Viele öffentliche Auftraggeber nehmen bereits die qualifizierte vergaberechtliche Beratung von AP in Anspruch. Die Komplexität im Vergaberecht ist gestiegen und die Auftraggeber planen wichtige Ausschreibungen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere: Vergaberechtskonforme Aufbereitung und Prüfung der Leistungsbeschreibung, Aufbereitung und Prüfung der Ausschreibungsunterlagen im Gesamten, Angebotsauswertung, Unterstützung bei der Bieterkommunikation, Rechtsberatung und Prüfung bei Erstellung von Verträgen (EVB- / Werk- / Rahmenvertrag).

Wir würden auch Sie gerne in Ihren Aktivitäten unterstützen  

Gerne bieten wir Ihnen die benötigten Leistungen zu einem attraktiven Stundensatz an

Wir beraten und vertreten insbesondere in folgenden Bereichen

• Konzeption und Durchführung kompletter Vergabeverfahren als externe Vergabestelle
• Beratung zu Fragestellungen des Vergaberechts
• Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen
• Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall

Optimale Vergabestrategien für öffentliche Auftraggeber

Wir beraten öffentliche wie private Auftraggeber bei der rechtssicheren und marktgerechten Strukturierung, Konzeption und Abwicklung von Vergabeverfahren – immer mit dem erforderlichen Weitblick und mit Kreativität. Für jedes Projekt entwickeln wir die optimale Vergabestrategie. Dabei stellen wir sicher, dass die Vorgaben des europäischen und des nationalen Vergaberechts einschließlich der Landesvergabegesetze eingehalten und Gestaltungsspielräume zugunsten unserer Mandanten ausgeschöpft werden. Im Fall einer öffentlichen Förderung behalten wir zudem alle damit verbundenen Auflagen sehr genau im Auge.

Wir kennen beide Seiten

Unternehmen unterstützen wir bei der rechtssicheren und wirtschaftlich optimierten Erstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten; wir prüfen auch Vergabeunterlagen auf mögliche Rechtsverstöße und beraten zum optimalen Umgang mit erkannten Verstößen. Selbstverständlich vertreten wir regelmäßig öffentliche Auftraggeber ebenso wie Bieter in Nachprüfungs- und Vorlageverfahren vor Vergabekammern, deutschen Gerichten und dem EuGH.

Bau-, Liefer- und Dienstleistungen

Unser Beratungskonzept VergMan ® umfasst grundsätzlich alle möglichen Beschaffungsgegenstände. Wir entwickeln jeweils das optimale Vergabekonzept und strukturieren den Vergabeprozess gemeinsam mit unseren Mandanten. Vorbereitung und Durchführung komplexer Vergabeverfahren gehören für uns zum Tagesgeschäft. Unsere Beratung folgt einem ganzheitlichen Ansatz.

Strukturierung und Durchführung rechtssicherer Vergabeverfahren

Das bedeutet: Über alle Vergabephasen hinweg begleiten wir unsere Mandanten umfassend. Strukturierung und Durchführung rechtssicherer Vergabeverfahren sind selbstverständlich – wir kennen aber auch den Markt und schaffen Wettbewerb für Sie, der sich auszahlt, insbesondere in Spezialverfahren wie Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog oder beim Abschluss von Rahmenverträgen.

Wenn Sie möchten, erstellen wir alle notwendigen Vergabe- und Vertragsunterlagen für Ihr Projekt – orientiert nur an Ihren individuellen Bedürfnissen, um das bestmögliche Ergebnis sicherzustellen.

Waren und Leistungen

Die Beschaffung von Waren und Leistungen gehört zu unserer Kernkompetenz.

Wir sind sehr erfolgreich tätig für das KIT, zahlreiche Universitäten und Hochschulen.

Wir betreuen sehr erfolgreich und zur größten Zufriedenheit seit mittlerweile mehr als 20 Jahren das   

Ua das Karlsruher Institut für Technologie (KIT).

Wir lassen Ihnen, wenn gewünscht gerne eine ausführliche Referenzliste zukommen.

Wir beschaffen das, was benötigt wird

Wir sind versiert im Dialog zwischen ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen und Vergabestelle und Vorstand/ Präsidium/ Geschäftsführung.

Wir nutzen intensiv und sichern ab zulässige Ausnahmetatbestände wie das Leistungsbestimmungsrecht, zulässige produktbezogene Leistungsbeschreibungen und zulässige Ausnahmeverfahrensarten.   

