Ax Projects GmbH

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Autor: ikt-sven

AxProjects KOMMUNAL – ihr umfassender Problemlöser, Unterstützer und Anpacker für alle kommunalen Belange

 

Die Strukturen und Ansprüche auch Ihrer öffentlichen Verwaltung wandeln sich stetig. Neue Technologien verändern Arbeitsprozesse in immer kürzeren Abständen. Zudem fordern komplexe, vielschichtige und wachsende Aufgaben schnelle Reaktionen und Entscheidungen. Die fachlichen und persönlichen Anforderungen an die Mitarbeiter steigen ebenfalls. Gleichzeitig wird der Handlungsspielraum aufgrund knapper finanzieller und personeller Ressourcen eingeschränkt. Wir empfehlen uns als langjähriger und sehr erfahrener umfassender Problemlöser, Unterstützer und Anpacker für alle kommunalen Belange. Interesse?

Kontakt:

AX Projects GmbH

69151 Neckargemünd

Fax.: 06223 86886-14

Mobil: 0151 461 976 84

t.ax@ax-projects.de

 

Abfallentsorgung

Entscheidung für die richtige Organisationsform …

… oder Ausschreibung der Abfallentsorgungsleistung

Mit uns können Sie nicht nur Fahrzeuge und Abfallsammelbehälter beschaffen oder Entsorgungsleistungen ausschreiben; wir führen auch Rekommunalisierungsuntersuchungen durch.

Rekommunalisierungsuntersuchungen

Wir untersuchen die Zweckmäßigkeit alternativer Organisationsforen für die Abfallentsorgung. Dabei begutachten wir, ob Ihre Kommune die Aufgabe insgesamt günstiger mit eigenen Kräften erfüllen kann oder ob es zweckmäßiger ist, einen Dienstleister zu beauftragen. Wir berücksichtigen dabei nicht nur die Wirtschaftlichkeit, sondern auch die Praktikabilität und das Leitbild der Kommune. Also das Auftreten als Arbeitgeber und die strategische Ausrichtung.

 

Abwasserentsorgung

Beratung und Begleitung

Ihre Kommune will abwassertechnische Anlagen planen, erstellen oder sanieren? Und dabei die Schnittstellen zur Bauleitplanung, Straßenbau, Hochwasserschutz … berücksichtigen? Wir begleiten Sie während des gesamten Prozesses und beraten zu allen technischen, organisatorischen und rechtlichen Fragen der kommunalen Abwasserentsorgung. Nutzen Sie unsere Erfahrung von der strategischen Einschätzung bis hin zur baulichen Umsetzung. Auch rund um die Beschaffung von Fahrzeugen zur Abwasserentsorgung für Ihre Kommune sind wir für Sie da.

Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen / Variantenvergleiche

Eine Planung ist nicht zwangsläufig alternativlos. Oftmals gibt es auf den zweiten Blick weitere – möglicherweise wirtschaftlichere – Varianten. Viel zu selten werden wirkliche Variantenvergleiche verbunden mit Kostenvergleichsrechnungen durchgeführt.

Gerne prüfen wir Ihre Planungen auf Alternativen und vergleichen die langfristige Wirtschaftlichkeit.

 

Brandschutz und Rettungsdienste

Für die Feuerwehren der Kommunen

Kommunale Feuerwehren sind in den Städten und Gemeinden unterschiedlich organisiert. Aber, die Organisation und die Ressourcen müssen stimmen. Hierbei unterstützen wir Sie, von der Aufstellung der Brandschutzbedarfspläne über die Fahrzeugbeschaffung bis hin zur Ermittlung des Kostenersatzes.

Beschaffung von Fahrzeugen (Feuerwehr/Rettungsdienst) und Ausrüstung

Die Neu- und Ersatzbeschaffung von Fahrzeugen und Material stellt die Kommunen vor große Herausforderungen. Sie möchten ein qualitativ hochwertiges und langlebiges Produkt, besitzen jedoch nicht die Erfahrung oder personelle Kapazitäten, um eine solche Ausschreibung in dem komplexen Umfeld von Technik, Vergaberecht und Wirtschaftlichkeit zu tätigen.

Wir bieten Unterstützung, von der Erstellung der Leistungsverzeichnisse bis zur Baubetreuung.

Darüber hinaus bieten wir Unterstützung bei der Beschaffung von Dienstkleidung und Ausrüstungsgegenständen.

 

IT / Software

Individuelle Lösungen für die Digitalisierung

Die Digitalisierung schreitet auch in Ihrer Kommune voran. Wir unterstützen Sie bei der Anpassung und Umstellung.

 

Förderung und Finanzierung

Kalkulation, Förderberatung und Refinanzierung 

Zur Refinanzierung öffentlicher Anlagen und Leistungen erheben die Kommunen Gebühren, Beiträge, Entgelte und Kostenersatz. Die Berechnung solcher Kommunalabgaben unterliegt rechtlichen Vorgaben. Die Kalkulation sollte Bestandteil einer strategischen Planung sein, die zukünftige Anforderungen berücksichtigt und eine verträgliche Abgabenentwicklung im Blick behält. Strategisch eingesetzte Finanzhilfen entlasten die kommunalen Haushalte. Aber: Welcher Fördertopf ist der richtige?

 

Hochwasser- und Überflutungsschutz

Fachübergreifende Zusammenarbeit

Starkregenereignisse und Hochwassersituationen treten in den vergangenen Jahren vermehrt auf. Vor allem in den Ballungsräumen kommt es dabei immer wieder zu großen Schäden, denen vorgebeugt werden sollte. Ein wirksames Starkregen- und Hochwassermanagement ist dabei nicht auf einzelne Fachbereiche beschränkt. Vielmehr ist eine funktionierende und dauerhafte Zusammenarbeit zwischen den am Hochwasser- und Überflutungsschutz beteiligten Fachbereichen erforderlich.

 

Kommunale Bauprojekte

ausschreiben, finanzieren, steuern

An öffentliche Bauten werden viele Anforderungen an Ausstattung, Gestaltung, Energieverbrauch und vieles mehr gestellt. Nachhaltigkeit und Klimaschutz müssen berücksichtigt werden, Barrierefreiheit selbstverständlich auch. Damit ist die Herausforderung an alle Bauprojekte groß. Dies gilt besonders für die Projekte im kommunalen Bereich. Wir bieten ein umfangreiches Paket an Leistungen für öffentliche Bauprojekte – rechtssicher und wirtschaftlich.

Projektsteuerung

Projektsteuerung von konkreten Baumaßnahmen, übergeordneten technischen Entwässerungsplanungen unterschiedlicher Größenordnung (z.B. Fremdwasserprojekte) sowie Forschungsvorhaben werden am besten mit einem optimal zusammengesetzten Team gemeistert. Damit die Maßnahmen trotz vielfältiger Zwangspunkte und Interessen im Termin- und Kostenrahmen umgesetzt werden können, ist eine dauerhafte Projektbegleitung wichtig. Wir beraten zum Umfang der Projektsteuerung für kommunale Bauprojekte sowie Forschungsvorhaben im Bereich Abwasser und Fremdwasser und schreiben diese aus.

Bauvertragsrecht

Wir beraten Sie bei Fragen rund die VOB/C. Dabei geht es insbesondere um Auslegungsfragen. Ziel unserer Beratung ist eine möglichst zügige Konsensfindung, die das Projektziel in den Vordergrund stellt.

 

Kommunale Beschaffung

Rechtssicher, schnell, kostengünstig

Ausschreibungsverfahren von Gütern und Dienstleistungen werden für Kommunen und kommunale Betriebe immer komplexer. Wir kennen uns mit dem gesamten Vergabeprozess aus und begleiten unsere kommunalen Kunden bei der rechtskonformen und vollelektronischen Abwicklung. Informieren Sie sich zur Ausschreibung von Planungsleistungen, Dienstleistungen und Gütern… 

 

Organisation und Personal

Kommunalverwaltungen zukunftsgerecht gestalten

Die Strukturen und Ansprüche auch Ihrer öffentlichen Verwaltung wandeln sich stetig. Neue Technologien verändern Arbeitsprozesse in immer kürzeren Abständen. Zudem fordern komplexe, vielschichtige und wachsende Aufgaben schnelle Reaktionen und Entscheidungen. Die fachlichen und persönlichen Anforderungen an die Mitarbeiter steigen ebenfalls. Gleichzeitig wird der Handlungsspielraum aufgrund knapper finanzieller und personeller Ressourcen eingeschränkt. 

Interkommunale Zusammenarbeit

Gemeinsam stärker und erfolgreicher – das gilt heute bei den vielen komplexen Aufgaben mehr denn je für Kommunen. Daher fördern wir die interkommunale Zusammenarbeit in allen Verwaltungsbereichen und geben auch gutachterliche Stellungnahmen ab. Wichtige Themen: Finanzen, Personal, Erweiterung von Fachwissen durch Wissenstransfer und Erschließung neuer Ressourcen.

