Ax Projects GmbH

Menü
Facebook Youtube Linkedin

Kategorie: Aktuelles

Nachrichten: Bis zu 25 000 Tonnen Klärschlamm sollen in Gießen verbrannt werden. AxProjects betreut und unterstützt das Projekt

 

Die Stadt Gießen wird für 30 Millionen Euro eine eigene Klärschlamm-Verbrennungsanlage auf einem Grundstück direkt neben dem Klärwerk in den Lahnwiesen bauen. Die Menge von 12 000 Tonnen eigenem Schlamm ist aber zu gering für den wirtschaftlichen Betrieb einer solchen Anlage, dafür braucht es bis zu 25 000 Tonnen. Gießen wird weitere Städte und Gemeinden, die Kläranlagen betreiben, mit ins Boot holen, mit ihnen eine »Klärschlammverwertung Mittelhessen GmbH« gründen und dann die Anlage mit ihnen gemeinsam betreiben. 2032 soll die Verbrennungsanlage den Betrieb aufnehmen. Für die Zwischenzeit, ab 2029, will Gießen die Entsorgung des Schlamms neu ausschreiben. AxProjects betreut und unterstützt das Projekt.

«

 



Effiziente Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen

 

Reibungsloser Ablauf in der Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen

Sie stehen vor der Herausforderung, eine Ausschreibung für neue Feuerwehrfahrzeuge durchzuführen? Verlassen Sie sich nicht auf Zufall oder Unklarheiten im Prozess. Mit AP an Ihrer Seite werden Sie von Beginn an kompetent begleitet, von der Markterkundung bis zur finalen Fahrzeugabnahme.

Sparen Sie Zeit und Ressourcen und gewährleisten Sie, dass Sie genau das Fahrzeug erhalten, das Sie brauchen.

Nach ständiger Rechtsprechung ist der öffentliche Auftraggeber bei der Beschaffungsentscheidung für ein bestimmtes Produkt, eine Herkunft, ein Verfahren oder dergleichen im rechtlichen Ansatz ungebunden und weitgehend frei. Nach welchen sachbezogenen Kriterien die Beschaffungsentscheidung auszurichten ist, ist ihm auch in einem Nachprüfungsverfahren nicht vorzuschreiben. Dem Auftraggeber steht hierbei ein – letztlich in der Privatautonomie wurzelndes – Beurteilungsermessen zu, dessen Ausübung im Ergebnis nur darauf kontrolliert werden kann, ob seine Entscheidung sachlich vertretbar ist (OLG Düsseldorf, B. v. 03.03.2010 – Az.: VII-Verg 46/09; B. v. 17.02.2010 – Az.: VII-Verg 42/09).

Bsp. Drehleiter-Korb: Gewusst wie: Vorgaben rechtmäßig, obwohl sie faktisch dazu führen, dass nur ein Aufbau des einen Anbieters angeboten werden kann

In Pos. 1.2.4 Rettungskorb werden rettungskorbbodennahe oder hängende Aufnahmen für Krankentragen gefordert. Weiter heißt es in dieser Position: Bei hängenden Konstruktionen muss ein Einfahren in Rettungsfenstern nach Musterbauordnung (Öffnung 90 cm breit, 120 cm hoch) möglich sein. Die rettungskorbbodennahe Aufnahme hat nur der eine Anbieter. Bei dem anderen Anbieter wird die Trage in der Multifunktionssäule am Korb oben eingesteckt. Bei der hängenden Variante gibt es 2 Möglichkeiten. Einmal die Trage unter den Korb zu hängen. Dies scheidet jedoch durch die Vorgabe der Normfenster aus, da die 120 cm Höhe nicht eingehalten werden kann. Die zweite Variante ist der Rescue Loader des anderen Anbieters. In der Position ist aber gefordert worden, dass dieses Rettungsgerät auf der Drehleiter mitgeführt werden muss, was bei dem anderen Anbieter aber nicht möglich ist, da die Trage in der Multifunktionssäule am Korb eingesteckt wird.