Architektenleistungen und Fachplanungen

Wir sind versiert in Bezug auf die Gestaltung und Durchführung von Verfahren zur Vergabe von Architekten- oder Fachplanungsleistungen. Wir betrachten Bauvorhaben ganzheitlich und stellen für alle Beteiligte ineinandergreifende Vertragswerke zur Verfügung.

Die Begleitung von Planungswettbewerben oder die Integration von Architektenwettbewerben in innovative Beschaffungsvarianten sind weitere Schwerpunkte unserer Vergabepraxis.

IT-Hardware- und Software-Beschaffungen

Wir gestalten sowohl Hardware- als auch Software-Beschaffungen für Sie. Dabei sind Mitgestaltungen von Pflichtenheften oder Teststellungen für uns ständige Praxis. Gerade bei Produkten mit einem schnellen Innovationszyklus müssen Vergabeverfahren intensiv und vorausschauend gestaltet werden – von der Idee bis zur Implementierung durch Nutzerworkshops. Unsere Erfahrung stellen wir, abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse, bereits bei der Bedarfsermittlung gern zur Verfügung.

Nachhaltige und ressourcenschonende Gestaltung von Beschaffungen

Öffentliche Beschaffung dient nicht nur der günstigsten Bedarfsdeckung – es dürfen und sollen auch vermehrt darüber hinaus gehende Ziele verfolgt werden. Wir gestalten mit Ihnen rechtssichere und innovative Vergabe- und Zuschlagskriterien, um eine nachhaltige, ressourcenschonende und soziale Beschaffung umzusetzen.

Innovative Beschaffungsvarianten wie Investorenauswahlverfahren/ Vergabe von Dienstleistungskonzessionen/ Totalunternehmervergaben

In manchen Fällen sind die gängigen Vergabestrukturen nicht geeignet, um die Ziele unserer Mandanten zu erreichen. Wir schauen für Sie über den Tellerrand und entwickeln für Sie innovative Beschaffungsvarianten wie Investorenauswahlverfahren oder Totalunternehmervergaben. Dabei befassen wir uns auch intensiv mit partnerschaftlichen Ansätzen. Der rechtliche Gestaltungsspielraum für Ihr Projekt bietet viel mehr Chancen und Möglichkeiten, als Sie denken. Bei schlüsselfertigen Bauvergaben integrieren wir selbstverständlich einen städtebaulichen und architektonischen Wettbewerb um den besten Entwurf.

Begleitung strukturierter Bieterverfahren

Das Vergaberecht regelt originär nur die Beschaffung von Waren und Leistungen, nicht hingegen den Verkauf von Gütern wie insbesondere Grundstücken oder Gesellschaftsanteilen. Auch bei diesen Verkaufsprozessen kann aber ein transparenter und chancengleicher Wettbewerb rechtlich geboten oder zumindest sinnvoll sein. Die für Beschaffungen geltenden Verfahrensstandards können hier entsprechend genutzt werden. Demgemäß beraten wir regelmäßig auch zur Vorbereitung und Durchführung von Verkaufsprozessen der öffentlichen Hand.

Gerne übernehmen wir für Sie zuverlässig und anforderungsgerecht insbesondere die angefragten Aufgaben

nämlich die vergaberechtskonforme 

• Aufbereitung und Prüfung der Leistungsbeschreibung
  
• Aufbereitung und Prüfung der Ausschreibungsunterlagen im Gesamten
• Angebotsauswertung
  
• Unterstützung bei der Bieterkommunikation
• Rechtsberatung und Prüfung bei Erstellung von Verträgen (EVB- / Werk- / Rahmenvertrag)

Komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses im Sinne einer externen Vergabestelle?

Wir übernehmen für Sie -wenn gewünscht- auch die komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses im Sinne einer externen Vergabestelle.

Die entsprechenden Maßgaben werden im Einzelfall analysiert.

Den Maßgaben wird anforderungsgerecht entsprochen.      

Hilfe einer externen Vergabestelle, die über qualifizierten Sachverstand verfügt?

Sie sind nicht daran gehindert, sich zur Durchführung eines Vergabeverfahrens ganz oder teilweise der Hilfe einer externen Vergabestelle zu bedienen, die über qualifizierten Sachverstand verfügt. Externe Vergabestellen können und dürfen den Auftraggeber weitestgehend unterstützen.

