von Thomas Ax

Für die Unterstützung sowie fachliche Begleitung der Vergabe ist die Beauftragung eines juristischen Dienstleisters notwendig. Der mögliche sinnvolle Umfang ergibt sich aus den im Folgenden näher beschriebenen Arbeitspaketen. Durch die im folgenden benannten Aufgaben in den einzelnen Arbeitspaketen wird sichergestellt, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen ausreichend und im besten Interesse des Auftraggebers beachtet, die komplexen geltenden Regelungen eingehalten werden, welche sich aus dem Zusammenspiel unterschiedlicher betroffener Rechtsgebiete und Regelungsgrundlagen ergibt.

Diese sind unter anderem:

AP 1 – Vergabevorbereitung juristisch

1.1 Beratung bei der Auswahl und Gestaltung des Vergabeverfahrens
• Vorstellung und Erläuterung der Vor- und Nachteile möglicher und sinnvollerweise in Betracht kommender Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber
• Fachlicher Austausch und Abstimmung hierzu mit dem technischen Dienstleister. Empfehlung im Hinblick auf die Gestaltung eines Vergabeverfahrens, unter Heranziehung aller in Betracht kommenden und zu berücksichtigenden juristischen – sowie in Abstimmung mit dem technischen Dienstleister – und technischen Aspekte.

1.2 Beratung und Unterstützung des Auftraggebers sowie des technischen Dienstleisters bei der Erstellung aller erforderlichen Unterlagen zum Vergabeverfahren im Einklang mit geltenden rechtlichen Vorgaben und Förderregelungen:
• Beratung und/oder Zuarbeit bei der Festlegung von Eignungsanforderungen, Bewertungs- und Prüfschema sowie Ausschluss- und Bewertungskriterien
• Juristische Unterstützung sowie. Zulieferung von vergaberelevanten Unterlagen an den technischen Dienstleister nach Abstimmung und Erforderlichkeit (bspw. Leistungsverzeichnis, Verträge, Formblätter)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Begleitdokumenten Vergabeverfahren (je Cluster)

Ergebnis der Leistungen aus dem AP 1 soll es sein, dass die Vergabe Förderprojektgebiete durch den Auftraggeber rechtssicher möglich ist.

AP 2 – Ausschreibungs- und Projektbegleitung

2.1 Setup und Begleitung des Vergabeverfahrens
• Klärung rechtlicher Fragestellungen, Beantwortung von Anfragen der Bieter sowie Vorbereitung und Begleitung potenzieller Bietergespräche

2.2 Prüfung und Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge bzw. Angebote
• Zuarbeit bei der Erstellung eines Angebotsvergleichs und Abgabe einer Zuschlagsempfehlung auf Basis einer transparenten und nachvollziehbaren Bewertungsmatrix
• Entwurf eines Vergabevermerks auf Basis der Vergabedokumentation sowie entsprechende Beratung im Zusammenhang mit der geplanten Zuschlagserteilung

Ergebnis der Leistungen aus dem AP 2 soll es sein, dass die Vergabeverfahren rechtssicher durchgeführt und begleitet werden und der Auftraggeber einen rechtssicheren Zuschlag an ein oder mehrere Unternehmen erteilen kann.

Hinweis: Es ist die Vergabeplattform des Landes Berlin zu nutzen.

AP 3 –Projektmanagement und Zusammenarbeit

3.1 Kick-Off-Workshop
• Vorabstimmung und Kick-Off Planung mit dem technischen Dienstleister (virtuell)
• Kennenlern- und Kick-Off-Termin
• Meilensteinplanung in Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem technischen Dienstleister

3.2 Austausch und Berichterstattung
• Regelmäßiger Jour Fixe mit dem Auftraggeber und dem technischen Dienstleister – im Rahmen der Vorbereitung der Vergabe wöchentlich (virtuell)
• Nach Veröffentlichung der Ausschreibung nach Bedarf und Abstimmung,
• Nach Abschluss der Vergabe einen Teilprojektabschluss

Ergebnis des AP 3 soll es sein, dass zwischen dem juristischen und dem technischen Dienstleister sowie dem Auftraggeber der erforderliche Austausch für eine sinnvolle und effiziente Projektumsetzung erfolgen kann. Dies muss entsprechende regelmäßige Austauschformate beinhalten sowie eine regelmäßige Berichterstattung ggü. dem Auftraggeber