Kommunale Unternehmen

Wenn kommunale Betriebe sich neuorganisieren oder umstrukturieren, sind wir Ihr kompetenter Ansprechpartner. Wir haben bereits viele Organisationsprozesse begleitet und kümmern uns um Personalbemessung, Stellenbeschreibung, Stellenbewertungen, Prüfung von Rechtsformen, Aufgaben, Aufbau, Organisation und Satzungsgestaltung.

Rekommunalisierung

Beschäftigt sich Ihre Kommune mit der Rekommunalisierung von Leistungen? Wir untersuchen gerne kompetent die Zweckmäßigkeit der Organisationsform. Rekommunalisierungsvorhaben begleiten wir auf der Grundlage gutachterlicher Stellungnahmen und Kostenberechnungen. Dabei kann es z. B. um Bereiche des Energiesektors, die Aufgabenbereiche Abfallentsorgung, Abwasserdienstleistungen, Klärschlammabfuhr sowie die Straßenreinigung gehen.

Korruptionsbekämpfung

Das Thema Korruption ist allgegenwärtig und belastet Mitarbeiter in vielen Bereichen der Verwaltung. In internen Schulungen und Workshops zeigen wir u.a. folgende Facetten auf:

  • Erkennen von Korruptionsstrukturen
  • (Straf-)rechtliche Einordnung klassischer Korruptionsdelikte
  • Auf- und Ausbau von Organisationsstrukturen
  • Auf- und Ausbau interner Kontrollen
  • Mitarbeiterstärkung
  • Korruptionsindikatoren
  • Schadensbegrenzung
  • Ausgestaltung einer Dienstanweisung Korruptionsschutz mit Verhaltensrichtlinien in Sonderfällen

Organisationsentwicklung

Eine zukunftsorientierte Ausrichtung Ihrer Kommune braucht eine systematische Organisationsentwicklung. Hier definieren wir für Sie Anforderungen und Aufgaben und erfassen Strukturen und Prozesse. Unsere strategische Vorgehensweise erkennt Potentiale und passt Ihre Organisation den inhaltlichen Veränderungen an. So optimieren wir Verwaltungsstrukturen und führen über Managementsysteme qualitätsorientierte Prozesse ein.

 

Verträge

Aushandeln und Gestalten

Wir beraten und begleiten Sie bei Vertragsverhandlungen. Dazu stimmen wir mit Ihnen die jeweilige Interessenslage ab und gestalten rechtsichere und praxistaugliche Vertragsklauseln.

Musterverträge

Für die Beauftragung von Leistungen auf Basis der HOAI einschließlich der fachspezifischen Anhänge erarbeiten wir für Sie Musterverträge (Formularverträge). Ein solcher HOAI-Formularvertrag stellt einen einheitlichen Rahmenvertrag für alle Architekten- und Ingenieurleistungen dar, der durch verschiedene Auswahlmöglichkeiten auf die zu vergebenen Leistungen angepasst werden kann. Über ein Hilfstool können geeignete Honorarzonen abgeschätzt werden.

Städtebauliche Verträge

Das Planungswerkzeug für die städtebauliche Entwicklung ist die Bauleitplanung gem. §§ 5 – 10 BauGB, also insbesondere Flächennutzungsplan, Bebauungsplan und Ortslagensatzung. Dabei kommt es immer wieder vor, dass bereits bestehende Pläne zu Gunsten individueller bzw. konkreter Vorhaben geändert werden, soweit dies mit den Zielen der Bauleitplanung und den geltenden Rechtsvorschriften vereinbar ist. Dieses Vorgehen wirft jedoch Fragen nach der Gestaltung der ggf. erforderlichen entsprechenden städtebaulichen Vereinbarungen auf.

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Öffentliche Auftraggeber sollten ihre Beschaffungsprozesse offen für Innovation gestalten

 

von Thomas Ax

Start-ups haben ein enormes Innovationspotenzial, gerade auch im Hinblick auf Digitalisierungslösungen. Dennoch erzielen deutsche Start-ups nur circa 4,7 Prozent ihrer Gesamtumsätze durch Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern. Um in Vergabeverfahren eine möglichst breite Angebotspalette zu erhalten, die auch Angebote von Start-ups umfasst, ist es daher wichtig, dass die Öffentlichen Auftraggeber die ihnen im Rahmen des Vergaberechts zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sinnvoll nutzen.

Was sind Innovationen?

Worin besteht die Herausforderung ihrer Beschaffung?

Bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen soll auch das strategische Ziel der Innovation beachtet werden. Das bedeutet zum Beispiel, dass innovative Eigenschaften im Rahmen der Zuschlagskriterien bewertet werden können. Außerdem können innovationsbezogene Belange als besondere Ausführungsbedingungen festgelegt werden.

Dabei gilt als Innovation nicht nur eine neue Technologie wie Künstliche Intelligenz oder autonom fahrende Autos oder Ähnliches. Der Begriff „Innovation“ ist wesentlich umfassender. Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) definiert ihn wie folgt:

„Eine Innovation ist die Einführung eines neuen oder signifikant verbesserten Produkts (oder auch einer Dienstleistung), eines neuen Prozesses oder einer neuen Marketing- oder Organisationsmethode in die Geschäftspraxis, die Arbeitsabläufe oder die externen Beziehungen.“

Die Beschaffung von Innovationen ist eine Herausforderung für öffentliche Auftraggeber, da auch hier wie bei allen Beschaffungen das Vergaberecht anzuwenden ist, insbesondere unter Beachtung der Grundsätze des Wettbewerbs, der Transparenz, der Gleichbehandlung und der Wirtschaftlichkeit.

Das Vergaberecht ist nicht anwendbar, sofern eine gesetzlich normierte Ausnahme vorliegt. So könnte die Beschaffung von Innovationen vom Anwendungsbereich des Vergaberechts ausgenommen sein, wenn es sich um reine Dienstleistungen im Bereich Forschung und Entwicklung (im Folgenden F & E) handelt und der Vertrag keine Übertragung des uneingeschränkten Eigentums beziehungsweise des ausschließlichen Nutzungsrechts an sämtlichen Arbeitsergebnissen an den Auftraggeber vorsieht oder wenn der Auftraggeber die Leistung nicht vollständig vergütet.

Fällt der F & E-Auftrag tatsächlich nicht in den Anwendungsbereich des EU-Vergaberechts, gelten dennoch die allgemeinen Grundsätze (Wettbewerb, Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Gleichbehandlung). Eine Direktvergabe ist nur ausnahmsweise möglich und muss gut begründet werden. Als Verfahren kommt gerade bei größeren Projekten dann das Pre-Commercial-Procurement (PCP, deutsch: Vorkommerzielle Auftragsvergabe) in Betracht. Das PCP ist ein spezifisches, durch die EU-Kommission entwickeltes Beschaffungsinstrument für F&E-Leistungen. Es sieht die Entwicklung von Lösungen in Phasen und in Konkurrenz zu anderen Lösungen vor. Das PCP ist klar von einer möglichen späteren Beschaffung der entwickelten Lösung getrennt.

Für die Auswahl der Teilnehmenden am PCP orientiert sich die EU-Kommission an den aus den Vergaberichtlinien bekannten Verfahrensarten und schlägt die Durchführung eines einstufigen Verfahrens vor, das dem offenen Verfahren entspricht.

Welche Verfahrensarten kommen für innovative Leistungen in Betracht?

Im nationalen Bereich kommt für innovative Leistungen nur die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb in Betracht, die vom Ablauf her dem EU-weiten Verhandlungsverfahren entspricht. Im EU-weiten Bereich gibt es neben dem Verhandlungsverfahren auch noch den wettbewerblichen Dialog und die Innovationspartnerschaft.

Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

Unter bestimmten Voraussetzungen ist im Bereich unterhalb der Schwellenwerte eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb möglich. So darf die Verhandlungsvergabe immer gewählt werden, wenn bestimmte Wertgrenzen unterschritten sind.

Daneben gelten die in § 8 Abs. 4 UVgO genannten Voraussetzungen, die denen der VgV weitestgehend entsprechen. Die Entscheidung für oder gegen die Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs steht im Ermessen des Auftraggebers und muss begründet werden. Entscheidet man sich gegen den Teilnahmewettbewerb, sind im Vorfeld mindestens drei geeignete Dienstleister zu ermitteln, die dann direkt zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Vorgaben zur Auswahl der Bieter gibt es in der UVgO nur insofern, als dass zwischen den aufgeforderten Unternehmen gewechselt werden soll. Grundsätzlich ist der Auftraggeber angehalten, bei der Auswahl der Teilnehmenden nach sachgerechten Gesichtspunkten vorzugehen und willkürliche Ungleichbehandlungen zu unterlassen.

Wie ermittelt der Auftraggeber die Unternehmen, die er auffordern möchte?

Der Auftraggeber ermittelt im Vorfeld eines Vergabeverfahrens im Rahmen einer Markterkundung seinen konkreten Beschaffungsbedarf. In diesem Zusammenhang ermittelt er auch die infrage kommenden Bieter und tritt mit ihnen in Kontakt.

