von Thomas Ax

Markterkundung

§ 28 Vergabeverordnung (VgV) und § 20 UVgO sind zu beachten.

Zweck

Der Auftraggeber muss klären, was er genau beschaffen will. Durch eine Markterkundung kann in Erfahrung gebracht werden, ob der Beschaffungsgegenstand überhaupt auf dem Markt verfügbar ist, zu welchen Preisen und Kosten er zu erwerben ist und in welchem Umfang ein Wettbewerb besteht. Eine Markterkundung ist zwingend erforderlich, wenn der öffentliche Auftraggeber keine ausreichenden eigenen Erkenntnisse zur Beschreibung der Leistung hat. Gleiches gilt, wenn der Auftraggeber mangels Preiskenntnis keine belastbare Auftragswertschätzung vornehmen kann und daher das anwendbare Vergaberecht nicht bestimmbar ist. Die Markterkundung dient auch der Vorbereitung der Auftragsvergabe im Hinblick auf die Erstellung der Leistungsbeschreibung und der Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien. Soweit durch eine Markterkundung Unternehmen über Auftragsvergabepläne und -anforderungen unterrichtet werden können, ist dabei ein besonderes Augenmerk auf die Beachtung des Wettbewerbs- und des Gleichbehandlungsgrundsatzes zu legen. Alle Marktteilnehmer, die als potenzielle Bieter in Betracht kommen, sind dann im gleichen Umfang zu informieren. Wird dies – beabsichtigt oder unbeabsichtigt – versäumt, ist ein etwaiger Wissensvorsprung einzelner Unternehmen im Vergabeverfahren auszugleichen.

Methoden

Allgemeine Recherche (Internetrecherche, Abfrage von Erfahrungen anderer öffentlicher Auftraggeber oder auch Sachverständiger, Besuch von Messen und Informationsveranstaltungen von Unternehmen, Gremienarbeiten, Fachzeitschriften, Veröffentlichungen; Auskunft von Verbänden oder Auftragsberatungsstellen, Markterkundung von Dritten, eigene Erfahrungswerte aus bisherigen Projekten oder Ausschreibungen); Abfrage von Informationen bei konkreten Unternehmen. Eine aktive Einbindung von Unternehmen erfolgt dann, wenn der Auftraggeber dort Informationen, Teststellungen oder gar Angebote anfordert. Es sind stets mehrere Unternehmen anzusprechen. Zudem sind allen Unternehmen stets die gleichen Informationen zu geben und es ist darauf zu achten, dass allen Beteiligten klar ist, dass es sich um eine Markterkundung handelt und keine Auftragsvergabe erfolgen wird. Bei diesen Markterkundungsterminen ist es wichtig, dass hier kein Informationsvorteil der beteiligten Unternehmen für das kommende Vergabeverfahren entsteht. Gegebenenfalls müssen diese Informationsvorsprünge dann durch zusätzliche Informationen an alle Unternehmen ausgeglichen werden.

Dokumentation

Dokumentationspflichten sind zu beachten. Es empfiehlt sich, den Schriftverkehr und/oder Prospekte et cetera in die Vergabeakte aufzunehmen und Gesprächsvermerke anzufertigen.

Bedarfsermittlung, Bedarfsanalyse

Der Bedarf für eine Leistung oder ein Produkt ist unter Berücksichtigung einer Bedarfsanalyse zu ermitteln und zu formulieren. Im Weiteren sind die Investitions- und Folgekosten zu schätzen und die Finanzierung zu klären. Wenn der Bedarf festgestellt wurde und dessen Finanzierung gesichert ist, können die nächsten Schritte eingeleitet werden. Der Beschaffungsbedarf ist Grundlage der Auftragswertschätzung. Die Ergebnisse der Bedarfsanalyse finden in die Leistungsbeschreibung und damit in das Vergabeverfahren Eingang.

Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens ist stets eine detaillierte Bedarfsanalyse durchzuführen, der sich eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung anschließt. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung dient als Planungsinstrument und für die spätere Erfolgskontrolle. Insbesondere im Ergebnis der vorangegangenen Bedarfsanalyse ist zu entscheiden, durch welche Leistungen die aus Wirtschaftlichkeitssicht beste Lösung erreicht werden kann.

Die Auftraggeber sind zudem angehalten, auch Alternativen zum klassischen Kauf von Lieferleistungen zu überprüfen, um auf diesem Weg vom Prinzip „Nutzen statt Besitzen“ zu profitieren. Insbesondere ist festzustellen, ob die Beschaffung der Leistung erforderlich ist. Bei Lieferleistungen ist abzuwägen, ob anstelle des Kaufs auch die Reparatur eines vorhandenen Produkts, der Kauf eines gebrauchten Produkts oder die Miete oder das Leasing ein Mittel der Beschaffung darstellt.

Kommen bei der Bedarfsanalyse mehrere Möglichkeiten der Beschaffung in Betracht, ist solchen Liefer- und Dienstleistungen in Abwägung mit anderen relevanten Kriterien mit Bezug zum Beschaffungszweck der Vorzug zu geben, mit denen das Ziel der Beschaffung der Leistung zu den geringsten Kosten erreicht werden kann.

Schätzung des Auftragswertes

Die Höhe des Auftragswertes ist nach den Grundsätzen des § 3 VgV zu schätzen. Hierzu kann auch eine Markterkundung gemäß § 28 VgV beziehungsweise § 20 UVgO vorgenommen werden. Die Grundlagen der Schätzung des Auftragswertes sind zu dokumentieren.