Die Vorgaben unter Ziffer 1.2.4 führt nicht zu einer Rechtsverletzung des anderen Anbieters, obwohl sie faktisch dazu führen, dass nur ein Aufbau des einen Anbieters im vorliegenden Verfahren angeboten werden kann, Vergabekammer München, Beschluss v. 27.03.2017 – Z3-3-3194-1-03-02/17.

Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen aus einer Hand

Unsere langjährige Erfahrung und Expertise im Bereich Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen hat es uns ermöglicht, zahlreichen Feuerwehren und Kommunen maßgeschneiderte und nachhaltige Lösungen zu bieten. Machen Sie sich selbst ein Bild von unseren Erfolgsgeschichten.

Die Beschaffung eines Feuerwehrfahrzeuges kann für Kommunen und Feuerwehren eine komplexe Herausforderung darstellen. Wir bieten Ihnen unsere umfassende Erfahrung und Expertise im Bereich der Ausschreibungen von Feuerwehrfahrzeug an.

Vertrauen Sie auf unsere umfassende und professionelle Unterstützung bei der Beschaffung Ihres neuen Feuerwehrfahrzeuges. Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihre Feuerwehr optimal ausgestattet ist, um den Herausforderungen im Einsatz gewachsen zu sein.

Juristische Sicherheit und Einhaltung von Vorgaben

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Ausschreibung von Feuerwehrfahrzeugen ist die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Ausschreibungsnormen. Unsere langjährige Erfahrung und die Zusammenarbeit mit einer auf öffentliche Auftragsvergabe spezialisierten Anwaltssozietät garantieren, dass Ihr Vergabeverfahren sicher und ohne formale Fehler durchgeführt wird. So schützen wir Sie von Beginn an vor Verhandlungen vor der Vergabekammer sowie vor Straf- und Zuschussrückzahlungen.

Technik folgt Taktik: Fahrzeugkonzept für die Praxis

Bei der Beschaffung eines Feuerwehrfahrzeuges ist es essenziell, dass das Fahrzeugkonzept sowohl technisch als auch taktisch auf die Bedürfnisse Ihrer Feuerwehr zugeschnitten ist. Wir hinterfragen und analysieren gemeinsam mit Ihnen mögliche Einsatztaktiken und passen diese an den Stand der Technik an. So stellen wir sicher, dass das beschaffte Feuerwehrfahrzeug nicht nur den technischen Anforderungen entspricht, sondern auch optimal in Ihre Einsatzstrategie integriert werden kann.

Marktanalyse und Baubegleitung

Um Ihnen einen umfassenden Überblick über vergleichbare Feuerwehrfahrzeuge und technische Möglichkeiten zu geben, führen wir auf Wunsch eine Marktanalyse durch und koordinieren Vorführtermine für Sie. Darüber hinaus begleiten wir Sie während des gesamten Bauprozesses Ihres Feuerwehrfahrzeuges. Von der ersten Baubesprechung bis zur Abnahme stehen wir als Ansprechpartner zur Verfügung, klären Rückfragen und prüfen gemeinsam mit Ihnen die Erfüllung der Leistungsbeschreibung aus den Ausschreibungsunterlagen.

Vergabeverfahren aus einer Hand

Wir erstellen Ihre Ausschreibungsunterlagen und führen auch die notwendige Veröffentlichung für Sie durch. Wir setzen auf elektronische Veröffentlichungen und elektronische Vergabeverfahren. Auch stehen wir in dieser Zeit als zentraler Ansprechpartner für Bieterfragen zur Verfügung, kümmern uns um alle erforderlichen Schritte und halten Sie stets auf dem Laufenden.