Eine Kontaktsperre gibt es erst und nur, wenn ein Vergabeverfahren eingeleitet worden ist.

Während dieses Markterkundungsprozesses kann sich der Auftraggeber auch schon geeignete Eignungsnachweise vorlegen lassen, da er nur geeignete Unternehmen auffordern darf.

Verhandlungsverfahren

Das EU-weite Verhandlungsverfahren wird in § 119 Abs. 5 GWB definiert, § 17 VgV beschreibt den Ablauf.

In der Regel wird ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt.

Beim Teilnahmewettbewerb haben EU-weit alle interessierten Unternehmen die Möglichkeit, sich zu beteiligen. Der Angebotswettbewerb findet nur zwischen den geeigneten Bietern statt, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden. Beim Verhandlungsverfahren ist, wie der Name sagt, verhandeln ausdrücklich erlaubt. Zu empfehlen ist, als erstes Angebot ein „indikatives“, das heißt noch nicht verbindliches, Angebot zu verlangen und Mindestanforderungen an die Leistung erst nach der ersten Verhandlungsrunde „scharf“ zu stellen, um einen möglichst breiten Wettbewerb zu ermöglichen.

Dieses Verfahren ist nur möglich, sofern es nach § 14 Abs. 3 VgV erlaubt ist.

Beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb erfolgt keine EU-weite Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen. Hier wendet sich der Auftraggeber direkt an in der Regel mindestens drei Unternehmen, um sie zur Abgabe von Erstangeboten aufzufordern. Hierbei wird der Wettbewerb stark beschränkt, so dass dieses Verfahren nur in den streng normierten Ausnahmefällen des § 14 Abs. 4 VgV zulässig ist.

Gerade bei der Beschaffung innovativer Leistungen könnte dieses Verfahren wegen Vorliegens eines Alleinstellungsmerkmals in geeigneten Fällen in Betracht kommen.

„UNIQUE SELLING PROPOSITION“ (USP) UND AUSSCHLIESSLICHKEITS-RECHTE GEMÄSS § 14 ABS. 4 NR. 2 VGV

Auch technische Aspekte können begründen, warum ein Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann. Ein besonders diskutierter Fall ist die Kompatibilität von Alt- und Neusystemen vor dem Hintergrund der Systemsicherheit und dem Umstellungsaufwand. Neben solchen technischen Besonderheiten können auch rechtliche Gründe einen USP begründen. Dies ist insbesondere bei Patent- und Urheberrechten (zum Beispiel eingetragenen Warenzeichen, Vertriebslizenzen, gewerblichen Schutzrechten) der Fall. Auch Eigentum und ähnliche Positionen an Grundstücken fallen hierunter.

Der Auftraggeber ist verpflichtet nachzuweisen, dass tatsächlich nur ein Unternehmen infrage kommt. Voraussetzung dafür ist in der Regel eine Markterkundung, die unter anderem darlegt, dass es keine vernünftigen Alternativen gibt und der mangelnde Wettbewerb nicht durch künstliche Einschränkungen der Auftragsparameter entstanden ist.

Innovationspartnerschaft

Die Innovationspartnerschaft scheint schon dem Namen nach besonders für die Beteiligung von Start-ups geeignet zu sein. Allerdings ist zu beachten, dass dieses Verfahren sehr komplex ist und sich deshalb nur für größere Projekte anbietet. Dabei wird in Kooperation mit dem öffentlichen Auftraggeber eine innovative Lösung für den Beschaffungsbedarf entwickelt. Sowohl Auftraggeber als auch Bieter haben dadurch die Möglichkeit, genau aufeinander abgestimmte Produkte zu entwickeln und an der Fortentwicklung und Gestaltung von Lösungsansätzen mitzuwirken. Die Innovationspartnerschaft beginnt wie beim nicht offenen Verfahren mit einem EU-weiten Teilnahmewettbewerb. Die geeigneten Unternehmen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Innovationspartnerschaft wird durch Zuschlag auf eines oder mehrere Angebote beendet. Der Zuschlag darf dabei nicht allein aufgrund des niedrigsten Preises ergehen.

Die spätere Innovationspartnerschaft teilt sich in eine F&E-Phase, in der die Leistung hergestellt und entwickelt wird, sowie eine Leistungsphase, in der die Leistung tatsächlich erbracht wird. Der Auftraggeber ist zum Erwerb dieser Leistung nur dann verpflichtet, wenn sie das festgelegte Leistungsniveau erfüllt und die Kostenobergrenze einhält.

Wettbewerblicher Dialog

Der wettbewerbliche Dialog ist unter den gleichen Voraussetzungen zulässig wie das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Diese Verfahrensart eignet sich, um Leistungen zu beschaffen, deren finale Ausgestaltung nach den Bedürfnissen des Auftraggebers im Dialog mit den Bietern entwickelt wird. Der wettbewerbliche Dialog ist in drei Phasen untergliedert: die Auswahl-, Dialog- und Angebotsphase. In der Auswahlphase bestimmt der Auftraggeber seinen Beschaffungsbedarf sowie seine Eignungs- und Zuschlagskriterien. Im Rahmen eines EU-weiten Teilnahmewettbewerbs analog des Verhandlungsverfahrens können sich Unternehmen bewerben. Auf Grundlage dieser Bewerbungen wählt der Auftraggeber mindestens drei geeignete Unternehmen aus, die sich an der Dialogphase beteiligen können. Diese gestaltet der Auftraggeber weitgehend frei, allerdings muss sie der Ermittlung und Festlegung des Beschaffungsgegenstands dienen und die Gebote der Gleichbehandlung und Vertraulichkeit müssen gewahrt werden. Der Dialog kann in einer Phase oder mehrphasig gestaltet werden. Der Auftraggeber informiert die Dialogteilnehmer über den Abschluss der Dialogphase, wenn er die Lösungen für seinen Beschaffungsbedarf ermittelt hat. Die verbliebenen Dialogteilnehmer werden zur Angebotsabgabe aufgefordert und auf eines der Angebote wird der Zuschlag erteilt.

Wie kann Start-ups und kleinen und mittleren Unternehmen die Teilnahme an Vergabeverfahren erleichtert werden?

Öffentliche Aufträge übersteigen oft die Kapazitäten von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und Start-ups. Das Vergaberecht bietet dem Auftraggeber jedoch Instrumente, um die Beteiligung für diese Unternehmen zu erleichtern. So definiert § 97 Abs. 4 GWB als einen Grundsatz, dass mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen sind und fordert die Aufteilung von Aufträgen in Lose. Des Weiteren kann der Auftraggeber Nebenangebote zulassen. Außerdem kann er die Eignungsanforderungen möglichst Start-up-freundlich gestalten.

Wie kann die Leistung sinnvoll zugeschnitten werden?

Öffentliche Auftraggeber sind grundsätzlich verpflichtet, ihren Beschaffungsbedarf – sofern für eine Gesamtvergabe keine technischen oder wirtschaftlichen Gründe gegeben sind – auf mehrere Lose aufzuteilen.

■ Teillose beschreiben dabei die quantitative Aufteilung eines qualitativ gleichartigen Gesamtauftrags.

■ Fachlose werden hingegen qualitativ nach Art oder Fachgebiet aufgeteilt.

Eine Gesamtvergabe ist nur ausnahmsweise gestattet, sofern technische oder wirtschaftliche Gründe dies erfordern. Dagegen können sich potenzielle Bieter im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens wehren. Allerdings haben Bieter keinen unbedingten Anspruch auf eine Losaufteilung, sondern lediglich einen Anspruch auf ermessensfehlerfreie Prüfung durch den Auftraggeber.

Was sind Nebenangebote und kommt man damit sicher zu lösungsoffenen Ergebnissen?

Ein Nebenangebot ist ein Angebot eines Bieters, dessen Inhalt von der Leistungsbeschreibung und / oder von den Vertragsbedingungen abweicht.

Grundsätzlich sind Nebenangebote im Vergabeverfahren nur zulässig, wenn der Auftraggeber sie ausdrücklich in der Bekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung zulässt. Im Unterschwellenbereich können Nebenangebote auch noch in den Vergabeunterlagen zugelassen werden. Die gesetzlichen Regeln zu Nebenangeboten finden sich in § 35 VgV, § 33 SektVO und § 25 UVgO.

Lässt der Auftraggeber Nebenangebote zu, muss er in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festlegen,

■ welche Mindestanforderungen an die Nebenangebote gestellt werden,

■ in welcher Art und Weise Nebenangebote einzureichen sind

■ und welche Zuschlagskriterien gelten; diese müssen die gleichen sein wie für Hauptangebote.

Worauf muss bei den Eignungsanforderungen geachtet werden?

Öffentliche Aufträge dürfen nur an „geeignete Unternehmen“ vergeben werden. Bei den Eignungsanforderungen handelt es sich um unternehmensbezogene Kriterien. Sie müssen in der Bekanntmachung festgeschrieben werden. Zudem muss dargelegt werden, welche Angaben der öffentliche Auftraggeber für ihren Nachweis fordert.

