Stadtverwaltung Geisa
-Bauamt-
36419 Geisa

MWB – Mittelhessische Wasserbetriebe
35398 Gießen

Stadtentwässerungsbetrieb Paderborn (STEB)
33106 Paderborn

Kläranlagenbetriebsverband Ems- und Wörsbachtal
65520 Bad Camberg

Abwasserverband Mittlerer Rheingau
65385 Rüdesheim am Rhein

Abwasserverband Kronberg
61476 Kronberg im Taunus

Magistrat der Hochschulstadt Geisenheim
Eigenbetrieb Stadtwerke Geisenheim
65366 Geisenheim

Burgenstadt Schlitz
Stadtwerke Schlitz
36110 Schlitz

Vor Beginn des Vergabeverfahrens erfolgt eine grundsätzliche Abstimmung über Grundlagen, die formalen Bedingungen und die inhaltlichen Eckpunkte des Verfahrens. Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte von Bedeutung:

Formale Bedingungen

• Abstimmung des genauen Zeitplanes, Terminkoordination
• Ausschluss von befangenen Personen
• Bildung der Vergabekommission/-en
• ggfls. Thematik der Beteiligung von bereits an der Vorplanung beteiligten Büros (Projektantenproblematik)

Inhaltliche Eckpunkte

• Beschreibung der Aufgabenstellung, Festlegung der zu erbringenden Leistung
• Festlegung der Eignungskriterien (Mindestanforderungen) und Auswahlkriterien sowie der hierzu geforderten Nachweise
• Festlegung und Gewichtung der Zuschlagskriterien, Bewertungsmatrix

Zu den formalen und inhaltlichen Fragestellungen werden Lösungsvorschläge unterbreitet und diese mit dem AG – Kunden in einem Arbeitsgespräch abgestimmt. Das Arbeitsgespräch findet in den Räumen des AG – Kunden statt. Die Ergebnisse werden in Form eines Pflichtenheftes zusammengefasst.

Dieser Arbeitsschritt beinhaltet die Erstellung aller für das Vergabeverfahren notwendigen Unterlagen. Hierzu zählen sowohl die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb als auch die Vergabeunterlagen für das Verhandlungsverfahren bspw. Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Bewerbungsbedingungen, Vertragsentwurf. Diese Unterlagen werden durch VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber den AN auf Grundlage des abgestimmten Pflichtenheftes erstellt. Die notwendigen Anlagen, wie z.B. vorhandene Planungsunterlagen, werden nach Absprache in einer geeigneten Form durch den AG – Kunden zur Verfügung gestellt.

Zu diesem Teil gehören folgende Leistungen:

• Entwurf und – nach Freigabe durch den AG – Kunden – Veranlassung der Bekanntmachung über die Vergabeplattform. Neben der erforderlichen Bekanntmachung im EU-Amtsblatt veranlasst VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber die Bekanntmachung in Abstimmung mit dem AG – Kunden in allen gewünschten Veröffentlichungsorganen. Eventuell anfallende Veröffentlichungsgebühren trägt der AG – Kunde.

• Einstellung der Vergabeunterlagen/Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb auf der Vergabeplattform
• Koordination und Mitwirkung bei der Beantwortung von Rückfragen der Bewerber. Die Bieterkommunikation erfolgt grundsätzlich elektronisch über die Vergabeplattform durch VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber. VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber überwacht den Eingang entsprechender Anfragen auf der Plattform und veranlasst das Erforderliche. Auf den Eingang von Rügen weist VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber den AG – Kunden unverzüglich hin. Sofern während des Vergabeverfahrens Bewerberanfragen zu beantworten sind, koordiniert VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber deren Beantwortung in Abstimmung mit dem AG – Kunden. Das/die Antwortschreiben sowie ggf. zu aktualisierende Unterlagen werden in anonymisierter Form zeitnah von VergMan ® Vergabemanagement für öffentliche Auftraggeber über das Vergabeportal (Kommunikation) an alle Bewerber versandt sowie auf der Vergabeplattform hochgeladen.

• Prüfung/Wertung der Bewerbungen im Hinblick auf die Auswahlkriterien
• Ggf. Nachfordern von Unterlagen
• Vorschlag, welche der Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden
• Protokollierung des Auswahlverfahrens/ Erstellung der Dokumentation zur Bewerberauswahl
• Vorbereiten der Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bewerber einschließlich Begründung der Nichtberücksichtigung
• Versand der vom AG – Kunden freigegebenen Absageschreiben über das Vergabeportal

Zu diesem Teil gehören folgende Leistungen:

• Erstellung und Versand (über Vergabeportal) der Aufforderung zur Angebotsabgabe und der Vergabeunterlagen an die ausgewählten Bewerber
• Prüfung der Erst-Angebote
• Vorbewertung der Erst-Angebote unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien
• Vorbereitung der Verhandlungsgespräche in Absprache mit dem AG, Erstellung eines Gesprächsleitfadens, Fragenkatalogs
• Teilnahme/ Moderation der Gespräche unter Beteiligung der Vergabekommission/-en des Auftraggebers.
• Nachbereitung der Verhandlungsgespräche, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen aufgrund der geführten Bewerbergespräche
• Aufforderung zur Abgabe des finalen Angebotes
• Auswertung der finalen, verbindlichen Angebote, Erstellung des Vergabevorschlags in Abstimmung mit dem AG – Kunden

Nach Annahme des Vergabevorschlags durch den AG – Kunden erfolgt

• Erstellung eines unterschriftsreifen Auftragsschreibens, des/der Vertrages sowie der Absageschreiben für nicht berücksichtigte Bewerber
• Versand der Informations-/ Absageschreiben nach § 134 GWB über die Vergabeplattform
• Übermittlung des vom AG freigegebenen bzw. unterschriebenen Auftragsschreibens über die Vergabeplattform
• Erstellung der Bekanntmachung vergebener Aufträge für das EU-Amtsblatt und Übermittlung der Bekanntmachung über die Vergabeplattform
• Zusammenstellung aller Verfahrensunterlagen für die Dokumentation / Erstellung Vergabevermerk
• Ggf zu beachtende Anforderungen an die Dokumentation aufgrund von Fördermittelbescheiden werden dem AN vom AG bei Auftragserteilung mitgeteilt und sind ebenfalls zu berücksichtigen.

Die angebotenen Honorare verstehen sich einschließlich sämtlicher Nebenkosten.

Die Honorare für die Arbeitsschritte I – IV werden als Pauschalpreise angeboten.

Die zusätzlichen optionalen Leistungen werden nach dem tatsächlichen Aufwand transparent und nachvollziehbar abgerechnet.

Die Zahlung des Entgeltes erfolgt nach Abschluss des jeweiligen Arbeitsschrittes.

Soweit optionale Leistungen anfallen, werden diese nach Absprache und auf Nachweis monatlich abgerechnet.