Ergänzende Ausführungen der Stadt Xxx zu den Teilnahmebedingungen des VHB Bund und Erläuterungen zur Angebotsabgabe

Gesetzliche Grundlagen
Neben den Verfahrensbestimmungen der VOB/A gilt das Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Mindestlohn bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen – TVgG-NRW) sowie bei europaweiten Verfahren die Verfahrensbestimmungen der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) und die im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemachten Bedingungen als Grundlage für das Vergabeverfahren.

Kommunikation und Anfragen
Fragen zu den Bewerbungs-/Vergabeunterlagen oder zum Verfahren sowie die sonstige Kommunikation während des Verfahrens werden vor der Submission ausschließlich über die Vergabeplattform der Stadt Xxx abgewickelt. Nach erfolgter Submission ist eine Kommunikation auch über E-Mail möglich.

Bietergemeinschaften
• Bei Verträgen zwischen Mitgliedern von Bietergemeinschaften sind die Belange kleinerer und mittlerer Unternehmen angemessen zu berücksichtigen. Dies ist auf Verlangen der Stadt Xxx nachzuweisen.
• Darüber hinaus sind Bietergemeinschaften oder andere gemeinschaftliche Bewerber nur zugelassen, wenn durch den Zusammenschluss der Wettbewerb nicht eingeschränkt wird. Eine Einschränkung des Wettbewerbs liegt insbesondere dann nicht vor, wenn die beteiligten Unternehmen jedes für sich zu einer Teilnahme an der Ausschreibung, und zwar zur Bedienung auch nur eines Loses, mit einem eigenständigen Angebot aufgrund ihrer betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse objektiv nicht leistungsfähig sind und erst der Zusammenschluss zu einer Bietergemeinschaft sie in die Lage versetzt, sich an der Ausschreibung zu beteiligen. Die Leistungsunfähigkeit aufgrund von betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnissen kann sich insbesondere aus mangelnden Kapazitäten, technischen Einrichtungen und /oder fachlichen Kenntnissen ergeben. Für die Begründung der Bildung einer Bietergemeinschaft ist ein wirtschaftlicher Vorteil, der aus dem Zusammenschluss als Bietergemeinschaft resultiert, nicht allein ausreichend.
• Bewerber, die sich in einer Bietergemeinschaft zusammenschließen wollen, haben mittels geeigneter Unterlagen nachzuweisen, dass durch den Zusammenschluss zu einer Bietergemeinschaft eine Einschränkung des Wettbewerbs nicht erfolgt.

Bevorzugte Bewerber (gilt nur für nationale Vergabeverfahren)
• Bieter, die als bevorzugte Bewerber berücksichtigt werden sollen, müssen den Nachweis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, bei der Angebotsabgabe führen; wird der Nachweis nicht bei der Angebotsabgabe geführt, so wird das Angebot wie die Angebote nicht bevorzugter Bewerber behandelt. Bietergemeinschaften, denen bevorzugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den Anteil nachzuweisen, den die Leistungen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben. Dieser Nachweis ist dem Angebotsschreiben beizufügen.

Urkalkulation
• Der Auftragnehmer hat auf Verlangen die Preisermittlung für die vertragliche
Leistung (Urkalkulation) dem Auftraggeber verschlossen zur Aufbewahrung zu
übergeben. Dies gilt auch für Nachunternehmerleistungen.
Der Auftraggeber darf die Preisermittlung bei Vereinbarung neuer Preise oder
zur Prüfung von sonstigen vertraglichen Ansprüchen öffnen und einsehen,
nachdem der Auftragnehmer davon rechtzeitig verständigt und ihm freigestellt
wurde, bei der Einsichtnahme anwesend zu sein. Die Preisermittlung wird nach
vorbehaltloser Annahme der Schlusszahlung zurückgegeben.

Angebotsfrist/Eröffnungstermin
• Die Angebotsfrist läuft ab, sobald der Verhandlungsleiter im Eröffnungstermin mit der Öffnung des ersten Angebotes beginnt. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich, fernschriftlich, telegrafisch oder digital zurückgezogen werden.

