist. 10.3 Der AG ist berechtigt, Kündigungen gleich ob aus wichtigem Grund oder als freie Kündigungen nach § 649 BGB, auf einzelne, abgrenzbare Teilleistungen zu beschränken, auch wenn die Teilleistungen keine in sich abgeschlossenen Teile der vertraglichen Leistung darstellen.

§ 11 Urheber- und Nutzungsrecht

11.1 Soweit Leistungen des AN urheberrechtlich geschützt sind, verbleiben die Urheberpersönlichkeitsrechte beim AN. Der AN räumt dem AG hiermit jedoch das ausschließliche, unwiderrufliche, unbeschränkte und übertragbare Recht ein, alle Planungen, Unterlagen und sonstigen Leistungen des AN für das vertragsgegenständliche Projekt sowie das ausgeführte Werk ganz oder teilweise ohne Mitwirkung des AN zu nutzen. 11.2 Der AG hat das Recht zur Veröffentlichung über die von dem AN erarbeitete kommunale Wärmeplanung unter dessen Namensangabe.

§ 12 Verantwortliche Ansprechpartner des AN / Projektteam / Subplanereinsatz

12.1 Der AN benennt verbindlich für die Gesamtdauer der Projektzeit als verantwortlichen Projektleiter die von ihm im Teilnahmeantrag (Anhang B_Formblatt Teilnahmeantrag) angeführte Person. Ein Austausch bedarf der schriftlichen Zustimmung des AG. Ein Anspruch auf Zustimmungserteilung besteht nur im Fall eines wichtigen Grundes. Im Übrigen ist der AN verpflichtet eine Projektplanung und Projektabwicklung nebst Einsatz seines Projektteams zu gewährleisten, der mindestens dem vom AN mit seinem Angebot eingereichten Unterlagen nebst Personaleinsatzplan und Erläuterungen im Bietergespräch entspricht (Anlage x). 12.2 Der AN hat die ihm übertragenen Leistungen in seinem eigenen Büro zu erbringen. Die Einschaltung von Subplanern ist nur für Teilleistungen und auch nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des AG zulässig. Für den vom AN mit dem Angebot mitgeteilten beabsichtigten Subplanereinsatz wird hiermit vom AG Zustimmung erteilt. Mit der Subplanerbeauftragung hat der AN dafür Sorge zu tragen, dass der Subplaner seine Leistungen gemäß den Bedingungen dieses Vertrages ordnungsgemäß und termingerecht erfüllt und sämtliche einschlägigen Bestimmungen einhält. Der Subplanereinsatz lässt die Einstandspflicht des AN gegenüber dem AG unberührt.

§ 13 Schlussbestimmungen

13.1 Andere als die in diesem Vertrag getroffenen Vereinbarungen bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. 13.2 Ein Zurückbehaltungsrecht des AN an den von ihm erstellten Projektunterlagen ist ausgeschlossen. Der AN ist insoweit bis zur Fertigstellung und Abnahme der geschuldeten Leistungen vorleistungspflichtig. 13.3 Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrages nicht. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmungen gilt eine Bestimmung als vereinbart, die nach ihrem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen und undurchführbaren möglichst nahekommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken dieses Vertrages. 13.4 Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus und in Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Musterstadt. 13.5 Mit seiner Unterschrift hält sich der AN bis zur Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden, auf Basis dieses Vertrages nebst Anlagen die kommunale Wärmeplanung einschließlich organisatorischem Rahmen durchzuführen. Anlagen zu diesem Vertrag zu ergänzen: · Teilnahmeantrag, inkl. aller Bestandteile · Angebot, inkl. aller Bestandteile 13.6 Im Falle der Zuschlagserteilung wird der AG dem AN mit dem Zuschlagsschreiben auch eine von ihm gegengezeichnete Ausfertigung dieses Vertrages nebst Anlagen überlassen.