«

 

»



Pressemitteilung – Ax Projects (AP): Phosphor-Rückgewinnung in Schlitz auf den Weg gebracht

 

AP hat ein innovatives wettbewerblicher Dialog-Verfahren für die neue Rückgewinnungsanlage in Schlitz versiert und erfolgreich vergabe- und vertragsrechtlich begleitet und beanstandungsfrei und sicher durchgeführt. Dies führte zu einer wirtschaftlichen Beauftragung eines versierten Anlagenbauers

Mit einem symbolischen Spatenstich wurde am 11.6.2025 in Schlitz ein wichtiger Meilenstein für den Umwelt- und Ressourcenschutz in Hessen gesetzt.

Seit dem Inkrafttreten der novellierten Klärschlammverordnung am 3. Oktober 2017 sind Kommunen zunehmend gefordert, ihre Entsorgungsstrategien umzustellen. Die landwirtschaftliche Verwertung von Klärschlamm wird sukzessive eingeschränkt, und ab 2029 gilt die Pflicht zur Rückgewinnung von Phosphor – sofern der Phosphorgehalt mindestens 20 g/kg Trockenmasse beträgt.

AP hat das innovative wettbewerblicher Dialog-Verfahren für die neue Rückgewinnungsanlage in Schlitz versiert und erfolgreich vergabe- und vertragsrechtlich begleitet und beanstandungsfrei und sicher durchgeführt. Der wettbewerbliche Dialog ist für besonders komplexe Projekte im Anlagenbau gedacht. Die abschließende Festlegung des Vergabegegenstands steht nicht am Anfang des Verfahrens, sondern erfolgt im Dialog mit den Bietern. Dies führte in Schlitz zu einer wirtschaftlichen Beauftragung eines versierten Anlagenbauers.

Das Projekt in Schlitz ist eines von bislang zwei investiven Maßnahmen zum Aufbau der notwendigen Infrastruktur in Hessen. Das Umweltministerium unterstützt Demonstrationsvorhaben zur Phosphorrückgewinnung aus Klärschlamm und Klärschlammasche sowie Machbarkeitsstudien mit einem eigenen Förderprogramm. Daraus wurden bisher Zuwendungen in Höhe von insgesamt rund sieben Millionen Euro ausgesprochen.

Mit dem Spatenstich für die neue Rückgewinnungsanlage geht die Stadt Schlitz als hessenweiter Vorreiter bei der Phosphorrückgewinnung aus Klärschlamm voran – insbesondere unter den Kommunen mit weniger als 100.000 Einwohnern. Phosphor ist ein begrenzter, aber essenzieller Rohstoff für die Landwirtschaft. Ziel des Projekts ist es, diesen künftig direkt vor Ort zurückzugewinnen und so regionale Stoffkreisläufe zu schließen.

Schon heute verarbeitet die Schlitzer Kläranlage jährlich 2.400 Tonnen Klärschlamm, ist energieautark und betreibt solare Trocknung in Gewächshäusern. Perspektivisch soll die Kapazität auf 6.000 Tonnen steigen – weitere Kommunen aus der Region sollen eingebunden werden.

Beim symbolischen Startschuss würdigten Umweltstaatssekretär Michael Ruhl und Vertreter aus Politik und Verwaltung das Engagement der Stadt und ihrer Partner als beispielgebend für Ressourcenschutz und regionale Zusammenarbeit.

Das rund sieben Millionen Euro teure Vorhaben wird mit 3,15 Millionen Euro vom Land Hessen gefördert und gilt als Leuchtturmprojekt.

Staatssekretär Michael Ruhl übergab einen Änderungsbescheid, mit dem die Landesförderung für das Demonstrationsvorhaben zur Phosphorrückgewinnung aus Klärschlamm auf dem Gelände des Klärwerks Schlitz um 222.750 Euro auf 3.147.750 Euro aufgestockt werden.