Angebotsabgabe
• Sofern sowohl die digitale als auch die postalische Angebotsabgabe zugelassen ist, bevorzugt die Stadt Xxx die digitale Angebotsabgabe.

Digitale Angebotsabgabe
• Bitte füllen Sie dazu mit Hilfe des Bietercockpits alle Unterlagen aus, die in der Rubrik „Angebotsunterlagen zur Bearbeitung“ enthalten sind.
• Im Formular 216 (Verzeichnis der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen) sind alle weiteren, erforderlichen Unterlagen sowie der Zeitpunkt, zu welchem diese vorzulegen sind, ersichtlich. Bitte laden Sie diese Dokumente im Bietercockpit der Vergabeplattform der Stadt Xxx in der Rubrik „Angebotsunterlagen zur Bearbeitung“ hoch. Nur die hier eingestellten Dokumente werden automatisch zu Ihrem Angebot gespeichert. Dazu ist grundsätzlich kein bestimmtes Dateiformat vorgeschrieben, es sei denn es ist explizit vorgeschrieben. Sie könnten zum Beispiel folgende Formate übersenden: .doc, .docx, .xls, .xlsx und .pdf. Empfohlen wird das pdf-Format. Nicht akzeptiert werden können Dokumente der Formate .pages, .numbers, .keynote und .apple. Dateien, die mit einem Kennwort verschlüsselt oder in selbstextrahierende *.exe-Dateien umgewandelt wurden, können wir nicht verarbeiten. Das Gleiche gilt für Dateien, die automatisierte Abläufe oder Programmierungen –beispielsweise Makros- enthalten.
• Für die Einhaltung der Textform nach § 126 b BGB ist es ausreichend, dass Sie sich mit den Pflichtangaben zu Ihrem Unternehmen auf der Vergabeplattform registriert haben. Darüber hinaus bitten wir Sie, im Bietercockpit die Firmendaten vollständig auszufüllen.

Postalische Angebotsabgabe
• Die Registrierung auf der Vergabeplattform der Stadt Xxx ist für eine Angebotsabgabe und die Kommunikation zwingend erforderlich.
• Die Bestandteile des Papierangebotes sind zu lochen und auf einen Einhängeheftstreifen (Häring) oder ähnliches zu heften. Das Klammern oder Tackern der Unterlagen ist unzulässig.
• Bei Postbeförderung tragen Sie das Risiko des rechtzeitigen Eingangs. Fristwahrend ist die persönliche Abgabe der Angebote in Papierform nur bei Nutzung des Briefkastens neben Zimmer 10. A 21 des Amtes für Recht, Vergabe und Versicherungen. Der Einwurf in andere Briefkästen mit der Aufschrift „Fristwahrende Schriftstücke“ ist nicht ausreichend!
• Ist bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform die Registrierung auf der Vergabeplattform nicht vollständig erfolgt oder ein schriftliches Angebot nicht an der dafür vorgesehenen Stelle unterschrieben, wird das Angebot ausgeschlossen.
• Die Bindefrist beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist; bis zu ihrem Ablauf ist der Bieter an sein Angebot gebunden.
• Werden auf der Vergabeplattform in den Vergabeunterlagen GAEB-Dateien gefordert, ist neben diesen auch ein aus der ausgefüllten GAEB-Datei erzeugtes pdf-Dokument zur Angebotsabgabe vorzulegen. Kann kein pdf-Dokument erzeugt werden, ist neben der Übersendung der GAEB-Datei das Leistungsverzeichnis vollständig auszufüllen und als pdf-Dokument mit dem Angebot abzugeben. Das pdf-Dokument wird vorrangig gewertet. GAEB-Dateien sind im gängigen Standardformat entsprechend dem Ursprungsformat einzureichen.
• Alle auf der Vergabeplattform der Stadt Xxx durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen und Informationen werden Bestandteil des abgegebenen Angebotes.