Gerade für Start-ups stellen die Eignungskriterien oft nicht erfüllbare Voraussetzungen dar. Insbesondere der Nachweis von vergleichbaren Referenzaufträgen oder langjähriger Erfahrung fällt jungen Unternehmen schwer. Genauso problematisch sind Anforderungen an den jährlichen Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre oder der Nachweis von speziellen Zertifikaten. Die folgende Abbildung fasst die gesetzlichen Vorgaben zu Eignungskriterien zusammen.

Eignungsanforderungen, deren Erfüllung KMU und Start-ups oft Schwierigkeiten bereiten, sind:

■ Der Auftraggeber darf einen bestimmten Mindestjahresumsatz der Höhe nach fordern. Dieser darf das Zweifache des geschätzten Auftragswerts in der Regel nicht überschreiten, eine Abweichung hiervon muss der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen begründen.

■ Der Auftraggeber darf Umsatzzahlen nur für die letzten drei Geschäftsjahre verlangen, allerdings mit der weiteren Einschränkung „sofern entsprechende Angaben verfügbar sind“. Im Einklang mit der zugrundeliegenden europäischen Richtlinie ist Unternehmen demnach die Möglichkeit zu geben, Nachweise nur für den Zeitraum seit ihrer Gründung oder ihrer Teilnahme am Wirtschaftsleben vorzulegen.

■ Der Auftraggeber darf Referenzen aus den letzten drei Jahren fordern. Im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich sowie bei Bauleistungen sind es fünf Jahre. Zu beachten ist, dass jeweils vergleichbare Referenzen eingereicht werden müssen. Sollte der Auftraggeber bestimmte Mindestanforderungen an die Anzahl der Referenzen, an die Vergleichbarkeit oder die zu tätigenden Angaben festlegen, sollten diese so gewählt werden, dass sie den Wettbewerb nicht unnötig einschränken.

Welche Anforderungen sind bei der Beschreibung der Leistung zu beachten? 

Nach ständiger Rechtsprechung ist der öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffungsentscheidung für ein bestimmtes Produkt, eine Herkunft, ein Verfahren oder dergleichen im rechtlichen Ansatz ungebunden und weitgehend frei. Dem  Auftraggeber steht mithin in Ausübung seiner Beschaffungsautonomie ein weitreichendes Leistungsbestimmungsrecht zu.

Zur Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben ist entscheidend und ausreichend, dass

■ die Bestimmung der Leistung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist,

■ vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare, objektive, auftragsbezogene und tatsächlich vorhandene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung der Leistung folglich willkürfrei getroffen wurde sowie

■ die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert.

Keine Leistungsbestimmung ohne Markterkundung?

Die Markterkundung soll dem Auftraggeber einen Überblick darüber verschaffen, welche Leistungen der Markt zu bieten hat. Hat der Auftraggeber keine eigene Marktkenntnis, ist er verpflichtet, eine Markterkundung durchzuführen. Die Markterkundung stellt somit die Vorbereitung des Vergabeverfahrens dar. Verfügt der Auftraggeber nicht über die notwendigen Kapazitäten, um eine Markterkundung durchführen zu können, muss er gegebenenfalls externe Hilfe hinzuziehen.

Die Markterkundung kann auf vielfältige Weise durchgeführt werden und ist einzelfallabhängig. Letztlich sind drei Dinge dabei zu beachten: Zuerst muss der Auftraggeber bei der direkten Ansprache von Marktteilnehmern deutlich darauf hinweisen, dass es sich um eine bloße Markterkundung und noch nicht um das Vergabeverfahren handelt. Weiter darf die Ansprache nicht wettbewerbsverzerrend sein, was unter anderem dann der Fall wäre, wenn durch die Ansprache ein Informationsvorteil bezüglich der kommenden Ausschreibung entstünde. Zuletzt müssen – wie auch im eigentlichen Vergabeverfahren – die Grundsätze der Transparenz und Nichtdiskriminierung gewahrt werden.

Wie kann die Leistung zielführend und vergaberechtskonform beschrieben werden?

Die Leistungsbeschreibung ist das wesentlichste Element der Vergabeunterlagen und beschreibt den Gegenstand der Ausschreibung. Dies soll sicherstellen, dass die Angebote vergleichbar sind und die spätere Vertragserfüllung und Abrechnung reibungslos verlaufen.

Aufgrund des Grundsatzes der Produktneutralität darf die Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verweisen, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden. Hiervon darf nur abgewichen werden, wenn dies durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Ein Interesse an Systemsicherheit, die eine wesentliche Verringerung von Risikopotenzialen bewirkt, könnte ein solches Abweichen rechtfertigen. Wenn der Auftragsgegenstand nicht hinreichend genau und verständlich beschrieben werden kann, darf ausnahmsweise auch vom Grundsatz der Produktneutralität abgewichen werden, jedoch nur unter dem Hinweis „oder gleichwertig“.

Gerade bei innovativen Leistungen wird es in der Regel nicht möglich sein, die Leistung wie bei einer Bauleistung mittels Leistungsverzeichnis zu beschreiben. In diesen Fällen kann der Auftraggeber auch eine sogenannte funktionale Leistungsbeschreibung erstellen. Im Gegensatz zur regulären Leistungsbeschreibung enthält die funktionale Leistungsbeschreibung keine detaillierte Aufzählung von Leistungspositionen und -preisen. Der Auftraggeber gibt nur das Ziel der Beschaffung und essenzielle Eigenschaften der Leistung vor. Der Bieter hat in diesem Rahmen die Freiheit, den Lösungsweg auszugestalten.

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Ax Projects: Spezialisiert in der Dokumentation von Markterkundungsmaßnahmen

 

von Thomas Ax

Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation in der Vergabeakte ist unerlässlich für ein erfolgreiches Vergabeverfahren und bietet auch eine Selbstkontrollmöglichkeit für den öAG. Im Vergabevermerk müssen auch die Vorbereitungsmaßnahmen hinreichend dokumentiert werden. Dies gilt insb. für Maßnahmen/Entscheidungen, die die Weichen für das anschließende Vergabeverfahren gestellt haben (z.B. Maßnahmen zur Schätzung des Auftragswertes, Maßnahmen, die Einfluss auf die Entscheidung über die Vergabeverfahrensart oder Losaufteilung haben). Die zuständige Vergabestelle kann ein ordnungsgemäßes Vergabeverfahren nur rechtssicher durchführen, wenn sie Kenntnis darüber hat, ob und in welchem Maße bereits seitens des Bedarfsträgers Markterkundungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Die zuvor genannten Maßnahmen sind deshalb sämtlich vom öAG zu dokumentieren und sollten immer die folgenden Informationen beinhalten:

  • Art der Markterkundungsmaßnahme,
  • daraus gezogene Erkenntnisse und sofern individueller Informationsaustausch stattgefunden hat,
  • Kontaktdaten des Unternehmens/der Unternehmen,
  • Auflistung, welche Informationen dem/den beteiligten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden/wurden sowie
  • ggf. aus dem Informationsaustausch resultierende Produkte.

Darüber hinaus können Inhalt und Tiefe der Dokumentation im Einzelfall mit dem Vertragsreferat der zuständigen Vergabestelle abgestimmt werden.

Beispiel:
Grundsätzlich sind Leistungen produktneutral zu beschreiben, mithin verbietet es sich, in der Vorbereitungsphase die Bedarfs-/Leistungsbeschreibung auf ein bestimmtes Produkt zuzuschneiden. Wird von diesem Grundsatz abgewichen, ist dies sachlich zu begründen (Rechtfertigung von Produktvorgaben). Diese Begründung ist in einem angemessenen Umfang zu dokumentieren, so dass sie auch im Vergabeverfahren nachvollzogen werden kann.

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Sichere Handhabung eines bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren vergaberechtlich relevanten Informationsaustauschs

 

von Thomas Ax

Sofern bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren vergaberechtlich relevanter Informationsaustausch stattgefunden hat oder vertragliche Leistungen beauftragt wurden, ist sicherzustellen, dass in der folgenden Phase (Realisierungsphase: Durchführung des Vergabeverfahrens) der Wettbewerb durch die vorherige Zusammenarbeit nicht verfälscht wird.

1. Potenzielle Wettbewerbsverzerrung infolge des Projektantenstatus

Als Projektant gilt ein „vorbefasstes Unternehmen“. Vorbefasst ist, wer auf Grund einer vorhergehenden Beratung des öAG oder auf andere Art und Weise an der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens beteiligt war.

Üblich, jedoch nicht zwingend, ist, dass die Vorbereitungshandlung auf vertraglicher Basis erfolgt ist.

Unproblematisch ist dies mit Blick auf das spätere Vergabeverfahren dann, wenn das unterstützende Unternehmen die Leistung, deren Einkauf es beratend unterstützen soll, nicht selbst am Markt anbietet bzw. anbieten möchte. In der Regel ist jedoch der benötigte qualifizierte Sachverstand gerade bei solchen Unternehmen vorhanden, die die Leistung auch selbst anbieten.