Stimmen

„Wir wollen, dass die hessische Wirtschaft ressourcenschonend und zukunftsfähig arbeiten kann. Das ist ein wichtiges Anliegen unseres Koalitionsvertrags – und daran arbeiten wir konsequent“, erklärte der Umweltstaatssekretär. „Phosphor ist ein essenzieller, aber begrenzter Rohstoff. Mit dem Projekt in Schlitz schaffen wir es, ihn aus Klärschlamm zurückzugewinnen und als Dünger in die regionale Landwirtschaft zurückzuführen. Das stärkt regionale Kreisläufe und schont globale Ressourcen“, würdigte Michael Ruhl das Vorhaben.

„Der heutige Spatenstich ist das Ergebnis intensiver Vorarbeit – in Planung, Prüfung und Abstimmung. Jetzt ist der Weg frei für die Umsetzung. Schlitz hat im Verbund mit Nachbarkommunen Neuland betreten. Sie gehören damit zu den Vorreitern und setzen ein starkes Signal für Hessen und darüber hinaus“, lobte Staatssekretär Ruhl.

„Das Verfahren beginnt mit dem Teilnahmewettbewerb zur Auswahl geeigneter Bewerber. In diesem ersten Verfahrensschritt prüft der Auftraggeber die Eignung der Bewerber anhand zuvor festgelegter Eignungskriterien. Im Anschluss eröffnet der öffentliche Auftraggeber mit den ausgewählten Bewerbern einen Dialog (sog. Dialogphase). In dieser zweiten Stufe des Verfahrens steht die inhaltliche Festlegung des Auftragsgegenstandes im Vordergrund. Gemeinsam mit den Teilnehmern entwickelt der öffentliche Auftraggeber eine oder mehrere Lösungen für seinen Beschaffungsbedarf.

Um zu vermeiden, dass Teilnehmer Vorschläge und Lösungen von einem Konkurrenten „kopieren“, ist der Dialog grundsätzlich mit jedem Bewerber separat zu führen. Ohne Zustimmung der Unternehmen dürfen keine vertraulichen Informationen an andere am Verfahren beteiligte Unternehmen weitergegeben werden. Verhandlungen über Angebote werden in der Dialogphase nicht geführt. Der Auftraggeber ist jedoch berichtigt, den Dialog in mehreren Phasen abzuwickeln und hierbei den Kreis der Teilnehmer aufgrund vorgegebener Kriterien zu reduzieren. Allerdings muss zur Sicherstellung des Wettbewerbs bis zum Schluss eine ausreichende Anzahl an Bietern vorhandenen sein. Am Ende der Dialogphase wird der Vergabegegenstand final festgelegt und der Auftraggeber erklärt den Dialog für abgeschlossen.

Die noch im Wettbewerb verbliebenen Unternehmen werden in der dritten und letzten Phase aufgefordert, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen, endgültige Angebote einzureichen. Der Zuschlag wird im Anschluss auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Verhandlungen oder Modifikationen des Angebots sind in dieser dritten Verfahrensphase mit Ausnahme von Klarstellungen nicht mehr zulässig. Der Ablauf dieser Phase gleicht daher den formstrengen Verfahrensarten (Offenes und Nichtoffenes Verfahren).

Im Unterschied zu anderen Verfahren kann der öffentliche Auftraggeber am Ende der Dialogphase aber auch von einer Vergabe absehen. Wenn aus seiner Sicht keine Lösung gefunden wurde, die seinen Anforderungen genügt, ist es möglich, das Verfahren zu beenden“, schildert Ax von AP die Besonderheiten des durchgeführten Vergabeverfahrens.