Nicht zulässig ist es indessen, die Verantwortung für die Vergabe komplett auf diese übertragen. Der Auftraggeber muss das Vergabeverfahren eigenverantwortlich durchführen, also auch die Angebote prüfen und eigenverantwortlich über mögliche Ausschlussgründe und den Zuschlag entscheiden. Dieser Pflicht und Verantwortung im Hinblick auf die Vergabeentscheidung genügt der Auftraggeber aber, wenn er die Wertung durch eine externe Vergabestelle und deren Zuschlagsvorschlag genehmigt. Diese Genehmigung soll zumindest durch einen billigenden Prüfungsvermerk mit verantwortlicher Unterschrift zum Ausdruck kommen. Wir stellen sicher, dass Sie bzw die zuständigen Stellen Ihres Hauses im Rahmen der von uns durchgeführten Vergabeverfahren in diesem Sinne anforderungsgerecht einbezogen werden. Unser Motto ist: das Verfahren in die Hand nehmen, nicht aber dem Auftraggeber und schon gar nicht: völlig aus der Hand nehmen.

Öffentliche Auftraggeber können bei der Durchführung eines Vergabeverfahrens bei Bedarf sachverständige Hilfe hinzuziehen. Das Ob und Wie des Einsatzes eines Fachberaters ist dabei nachvollziehbar zu dokumentieren. Die relevanten Entscheidungen im Vergabeverfahren hat der Auftraggeber selbst zu treffen, diese also nicht einem Dritten zu überlassen und muss dies ebenfalls entsprechend zu dokumentieren (Vergabekammer des Bundes (VK Bund), Beschluss vom 8.4.2021 (VK 2-23/21)).

Dennoch gilt: Verantwortlich für die Durchführung und die im Laufe des Vergabeverfahrens erforderlichen Entscheidungen sind Sie selbst. Dies betrifft u.a. die abschließende Entscheidung über die Teilnehmerauswahl bei zweistufigen Vergabeverfahren sowie die Bewertung der Angebote und die Zuschlagsentscheidung. Aus der Vergabedokumentation muss hervorgehen, dass Sie eine eigenständige Entscheidung getroffen haben. Sie können sich den Vorschlag des eingeschalteten Dritten zu Eigen machen. Entscheidend ist in diesen Fällen, dass Sie sich mit dem Vorschlag des Dritten inhaltlich im Sinne eines „Für und Wider“ auseinandersetzen. Dies muss durch einen Vergabevermerk oder in sonstiger Weise dokumentiert werden. Die Dokumentation muss mindestens neben dem Datum den Namen des Erklärenden in Textform nach § 126b BGB enthalten (VK Nordbayern, Beschl. v. 18.06.2020 – RMF-SG21-3194-5-7). Den Vorschlag für die abschließende Entscheidung über die Teilnehmerauswahl sowie die Bewertung der Angebote und die Zuschlagsentscheidung legen wir Ihnen mit einer Entscheidungsempfehlung vor. Sie können dann und müssen dann aber auch eine eigenständige Entscheidung treffen. Aus der Vergabedokumentation muss hervorgehen und geht dann auch hervor, dass Sie jeweils eine eigenständige Entscheidung getroffen haben.

Was die Angebotsöffnung anbelangt

§ 55 Abs. 2 S. 1 VgV bestimmt, dass die Öffnung von Angeboten im Vergabeverfahren von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen Auftraggebers gemeinsam an einem Termin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist durchzuführen ist. Das hiernach vorgesehene Vier-Augen-Prinzip soll ein faires und willkürfreies Vergabeverfahren sichern. Umstritten ist hierbei insbesondere, ob auch externe Berater des Auftraggebers – wie z. B. Mitarbeiter eines beauftragten Ingenieurbüros oder zur Begleitung des Vergabeverfahrens bevollmächtigte Rechtsanwälte – als „Vertreter“ im o. g. Sinne Angebote öffnen dürfen oder ob die Angebotsöffnung stets durch eigenes Personal des Auftraggebers erfolgen muss. Dies wird bisher von den Vergabekammern unterschiedlich bewertet. Aufgrund des Beschlusses des OLG Düsseldorf vom 14.11.2018 (Verg 31/18) hat sich nun erstmals ein Vergabesenat mit dieser Problematik beschäftigt. Das OLG Düsseldorf liegt mit seiner Entscheidung auf einer Linie mit der VK Lüneburg, die ebenfalls davon ausgeht, dass Vertreter des Auftraggebers jede von ihm zur Angebotsöffnung ermächtigte Person sein könne (Beschluss vom 08.05.2018 – VgK-10/2018). Die VK Südbayern hingegen vertritt die Auffassung, die Angebotsöffnung dürfe nicht ausschließlich durch Mitarbeiter eines beauftragten Büros durchgeführt werden (Beschluss vom 02.01.2018 – Z3-3-3194-1-47-08/17). Es bleibt insoweit abzuwarten, ob die Entscheidung des OLG Düsseldorf auch für Vergabekammern außerhalb von Nordrhein-Westfalen oder bei bundesweiten Ausschreibungen Signalwirkung haben wird und, wenn ja, welche.