Die Teilnahme eines Unternehmens am Vergabeverfahren, welches den Auftraggeber bereits in dessen Vorfeld beraten oder unterstützt hat, kann jedoch zu einer erheblichen Wettbewerbsverzerrung führen. Grund hierfür ist, dass ein solches Unternehmen in der Regel die an die ausgeschriebene Leistung gestellten Anforderungen besser beurteilen und sein Angebot deshalb leichter an die Bedürfnisse des Auftraggebers anpassen kann als andere, vorher unbeteiligte Unternehmen (Informationsvorsprung). Zudem kann es ggf. schneller anbieten (Zeitvorsprung). Ein Wettbewerbsvorteil kann ferner daraus resultieren, dass ein Projektant den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags mit Blick auf seine eigene spätere Bieterstellung beeinflusst hat (Bedarfsbestimmung).

Dabei ist nicht nur die Teilnahme am Vergabeverfahren des vorbefassten Unternehmens selbst entscheidend, sondern die Gefahr der Wettbewerbsverzerrung kann sich auch bei rechtlichen, wirtschaftlichen oder personellen Verflechtungen zwischen einem Projektanten und einem am Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen ergeben.

Gleichwohl ist die Teilnahme eines Projektanten am Vergabeverfahren nach Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) grundsätzlich zulässig. Ein genereller Ausschluss wäre unverhältnismäßig und damit gemeinschaftswidrig. Entscheidend ist daher, ob sich aus der Vorbefasstheit eines Unternehmens tatsächlich ein Wettbewerbsvorteil ergibt bzw. ob dieser nicht durch geeignete Maßnahmen ausgeglichen werden kann (vgl. § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB). Dies ist von der zuständigen Vergabestelle zu prüfen.

2. Maßnahmen zur Vermeidung der Wettbewerbsverzerrung

Eine potentielle Ungleichbehandlung kann dadurch vermieden werden, dass durch den öAG angemessene Maßnahmen zum Informationsausgleich getroffen werden. Diese müssen geeignet sein, sicherzustellen, dass der spätere Wettbewerb durch die Teilnahme des vorbefassten Unternehmens nicht verzerrt wird. Maßnahmen zum Informationsausgleich umfassen insbesondere:

  • vor dem Beginn des Vergabeverfahrens: zeitnahe Transparentmachung aller relevanten Ergebnisse, Studien und Informationen, soweit der Veröffentlichung nicht der Vertraulichkeitsschutz und/oder besondere sicherheitsrelevante Gründe entgegenstehen;
  • bei Durchführung des Vergabeverfahrens: Unterrichtung der anderen am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen in Bezug auf die einschlägigen Informationen, die im Zusammenhang mit der Einbeziehung des vorbefassten Unternehmens in der Vorbereitung des Vergabeverfahrens ausgetauscht wurden oder daraus resultieren. Dies gilt nicht für Informationen, die dem Vertraulichkeitsschutz unterliegen und deshalb nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

Anhand der gefertigten Protokolle (insb. Anlagen 1 und 2), Dokumentationen, Ausschreibungsunterlagen etc. muss die Vergabestelle prüfen, ob eine Wettbewerbsverzerrung eingetreten ist und falls ja, welche Informationen im Vergabeverfahren bekannt zu geben sind (Vorteilsausgleich). Dabei ist ggf. zu beachten, dass nicht weitergabefähige, vertrauliche Hintergrundinformationen außen vor bleiben müssen.

Insbesondere folgende Maßnahmen stehen zum Vorteilsausgleich zur Verfügung:

  • Eindeutige, erschöpfende, produkt-/herstellerneutrale Leistungsbeschreibung,
  • Informationsgleichstand herstellen in Bezug auf (1) eigene Informationen des öAG und (2) „einschlägige“ Informationen, die im Rahmen einer Vorbefassung ausgetauscht wurden oder daraus resultieren (z.B. Konzeptstudien, Ergebnisberichte, Entwurfsplanung),
  • Aufnahme sämtlicher wettbewerbsrelevanter Informationen in die Vergabeunterlagen,
  • Ausgleich eines Zeitvorsprungs durch Bemessung ausreichender Fristen (z.B. für den Eingang der Angebote und Teilnahmeanträge),
  • U.U. Ortsbesichtigung für die Teilnehmer (Möglichkeit zur Besichtigung des Bezugsobjekts beim öAG) sowie
  • „Gutbuchen“ bestimmter Preisvorteile in der Angebotsauswertung zugunsten eines Wettbewerbsbenachteiligten (Einzelfallentscheidung).

3. Bieterausschluss

Nur falls im Einzelfall keine der genannten Maßnahmen einen bestehenden Wettbewerbsvorteil des vorbefassten Unternehmens ausgleichen kann, ist dieses Unternehmen zur Vermeidung einer Wettbewerbsverzerrung grds. vom Vergabeverfahren auszuschließen (vgl. § 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB).

Vor dem Ausschluss muss die Vergabestelle dem vorbefassten Unternehmen die Gründe für den Ausschluss schriftlich mitteilen. Da der Ausschluss eines Bieters nur als „ultima ratio“ in Betracht kommt, muss dem möglicherweise auszuschließenden Unternehmen vor dem Ausschluss die Möglichkeit gegeben werden, nachzuweisen, dass eine Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens den Wettbewerb nicht verzerren kann bzw. konnte (§ 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB, § 5 Abs. 3 UVgO).

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Ax Projects: spezialisiert auf Marktsymposia als innovatives Instrument der Markerkundung

 

von Thomas Ax

Der Begriff des Marktsymposiums ist nicht feststehend; z.B. kann es sich dabei um eine vom öAG organisierte themengebundene Tagung mit Vorträgen und Diskussion handeln, die sowohl der Erkundung als auch Vorabinformation des Marktes dient. Ziel ist mithin zum einen, die Erlangung von Informationen der Industrie zur Vorbereitung, Planung und zur Erstellung der Bedarfsbeschreibung und zum anderen, das Bereitstellen erster Informationen über einzelne oder mehrere künftige/geplante Beschaffungsvorhaben. Das Format des Marktsymposiums bietet sich insbesondere bei komplexen Themen oder Aufgabenstellungen an und kann dabei dazu dienen, in transparenter Weise einen breiten, unmittelbaren Marktüberblick zu erlangen und die Fachexpertise der Wirtschaft bzw. Industrie sachgerecht einzubeziehen.

Hierzu werden alle in Frage kommenden Marktteilnehmer durch Bekanntgabe eingeladen (Veröffentlichung der Einladung zur Teilnahme). Informationen über Zweck, Ort und Zeit des Marktsymposiums müssen öffentlich zugänglich sein, damit allen potenziell interessierten Unternehmen der Zugang zu diesen Informationen eröffnet ist. Da das „Supplement“ des EU-Amtsblatts (ted.europa.eu) kein Formular für Veranstaltungen im Rahmen der Markterkundung, wie z.B. eines Symposiums vorsieht (kein Vordruck vorhanden), können andere Veröffentlichungswege (Internetseite des öAGs, Webseiten relevanter 

Verbände, und/oder über neutrale Dialog- und Informationsplattformen) genutzt werden. Sollte eine EU-weite Bekanntmachung gewollt sein, kann auch das Amt für amtliche Veröffentlichung der Europäischen Union mit einem entsprechend formulierten Anliegen kontaktiert werden.

Gegenseitige Informationsrechte und -pflichten bestehen bei einem Marktsymposium nicht. Bei der Durchführung von Marktsymposien sind Formblätter zu verwenden.

Wird das Marktsymposium dazu genutzt, der Industrie bereits erste Informationen über einzelne oder mehrere künftige/geplante Beschaffungsvorhaben zur Verfügung zu stellen, ist besonders strikt auf eine Gleichbehandlung aller potentiell relevanter Marktteilnehmer zu achten und zu dokumentieren. Je näher ein potentieller Start eines Vergabeverfahrens rückt, desto wichtiger ist es für den öAG alle von ihm bereitgestellten Informationen unmittelbar im Nachgang zum Symposium dem gesamten Markt transparent bekannt zu machen, damit die Teilnehmer nicht potentiell einen wettbewerbsverzerrenden Informationsvorsprung haben.

Die Veröffentlichung der Informationen sollte auf demselben Weg erfolgen, wie die Einladung zur Teilnahme am Symposium und sollte generell der Allgemeinheit öffentlich zur Verfügung stehen.

Es ist nicht ausgeschlossen, dass Unternehmen dem öAG im Rahmen eines Marktsymposiums auch erste indikative Preise vertraulich mitteilen. Diese Preisindikationen können vom öAG sodann auch im Rahmen einer etwaig parallel stattfindenden Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (WU) genutzt werden.

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Das Interessenbekundungsverfahren als besondere Form der Markterkundung

 

von Thomas Ax

Das Interessenbekundungsverfahren (IBV) ist eine besondere Form der Markterkundung. Es kommt insb. bei der Planung neuer und der Überprüfung bestehender Maßnahmen oder Einrichtungen in Betracht.