Weitere Informationen unter:

https://landwirtschaft.hessen.de/umwelt/nachhaltigkeit-und-ressourcenschutz/phosphorrueckgewinnung

«

 

»



Pressemitteilung – Ax Projects (AP): Klärschlammentsorgung und Phosphor-Rückgewinnung in Heilbronn und der Region bis 2034 gesichert

 

AP hat die Bündelausschreibung versiert und erfolgreich vergabe- und vertragsrechtlich begleitet und beanstandungsfrei und sicher durchgeführt. Dies führte zu einer wirtschaftlichen Vergabe der Klärschlammentsorgung und der Phosphor-Rückgewinnung an die MSE Mobile Schlammentwässerungs-GmbH

Vorteile für Heilbronn und die Region
Die Stadt- und Landkreise Heilbronn setzen auf nachhaltige und zukunftssichere Lösungen bei der Klärschlammentsorgung. Ab dem Jahr 2029 wird die Rückgewinnung von Phosphor aus Klärschlamm durch die Klärschlammverordnung verpflichtend. Dies stellt eine enorme Herausforderung für die Region dar. Dank einer frühzeitigen, gemeinsamen Initiative mehrerer Kläranlagenbetreiber, der Heilbronner Versorgungs GmbH (HNVG) und des Landratsamtes Heilbronn wird die Klärschlammentsorgung mit Phosphor-Rückgewinnung bis 2034 sichergestellt.

Zukunftssichere Entsorgung und nachhaltige Phosphor-Rückgewinnung
Phosphor ist ein wichtiger Rohstoff für die Landwirtschaft und die Produktion von Düngemitteln. Eine nachhaltige und effiziente Rückgewinnung sichert die Verfügbarkeit dieses wertvollen Stoffes für die Zukunft. Besonders für die Region Heilbronn ist es von großer Bedeutung, dass diese Rückgewinnung lokal und ressourcenschonend umgesetzt wird.

Bündelausschreibung als Erfolgsmodell für Heilbronn und die Region
Bereits 2021 gründete sich ein Arbeitskreis unter der Führung der HNVG, der sich mit der sicheren Klärschlammentsorgung im Stadt- und Landkreis Heilbronn befasste. Die operative Leitung übernahm Projektleiter Volker Schramm (HNVG), der es den Kläranlagenbetreibern ermöglichte, sich an einer von AP vergabe- und vertragsrechtlich begleiteten und beanstandungsfrei und sicher durchgeführten Bündelausschreibung zu beteiligen. Dies führte zu einer erfolgreichen Vergabe der Klärschlammentsorgung und der Phosphor-Rückgewinnung an die MSE Mobile Schlammentwässerungs GmbH.
Vorteile für Heilbronn und die Region
Die nachhaltige Klärschlammentsorgung mit Phosphor-Rückgewinnung hat für die Bevölkerung in der Region Heilbronn viele positive Auswirkungen: Umwelt- und Ressourcenschonung: Durch die Rückgewinnung von Phosphor wird ein wertvoller Rohstoff erhalten und die Umwelt geschont. Durch die nachhaltige Nutzung von Abfallstoffen und die Verringerung von Deponierung wird für eine effiziente und ressourcenschonende Abfallwirtschaft gesorgt. Langfristige Planungssicherheit: Die frühzeitige Sicherstellung der Entsorgungskapazitäten garantiert auch in Zukunft eine lückenlose Abwasserbehandlung und -entsorgung, wodurch die Infrastruktur der Region gestärkt wird.