In jedem Fall sollte und wird die Angebotsöffnung stets von Anfang an ausreichend dokumentiert. Dies beinhaltet insbesondere Angaben darüber, wann die Öffnung stattgefunden hat und welche Personen hierbei anwesend und beteiligt waren. Es werden mindestens zwei Vertreter bei der Öffnung anwesend sein.

Leistungsbild Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren

Das von uns entwickelte Leistungsbild Externe Vergabestelle für Beschaffungsverfahren umfasst alle für die Durchführung des Verfahrens erforderlichen Leistungen.

Insbesondere:

• Zielorientierte Abstimmung über den Beschaffungsbedarf/ Bestimmung des Beschaffungsbedarfes
• Durchführung und Auswertung einer Markterkundung
• Sachgerechte Strukturierung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
• Interessengerechte Ausrichtung und Gestaltung des Verfahrens unter allen relevanten Gesichtspunkten
• Erstellung einer Leistungs-/ Aufgabenbeschreibung in Rücksprache mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
• Festlegung der Eignungskriterien und deren Gewichtung in Zusammenarbeit mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
• Festlegung der Auswahlkriterien und deren Gewichtung in Zusammenarbeit mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
• Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung in Zusammenarbeit mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen (bei Bedarf)
• Festlegung von Bewertungsmatrizes
• Umfassende Beratung des Auftraggebers in allen relevanten vergaberechtlichen Fragestellungen: z. B. zu einer möglichen Aufteilung in Fach- und/ oder Teillose
• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen (formal und fachlich)
• ggf. Erstellung der Verträge (bei Bedarf)
• Erstellung der notwendigen Bekanntmachung
• Verfahrensbegleitung: Veröffentlichung der Ausschreibung auf einer Vergabeplattform und Bewerber-/ Bieterkommunikation, ggf. Anpassung der Vergabeunterlagen
• Durchführung der Bewerbungs-/ Angebotsöffnung (gemeinsam mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen per Videokonferenz); Bewerbungs-/ Angebotsbewertung
• Erarbeitung und Vorstellung und Abstimmung des Vergabevorschlags
• Durchführung der Zuschlagserteilung nach Rücksprache mit ForscherInnen/ Instituten/ Fachbereichen, Information der nicht erfolgreichen Bieter
• ggf. Aufhebung des Vergabeverfahrens
• optional: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen, Bemusterungen oder Angebotspräsentationen
• Dokumentation des kompletten Vergabeverfahrens unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben

Daneben bieten wir an

• Beratung zu Fragestellungen des Vergaberechts
• Begleitung bei der Erstellung von Vergabeunterlagen
• Vertretung vor der Vergabekammer im Nachprüfungsfall

Wer?

Der Unterzeichner ist bei diesem wichtigen Projekt in jedem Fall Ihr persönlicher Ansprechpartner.

Lediglich zur Unterstützung und zur Abbildung einer zuverlässigen Vertretungsregelung im Krankheitsfalle wird eingebunden weiterer Sachverstand aus unserem Hause.

Kommunikation

Die Kommunikation erfolgt zügig und ergebnisorientiert, gerne per Email, telefonisch, per ZOOM odgl..

Termine/ Besprechung vor Ort sind kurzfristig möglich.

Kosten fallen nicht an.

Konditionen

Wir werden insgesamt tätig zu einem attraktiven Stundensatz.

Der jeweils zu betreibende Aufwand wird verfahrensbezogen jeweils vorher abgeschätzt und mitgeteilt und abgestimmt.

Das ist fair und transparent.

Über eine Zusammenarbeit würden wird uns freuen.