Gemäß § 7 Abs. 2 Satz 3 BHO ist in geeigneten Fällen privaten Anbietern die Möglichkeit zu geben, darzulegen, ob und inwieweit sie staatliche Aufgaben oder öffentlichen Zwecken dienende wirtschaftliche Tätigkeiten ebenso gut oder besser erbringen können als der Staat selbst. Im Verfahren sollen Informationen zu den Fragen, ob, unter welchen Rahmenbedingungen und zu welchen Preisen die private Wirtschaft zur Erbringung einer solchen, bisher selbst erbrachten, Leistung bereit ist, eingeholt werden.

Ziel des IBVs ist es mithin festzustellen,

  • ob es überhaupt private Interessenten für die Übernahme konkreter staatlicher Aufgaben gibt (Erkundung eines Interessentenkreises),
  • welche Vorstellungen die Interessenten von der Art der Aufgabenerfüllung haben (Erkundung der Marktideen) und
  • zu welchem Preis (Ermittlung von Schätzpreisen) und unter welcher Risikoverteilung diese Leistung von Dritten übernommen werden könnte.

Das Verfahren selbst ist strikt von einem ggf. nachfolgenden Vergabeverfahren abzugrenzen. Für das IBV gelten die gesetzlichen Regeln des Vergabeverfahrens nicht, es kann ein Vergabeverfahren nicht ersetzen und es darf auch keine Vorfestlegung für ein späteres Vergabeverfahren ausgelöst werden. Es ist daher wenig formalisiert.

So wie keine Pflicht zur Vergabe besteht, sind die Teilnehmer auch nicht an ihre Interessenbekundung gebunden (Unverbindlichkeit). Es ermöglicht jedoch eine Erkundung des Marktes nach wettbewerblichen Grundsätzen (insb. Transparenz und Gleichbehandlung) und stellt eine dem tatsächlichen Bedarf gerecht werdende Vorbereitungsmaßnahme eines Vergabeverfahrens dar.

Um verwertbare und aussagekräftige Informationen aus einem Interessenbekundungsverfahren zu erhalten, kommt es entscheidend auf eine umfassende Information der privaten Anbieter an. Diese müssen über alle Daten verfügen, die sie für eine Kalkulation einer möglichen Interessenbekundung (Art „Budgetangebot“) benötigen. Zu diesen Informationen gehören die funktionale Bedarfsforderung (Leistungsbeschreibungen „light“) einschließlich einer Bedarfsprognose und die Rahmenbedingungen. Darüber hinaus sind den Interessenten die Kriterien mitzuteilen, die für die Entscheidung im IBV maßgeblich sind.

Die Ergebnisse werden regelmäßig bei der Durchführung einer WU verwendet. Stellt sich bei der WU heraus, dass eine private Lösung voraussichtlich genauso wirtschaftlich oder wirtschaftlicher als die Eigenleistung ist, besteht die Verpflichtung zur Durchführung eines Vergabeverfahrens.

Die Durchführung eines IBV im Rahmen oder Vorfeld einer WU ist jedoch nicht zwingend. Liegen die benötigten Informationen zur Durchführung der WU aus anderen Quellen vor, z.B. durch zuvor bereits durchgeführte Markterkundungsmaßnahmen wie etwa Marktsymposien, bedarf es keines weiteren IBV. In Anbetracht des allgemein geltenden Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes ist stets das für alle Parteien einfachste erfolgversprechende Mittel zur Ermittlung der notwendigen Informationen für die Durchführung der WU zu wählen. Um eine doppelte „Angebots“erstellung (einmal im Rahmen des IBV und dann im späteren Vergabeverfahren) zu vermeiden, könnte daher im Einzelfall die Informationsgewinnung im Rahmen sonstiger Marktsichtungsmaßnahmen verhältnismäßiger sein.

Nicht geeignet sind ferner Fälle, bei denen durch das IBV keine weiteren Erkenntnisse erwartet und lediglich vermeidbare Kosten beim Anbieter und Aufwendungen der öffentlichen Hand verursacht werden. Steht bei einem IBV nur die Ermittlung eines Schätzpreises im Vordergrund, ist wegen der Kosten des Verfahrens abzuwägen, ob andere Methoden zur Schätzpreisermittlung (z. B. Preisableitung von vergleichbaren Leistungen) wirtschaftlich sein können.

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Errichtung und oder Sanierung Ihrer Sporthalle und Ihres Hallenbades als gemeinsames Projekt

 

Wir begreifen die Errichtung und oder Sanierung Ihrer Sporthalle und Ihres Hallenbades als gemeinsames Projekt.

Die Anforderungen an das Bauen werden immer umfangreicher.

Der gestiegene Komplexitätsgrad, sowie die Spezialisierung in allen Baubereichen lösen das klassische Planungsteam ab und fordern die frühzeitige Einbindung von Experten verschiedener Fachrichtungen.

Dies führt dazu, dass die einzelnen Fachplaner vermehrt unabhängig voneinander arbeiten und folglich unterschiedliche Planungsziele für dasselbe Bauprojekt festlegen. Aufgrund der mangelnden Abstimmung kann dies oft Mehrarbeit und folglich höhere Baukosten bedeuten.

Von Projektbeginn an ist die die Zusammenarbeit und Mitwirkung von kompetenten Partnern und Spezialisten erforderlich, um Aspekte wie Komfort, Energieeffizienz, Umweltfreundlichkeit und einen reibungslosen Betrieb umzusetzen. Zusätzliche und erhöhte Anforderungen an die Technik, Sicherheit, Materialeffizienz und Barrierefreiheit stellen neue Herausforderungen dar, bei gleichzeitiger Einhaltung von zuverlässigen Kostenplänen für den Bau und Betrieb. Neben der Planung muss daher heute der Prozess geplant und gesteuert und der gesamte Lebenszyklus – von der Planung, über die Errichtung und die Nutzung bis zur End-of-Life-Phase – bereits in den ersten Schritten der Projektentwicklungen berücksichtigt werden. Denn nur in dieser Planungsphase kann wirksam auf die Nachhaltigkeit und Gesamtwirtschaftlichkeit, d. h. auf die Kosten für den Bau, den Betrieb und die Unterhaltung Einfluss geübt werden.

Projektvorbereitung

Speziell die frühen Phasen des Entwurfsprozesses haben starke Auswirkungen auf das Design, die Kosten, den gesamten Lebenszyklus und die Zukunftsfähigkeit.

Die Projektvorbereitung stellt die Grundlagenermittlung und Entscheidungsgrundlage für den Planungsprozess dar. Ziel einer nachhaltigen Planung ist die Optimierung der Planungsergebnisse durch eine frühzeitige Bedarfsplanung und eine entsprechende Zielvereinbarung. Hierbei spielen Variantenvergleiche, die Standortwahl und die Auswahl eines geeigneten, interdisziplinären Planungsteams ebenso eine wichtige Rolle wie die Einbindung der Nutzer und der Öffentlichkeit, die erste Kostenschätzung und die nachhaltige Dokumentation der Planungsunterlagen.

Nachhaltiger Bau beginnt folglich mit der Projektentwicklung, da bereits in den frühen Planungsphasen die Weichen für die zukünftige nachhaltige Qualität eines Gebäudes gestellt werden und hier das höchste Optimierungspotential liegt. In dieser Phase hat das Projektteam den größten Handlungsspielraum und Einwirkungsmöglichkeiten für die Umsetzung einer nachhaltigen Sporthalle. Denn nur zu Beginn der Planung kann wirksam auf die Gesamtwirtschaftlichkeit, d. h. auf die Kosten für den Bau, den Betrieb und die Unterhaltung Einfluss ausgeübt werden.

Planung

Die Planung erfordert für das gesamte Planungsteam eine ganzheitliche Herangehensweise. Denn bei der Entwicklung müssen ökologische, ökonomische, soziokulturelle, funktionale, technische und standortspezifische Planungsaspekte einbezogen werden, die den gesamten Lebenszyklus berücksichtigen.

Im Rahmen der Planung werden auf Basis der Vorgaben der Bedarfsplanung Festlegungen zur Qualität des Gebäudes getroffen, die in der späteren Ausführungsplanung verbindlich umgesetzt werden müssen. Die mit der Bedarfsplanung vorgegebenen Ziele werden überprüft, angepasst und in Form von Entwurfs-, Genehmigungs- und Ausführungsplänen detailliert ausgearbeitet.

Die Akzeptanz hängt dabei stark von ihrer Einbindung in das jeweilige gesellschaftliche Umfeld ab. Baukulturelle und ästhetische Faktoren sind dabei jedoch ebenso wichtig wie Flächeneffizienz und Nutzungsflexibilität, öffentliche Zugänglichkeit, nachhaltige Gestaltung des Außenraums, energieeffiziente Technologien und nachhaltige Herstellungsweisen.