Stimmen

„Damit garantieren wir nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile für die Bevölkerung der Region“, so Norbert Heuser, Landrat des Landkreises Heilbronn.
„Die frühe Planung und Zusammenarbeit der verschiedenen Akteure ist ein Paradebeispiel für nachhaltige und zukunftsfähige Infrastrukturprojekte. Mit der Klärschlammentsorgung und der Phosphor-Rückgewinnung schaffen wir nicht nur eine gesetzeskonforme Lösung, sondern leisten auch einen Beitrag zur Ressourcenschonung und zum Umweltschutz. Das kommt direkt den Bürgerinnen und Bürgern zugute“, erklärt Timo Mechler, Abteilungsleiter Abwasser der Entsorgungsbetriebe der Stadt Heilbronn.
„Durch die Bündelausschreibung haben wir nicht nur die Kapazitäten für die Rückgewinnung von Phosphor gesichert, sondern auch Synergien geschaffen, die die Kosten optimieren und eine nachhaltige Entsorgungslösung für alle Beteiligten gewährleisten. Das stärkt unsere Region und sorgt dafür, dass die Bevölkerung langfristig von einer sicheren und umweltfreundlichen Klärschlammentsorgung profitiert“, so Frank Schupp, Geschäftsführer der HNVG.
„Wir als Abwasserzweckverband leisten mit der Beteiligung an der Bündelausschreibung nicht nur einen wertvollen Beitrag für die Region Heilbronn, sondern schützen nachhaltig das Klima und die Umwelt. Alleine durch die Einsparungen der Transportwege reduzieren wir den CO2-Ausstoß um bis zu 90 %.“ so Thorsten Morhaus, Geschäftsführer vom Abwasserzweckverband Unteres Sulmtal.

Pressemitteilung der Heilbronner Versorgungs GmbH

«

 

»



AxVergabePraxis Hessen: Der Vergabeerlass seit 1.September 2021

 

Der zweite Teil befasst sich mit dem nationalen Vergaberecht unterhalb der EU-Schwellenwerte. Hier findet sich der Anwendungsbefehl für die Verfahrensordnung der UVgO im Dienst und Lieferbereich, die die VOL/A ablöst. Wie auch in den voran geltenden Vergabeerlassen, erfährt die neue Verfahrensordnung wichtige Modifikationen:

Die zwingende Beschaffung von Dienst- und Lieferleistungen über eine elektronische Vergabeplattform wird in Hessen nicht eingeführt.

Das Papierverfahren bei Dienst- und Lieferleistungen ist weiterhin zulässig (Ausnahme zu § 7 Abs. 1,3,4 i.V. m. § 38 Abs. 3 UVgO).
Es entfällt die Pflicht, sofern elektronische Vergabeunterlagen bereitstehen, diese auf der HAD zur Verfügung zu stellen und die Verpflichtung, dass Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf der HAD von Unternehmen abgerufen werden können (Ausnahme zu § 29 UVgO).
Elektronische Teilnahmeanträge und Angebote müssen nicht in verschlüsselter Form übermittelt werden, das macht Fax und E-Mail als Versendungsweg zulässig (Ausnahme zu § 39 UVgO).

Bei Verhandlungsvergaben mit und ohne Teilnahmewettbewerb kann bei per Fax oder E-Mail versendeten Teilnahmeanträgen und Angeboten auch vor Fristablauf Einsicht genommen werden (Ausnahmen zu § 40 UVgO).
Direktaufträge (Ausnahme zu § 14 UVgO) sind gem. § 1 Abs. 1 HVTG bis zu einem Auftragswert von 10.000 EUR zulässig.
Hinsichtlich der Freigrenzen bei Beschaffungen von Dienst- und Lieferleistungen (vgl. § 8 Abs. 4 Nr. 17 UVgO) für Verhandlungsvergaben mit/ohne Teilnahmewettbewerb gelten die im HVTG festgesetzten Auftragswerte von bis 50.000 Euro (ohne TW) bzw. bis 100.000 Euro (mit TW).
Ziff. 1.3 des hessischen Vergabeerlasses 2020 ist entfallen.
Die dort geregelten, besonderen Ausnahmen, die eine Freihändige Vergabe bei Dienst- und Lieferleistungen ggf. mit nur einem Unternehmen ermöglichten, finden sich inhaltlich überwiegend in § 8 Abs. 4 Nr. 9 bis 14 UVgO wieder, jetzt als Verhandlungsvergabe mit und ohne Teilnahmewettbewerb.
Beschaffung über eine vorteilhafte Gelegenheit oder von Lieferleistungen auf einer Warenbörse dürfen gem. § 12 Abs. 3 UVgO i.V.m. § 8 Abs. 4 Nr. 11 und Nr. 14 UVgO mit nur einem Unternehmen durchgeführt werden.

Leistungen, die schöpferische Fähigkeiten verlangen, sind weiterhin ohne Begrenzung des Vergabevolumens im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren (Verhandlungsvergabe) zu vergeben, ggf. auch ohne Teilnahmewettbewerb (vgl. § 8 Abs. 4 Nr. 1 UVgO).
Wenn in einer Ausschreibung keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote vorliegen, kann eine Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 8 Abs. 4 Nr. 4 UVgO durchgeführt werden, es besteht allerdings nicht die Möglichkeit, nur mit einem Unternehmen zu verhandeln (Ziff. 1.3 Erlass a.F., § 12 Abs. 1, 2 UVgO). Auch bei unverschuldeter Dringlichkeit ist das Verhandeln mit nur einem Unternehmen nicht mehr zulässig, erst wenn die Situation einer besonderen Dringlichkeit gem. § 8 Abs. 4 Nr. 9 UVgO besteht.
Die Bekanntmachungspflichten (§ 28 Abs. 1 Satz 1 und 2 UVgO) richten sich ausschließlich nach HVTG, d.h. die HAD ist in Hessen weiterhin Pflichtbekanntmachungsorgan für EU- und nationale Vergabeverfahren. Eine Bekanntmachung hat zuerst auf der HAD zu erfolgen, bevor fakultativ andere Medien einschließlich www.bund.de genutzt werden können.

Auch vergebene Aufträge, denen keine Bekanntmachungen des Vergabeverfahrens ex ante vorausgingen, müssen weiterhin auf der HAD veröffentlicht werden.

Auch bezüglich der VOB/A /1 wurden Modifikationen vorgenommen. Dies betrifft, u.a. die zeitlich zuerst einzuhaltende Bekanntmachungspflicht auf der HAD, der andere Medien nachfolgen können (§ 12 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A). Gleiches gilt für eine Bekanntmachung des vergebenen Auftrags (§ 20 Abs. 3 VOB/A), bei der keine ex- ante-Bekanntmachung erfolgt war. Beschafferprofile, die fortlaufend über beabsichtigte Vergabeverfahren vorab informieren (§ 20 Abs. 4 VOB/A), sind auf eigenen Internetportalen weiterhin zulässig. Auf den Submissionstermin bei Bauleistungen wird in Hessen bei Zulassung von Papierverfahren zukünftig verzichtet (Ausnahme zu § 14a VOB/A/1). Es gelten für schriftliche Angebote ausschließlich die Regeln für elektronische Verfahren, die keine Anwesenheit der Bieter vorsehen (§ 14 VOB/A/1).

Da Eigenerklärungen bei der Eignungsprüfung gem. HVTG grundsätzlich ausreichen, muss diese Anforderung, abweichend von der VOB, nicht ausdrücklich dokumentiert werden (§ 20 Abs. 2 VOB/A). Ausgenommen hiervon sind die Bescheinigungen der Sozialkassen und ersatzweise die der Krankenkassen, die stets als Bescheinigung vorzulegen sind.

Weiterhin sind Beschaffungen bis 10.000 Euro vom Vergaberegime ausgenommen. Bei Lieferleistungen sind ohne förmliche Angebote zwei weitere Preise über beliebige Informationsquellen zu ermitteln, bei Bau- und Dienstleistungen entfällt auch diese Pflicht und es kann eine Direktvergabe erfolgen, sofern die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit beachtet, das Unternehmen geeignet und die Beschaffung dokumentiert wird.
Anerkannte Werkstätten für Menschen mit Behinderung, Blindenwerkstätten und Inklusionsbetriebe können auch in Zukunft bevorzugt zur Abgabe von Angeboten aufgefordert und ein Angebot gegenüber anderen Bietern mit einem Abschlag von 15 % berücksichtigt werden.
Der Erlass enthält die Kontaktdaten der neuen Vergabekompetenzstellen, die zugleich die Aufgabe der Nachprüfungsstelle und VOB-Stelle auch für Gemeinden und Gemeindeverbände wahrnehmen. Für Nachprüfungsverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte sind weiterhin zwei Vergabekammern in Hessen zuständig.