Bauprozess und Bauausführung

Nachhaltiges Bauen strebt in allen Phasen des Lebenszyklus von Gebäuden eine Minimierung des Verbrauchs von Energie und Ressourcen an. Die Bauausführung ist hierbei besonders wichtig, da es in dieser Phase unmittelbar zu Auswirkungen auf die Umgebung kommt.

Bereits in der Ausschreibungs- und Vergabephase können die Grundlagen für eine hochwertige und nachhaltige Bauausführung geschaffen werden. Dies erfolgt durch die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten

› in die Ausschreibung

› und bei der Auswahl der Firmen.

Durch den Einbezug von Nachhaltigkeitsaspekten in die Ausschreibung kann die ökologische und soziale Gebäudequalität erhöht werden, da die Bauprozessentscheidungen nicht ausschließlich aus ökonomischen Gründen getroffen werden. Die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten bei der Auswahl von Firmen dient dem Ziel der Verbesserung der Bauqualität, der Förderung und des Erhalts von Arbeitsplätzen in der Region und der Durchsetzung von Umwelt- und Sozialstandards im Rahmen des Bauprozesses.

Bei der Auftragsvergabe von öffentlichen Baumaßnahmen ist die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A: Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen (VOB Teil A) anzuwenden. Hier werden Anforderungen an Bauunternehmen definiert, die durch ein Präqualifikationsverfahren auftragsunabhängig und vor Abgabe des Angebots von einem Unternehmen nachgewiesen werden müssen. Kommt die VOB Teil A nicht zur Anwendung, sollte dennoch auf eine Präqualifikation oder eine Prüfung der in der Verordnung geforderten Punkte des Anbieters stattfinden, um die Qualität der ausführenden Firmen und somit die nachhaltige Ausführung sicherzustellen.

Zur Qualitätssicherung der Baustellenabläufe und -prozesse müssen die Auswirkungen der Bauausführung minimiert und gleichzeitig die Gesundheit aller Beteiligten und Anlieger geschützt werden, da es während dieser Phase unmittelbar zu Auswirkungen auf die Umwelt und die Nachbarschaft kommt. Die Grundlagen für einen nachhaltigen Baustellenablauf müssen bereits in den Ausschreibungs- und Angebotsunterlagen definiert sein und durch Qualitätsmessungen belegt werden.

Projektabschluss

Die systematische Inbetriebnahme mit der Funktionsüberprüfung und Einregulierung der haustechnischen Anlagen durch das ausführende Unternehmen und einen unabhängigen dritten Fachplaner stellt einen wichtigen Bestandteil der Nachhaltigkeitsqualität einer Sporthalle im Rahmen der Projektabschlussphase dar. Neben der Einregulierung und Prüfung sämtlicher Funktionen der technischen Gebäudeausrüstung, ist es für den nachhaltigen Betrieb erforderlich, bei Projektabschluss dem Bauherrn und Betreiber eine ausführliche Dokumentation der Planungs-, Bauausführungs- und Inbetriebnahmeunterlagen zu übergeben. Daten und Dokumente, die im Rahmen einer Gebäudezertifizierung gesammelt wurden, stellen als Gebäudehandbuch eine nachhaltige Dokumentation der Planungsunterlagen dar.

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Nachrichten: Bis zu 25 000 Tonnen Klärschlamm sollen in Gießen verbrannt werden. AxProjects betreut und unterstützt das Projekt

 

Die Stadt Gießen wird für 30 Millionen Euro eine eigene Klärschlamm-Verbrennungsanlage auf einem Grundstück direkt neben dem Klärwerk in den Lahnwiesen bauen. Die Menge von 12 000 Tonnen eigenem Schlamm ist aber zu gering für den wirtschaftlichen Betrieb einer solchen Anlage, dafür braucht es bis zu 25 000 Tonnen. Gießen wird weitere Städte und Gemeinden, die Kläranlagen betreiben, mit ins Boot holen, mit ihnen eine »Klärschlammverwertung Mittelhessen GmbH« gründen und dann die Anlage mit ihnen gemeinsam betreiben. 2032 soll die Verbrennungsanlage den Betrieb aufnehmen. Für die Zwischenzeit, ab 2029, will Gießen die Entsorgung des Schlamms neu ausschreiben. AxProjects betreut und unterstützt das Projekt.

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Effiziente Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen

 

Reibungsloser Ablauf in der Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen

Sie stehen vor der Herausforderung, eine Ausschreibung für neue Feuerwehrfahrzeuge durchzuführen? Verlassen Sie sich nicht auf Zufall oder Unklarheiten im Prozess. Mit AP an Ihrer Seite werden Sie von Beginn an kompetent begleitet, von der Markterkundung bis zur finalen Fahrzeugabnahme.

Sparen Sie Zeit und Ressourcen und gewährleisten Sie, dass Sie genau das Fahrzeug erhalten, das Sie brauchen.

Nach ständiger Rechtsprechung ist der öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffungsentscheidung für ein bestimmtes Produkt, eine Herkunft, ein Verfahren oder dergleichen im rechtlichen Ansatz ungebunden und weitgehend frei. Nach welchen sachbezogenen Kriterien die Beschaffungsentscheidung auszurichten ist, ist ihm auch in einem Nachprüfungsverfahren nicht vorzuschreiben. Dem Auftraggeber steht hierbei ein – letztlich in der Privatautonomie wurzelndes – Beurteilungsermessen zu, dessen Ausübung im Ergebnis nur darauf kontrolliert werden kann, ob seine Entscheidung sachlich vertretbar ist (OLG Düsseldorf, B. v. 03.03.2010 – Az.: VII-Verg 46/09; B. v. 17.02.2010 – Az.: VII-Verg 42/09).

Bsp. Drehleiter-Korb: Gewusst wie: Vorgaben rechtmäßig, obwohl sie faktisch dazu führen, dass nur ein Aufbau des einen Anbieters angeboten werden kann

In Pos. 1.2.4 Rettungskorb werden rettungskorbbodennahe oder hängende Aufnahmen für Krankentragen gefordert. Weiter heißt es in dieser Position: Bei hängenden Konstruktionen muss ein Einfahren in Rettungsfenstern nach Musterbauordnung (Öffnung 90 cm breit, 120 cm hoch) möglich sein. Die rettungskorbbodennahe Aufnahme hat nur der eine Anbieter. Bei dem anderen Anbieter wird die Trage in der Multifunktionssäule am Korb oben eingesteckt. Bei der hängenden Variante gibt es 2 Möglichkeiten. Einmal die Trage unter den Korb zu hängen. Dies scheidet jedoch durch die Vorgabe der Normfenster aus, da die 120 cm Höhe nicht eingehalten werden kann. Die zweite Variante ist der Rescue Loader des anderen Anbieters. In der Position ist aber gefordert worden, dass dieses Rettungsgerät auf der Drehleiter mitgeführt werden muss, was bei dem anderen Anbieter aber nicht möglich ist, da die Trage in der Multifunktionssäule am Korb eingesteckt wird.

Die Vorgaben unter Ziffer 1.2.4 führt nicht zu einer Rechtsverletzung des anderen Anbieters, obwohl sie faktisch dazu führen, dass nur ein Aufbau des einen Anbieters im vorliegenden Verfahren angeboten werden kann, Vergabekammer München, Beschluss v. 27.03.2017 – Z3-3-3194-1-03-02/17.

Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen aus einer Hand

Unsere langjährige Erfahrung und Expertise im Bereich Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen hat es uns ermöglicht, zahlreichen Feuerwehren und Kommunen maßgeschneiderte und nachhaltige Lösungen zu bieten. Machen Sie sich selbst ein Bild von unseren Erfolgsgeschichten.

Die Beschaffung eines Feuerwehrfahrzeuges kann für Kommunen und Feuerwehren eine komplexe Herausforderung darstellen. Wir bieten Ihnen unsere umfassende Erfahrung und Expertise im Bereich der Ausschreibungen von Feuerwehrfahrzeug an.

Vertrauen Sie auf unsere umfassende und professionelle Unterstützung bei der Beschaffung Ihres neuen Feuerwehrfahrzeuges. Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihre Feuerwehr optimal ausgestattet ist, um den Herausforderungen im Einsatz gewachsen zu sein.

Juristische Sicherheit und Einhaltung von Vorgaben

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Ausschreibungsnormen. Unsere langjährige Erfahrung und die Zusammenarbeit mit einer auf öffentliche Auftragsvergabe spezialisierten Anwaltssozietät garantieren, dass Ihr Vergabeverfahren sicher und ohne formale Fehler durchgeführt wird. So schützen wir Sie von Beginn an vor Verhandlungen vor der Vergabekammer sowie vor Straf- und Zuschussrückzahlungen.

Technik folgt Taktik: Fahrzeugkonzept für die Praxis

Bei der Beschaffung eines Feuerwehrfahrzeuges ist es essenziell, dass das Fahrzeugkonzept sowohl technisch als auch taktisch auf die Bedürfnisse Ihrer Feuerwehr zugeschnitten ist. Wir hinterfragen und analysieren gemeinsam mit Ihnen mögliche Einsatztaktiken und passen diese an den Stand der Technik an. So stellen wir sicher, dass das beschaffte Feuerwehrfahrzeug nicht nur den technischen Anforderungen entspricht, sondern auch optimal in Ihre Einsatzstrategie integriert werden kann.

Marktanalyse und Baubegleitung

Um Ihnen einen umfassenden Überblick über vergleichbare Feuerwehrfahrzeuge und technische Möglichkeiten zu geben, führen wir auf Wunsch eine Marktanalyse durch und koordinieren Vorführtermine für Sie. Darüber hinaus begleiten wir Sie während des gesamten Bauprozesses Ihres Feuerwehrfahrzeuges. Von der ersten Baubesprechung bis zur Abnahme stehen wir als Ansprechpartner zur Verfügung, klären Rückfragen und prüfen gemeinsam mit Ihnen die Erfüllung der Leistungsbeschreibung aus den Ausschreibungsunterlagen.

Vergabeverfahren aus einer Hand

Wir erstellen Ihre Ausschreibungsunterlagen und führen auch die notwendige Veröffentlichung für Sie durch. Wir setzen auf elektronische Veröffentlichungen und elektronische Vergabeverfahren. Auch stehen wir in dieser Zeit als zentraler Ansprechpartner für Bieterfragen zur Verfügung, kümmern uns um alle erforderlichen Schritte und halten Sie stets auf dem Laufenden.

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Pressemitteilung – Ax Projects (AP): Phosphor-Rückgewinnung in Schlitz auf den Weg gebracht

 

AP hat ein innovatives wettbewerblicher Dialog-Verfahren für die neue Rückgewinnungsanlage in Schlitz versiert und erfolgreich vergabe- und vertragsrechtlich begleitet und beanstandungsfrei und sicher durchgeführt. Dies führte zu einer wirtschaftlichen Beauftragung eines versierten Anlagenbauers

Mit einem symbolischen Spatenstich wurde am 11.6.2025 in Schlitz ein wichtiger Meilenstein für den Umwelt- und Ressourcenschutz in Hessen gesetzt.

Seit dem Inkrafttreten der novellierten Klärschlammverordnung am 3. Oktober 2017 sind Kommunen zunehmend gefordert, ihre Entsorgungsstrategien umzustellen. Die landwirtschaftliche Verwertung von Klärschlamm wird sukzessive eingeschränkt, und ab 2029 gilt die Pflicht zur Rückgewinnung von Phosphor – sofern der Phosphorgehalt mindestens 20 g/kg Trockenmasse beträgt.

AP hat das innovative wettbewerblicher Dialog-Verfahren für die neue Rückgewinnungsanlage in Schlitz versiert und erfolgreich vergabe- und vertragsrechtlich begleitet und beanstandungsfrei und sicher durchgeführt. Der wettbewerbliche Dialog ist für besonders komplexe Projekte im Anlagenbau gedacht. Die abschließende Festlegung des Vergabegegenstands steht nicht am Anfang des Verfahrens, sondern erfolgt im Dialog mit den Bietern. Dies führte in Schlitz zu einer wirtschaftlichen Beauftragung eines versierten Anlagenbauers.

Das Projekt in Schlitz ist eines von bislang zwei investiven Maßnahmen zum Aufbau der notwendigen Infrastruktur in Hessen. Das Umweltministerium unterstützt Demonstrationsvorhaben zur Phosphorrückgewinnung aus Klärschlamm und Klärschlammasche sowie Machbarkeitsstudien mit einem eigenen Förderprogramm. Daraus wurden bisher Zuwendungen in Höhe von insgesamt rund sieben Millionen Euro ausgesprochen.

Mit dem Spatenstich für die neue Rückgewinnungsanlage geht die Stadt Schlitz als hessenweiter Vorreiter bei der Phosphorrückgewinnung aus Klärschlamm voran – insbesondere unter den Kommunen mit weniger als 100.000 Einwohnern. Phosphor ist ein begrenzter, aber essenzieller Rohstoff für die Landwirtschaft. Ziel des Projekts ist es, diesen künftig direkt vor Ort zurückzugewinnen und so regionale Stoffkreisläufe zu schließen.

Schon heute verarbeitet die Schlitzer Kläranlage jährlich 2.400 Tonnen Klärschlamm, ist energieautark und betreibt solare Trocknung in Gewächshäusern. Perspektivisch soll die Kapazität auf 6.000 Tonnen steigen – weitere Kommunen aus der Region sollen eingebunden werden.

Beim symbolischen Startschuss würdigten Umweltstaatssekretär Michael Ruhl und Vertreter aus Politik und Verwaltung das Engagement der Stadt und ihrer Partner als beispielgebend für Ressourcenschutz und regionale Zusammenarbeit.

Das rund sieben Millionen Euro teure Vorhaben wird mit 3,15 Millionen Euro vom Land Hessen gefördert und gilt als Leuchtturmprojekt.

Staatssekretär Michael Ruhl übergab einen Änderungsbescheid, mit dem die Landesförderung für das Demonstrationsvorhaben zur Phosphorrückgewinnung aus Klärschlamm auf dem Gelände des Klärwerks Schlitz um 222.750 Euro auf 3.147.750 Euro aufgestockt werden.

Stimmen

„Wir wollen, dass die hessische Wirtschaft ressourcenschonend und zukunftsfähig arbeiten kann. Das ist ein wichtiges Anliegen unseres Koalitionsvertrags – und daran arbeiten wir konsequent“, erklärte der Umweltstaatssekretär. „Phosphor ist ein essenzieller, aber begrenzter Rohstoff. Mit dem Projekt in Schlitz schaffen wir es, ihn aus Klärschlamm zurückzugewinnen und als Dünger in die regionale Landwirtschaft zurückzuführen. Das stärkt regionale Kreisläufe und schont globale Ressourcen“, würdigte Michael Ruhl das Vorhaben.

„Der heutige Spatenstich ist das Ergebnis intensiver Vorarbeit – in Planung, Prüfung und Abstimmung. Jetzt ist der Weg frei für die Umsetzung. Schlitz hat im Verbund mit Nachbarkommunen Neuland betreten. Sie gehören damit zu den Vorreitern und setzen ein starkes Signal für Hessen und darüber hinaus“, lobte Staatssekretär Ruhl.

„Das Verfahren beginnt mit dem Teilnahmewettbewerb zur Auswahl geeigneter Bewerber. In diesem ersten Verfahrensschritt prüft der Auftraggeber die Eignung der Bewerber anhand zuvor festgelegter Eignungskriterien. Im Anschluss eröffnet der öffentliche Auftraggeber mit den ausgewählten Bewerbern einen Dialog (sog. Dialogphase). In dieser zweiten Stufe des Verfahrens steht die inhaltliche Festlegung des Auftragsgegenstandes im Vordergrund. Gemeinsam mit den Teilnehmern entwickelt der öffentliche Auftraggeber eine oder mehrere Lösungen für seinen Beschaffungsbedarf.

Um zu vermeiden, dass Teilnehmer Vorschläge und Lösungen von einem Konkurrenten „kopieren“, ist der Dialog grundsätzlich mit jedem Bewerber separat zu führen. Ohne Zustimmung der Unternehmen dürfen keine vertraulichen Informationen an andere am Verfahren beteiligte Unternehmen weitergegeben werden. Verhandlungen über Angebote werden in der Dialogphase nicht geführt. Der Auftraggeber ist jedoch berichtigt, den Dialog in mehreren Phasen abzuwickeln und hierbei den Kreis der Teilnehmer aufgrund vorgegebener Kriterien zu reduzieren. Allerdings muss zur Sicherstellung des Wettbewerbs bis zum Schluss eine ausreichende Anzahl an Bietern vorhandenen sein. Am Ende der Dialogphase wird der Vergabegegenstand final festgelegt und der Auftraggeber erklärt den Dialog für abgeschlossen.

Die noch im Wettbewerb verbliebenen Unternehmen werden in der dritten und letzten Phase aufgefordert, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen, endgültige Angebote einzureichen. Der Zuschlag wird im Anschluss auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Verhandlungen oder Modifikationen des Angebots sind in dieser dritten Verfahrensphase mit Ausnahme von Klarstellungen nicht mehr zulässig. Der Ablauf dieser Phase gleicht daher den formstrengen Verfahrensarten (Offenes und Nichtoffenes Verfahren).

Im Unterschied zu anderen Verfahren kann der öffentliche Auftraggeber am Ende der Dialogphase aber auch von einer Vergabe absehen. Wenn aus seiner Sicht keine Lösung gefunden wurde, die seinen Anforderungen genügt, ist es möglich, das Verfahren zu beenden“, schildert Ax von AP die Besonderheiten des durchgeführten Vergabeverfahrens.

Weitere Informationen unter:

https://landwirtschaft.hessen.de/umwelt/nachhaltigkeit-und-ressourcenschutz/phosphorrueckgewinnung

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