Der 4. Teil des Erlasses enthält vom Auftragswert unabhängige Regelungen. Dazu gehört zunächst die Erklärungs- und Anfragepflicht beim Gewerbezentralregister ab einem Auftragswert von 30.000 Euro, die parallel zur Anfragepflicht gem. § 17 HVTG bei der Informationsstelle der OFD besteht.
Die Auskunftseinholung beim GZR wird in Zukunft entfallen, sobald das Wettbewerbsregister eine elektronische Abfrage für öffentliche Auftraggeber, unter gleichen Vorrausetzungen ab 30.000 Euro, ermöglicht. Diese Melde- und Auskunftspflicht gilt auch für Gemeinden und Gemeindeverbände.
Die Vergabehandbücher des Bundes (VHB) werden weiterhin empfohlen, soweit sie dem HVTG nicht entgegenstehen. Daher wird es auch in Zukunft Muster-Formulare geben, die das hessische Vergaberecht widerspiegeln und auf der HAD veröffentlicht werden.
Hinsichtlich nachhaltiger Beschaffungen ist die zwingende Anwendung der §§ 67 und 68 VgV bei energieverbrauchsrelevanten Dienst- und Lieferleistungen entfallen. Hinweise zu Kompetenzstellen für nachhaltige und innovative Beschaffungen sowie auf praxisrelevante Hilfestellungen bei Verwendung von Gütesiegeln wurden beibehalten.

Bei Fragen zur Tariftreue und Mindestlohnpflicht oder zu Arbeitsbedingungen und Entgelten können öffentliche Auftraggeber beim Sozialministerium Unterstützung erfahren. Vermutete Verstöße können von allen Bürgern bei den Hauptzollämtern unter den angegebenen Adressen gemeldet werden. Meldeverpflichtungen, wie auch wegen wettbewerbsbeschränkender Abreden sowie die Berichtspflichten bei Destatis sind für Gemeinden und Gemeindeverbände ebenfalls verpflichtend.

«

 

»



Markterkundung, Betriebsführungsvertrag Babenhausen

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Magistrat der Stadt Babenhausen Marktplatz 2 64832 Babenhausen (im Folgenden: Auftraggeber) beabsichtigt, einen neuen Betriebsführungsvertrag für sein Bad auszuschreiben und zum 1.1.26 (Auftragsbeginn) zu beauftragen.

A

Der Auftraggeber sucht ab der Freibadsaison 2026 für das Freibad des Auftraggebers einen neuen Betreiber.

Der Auftraggeber beabsichtigt den Abschluss eines Betriebsführungsvertrags.

Hierzu wird der Auftraggeber nachlaufend zu dieser Markterkundung ein Vergabeverfahren, wahrscheinlich ein Verhandlungsverfahren mit einem TW durchführen.

Es soll folgender Betriebsführungsvertrag mit den folgenden wesentlichen Pflichten und in der folgenden wesentlichen Ausgestaltung geschlossen werden.

Gegenstand des Vertrages, Vertragspflichten

  1. Der Auftraggeber ist Eigentümer des Freibad Babenhausen nebst aller auf der Grundstücksflächen befindlichen Gebäuden, Einrichtungen und Anlagen sowie Inventar gemäß Inventarliste.
  2. Der Auftraggeber beauftragt den Auftragnehmer, das Freibad in der Freibadsaison (2. Sonntag im Mai bis letzter Sonntag im August) ganztägig an 7 Tagen in der Woche zu betreiben. Die Parteien sind sich bewusst, dass die Öffnung und auch die Schließung aufgrund der Großwetterlage und Lage der Feiertage sowie der Ferien nach vorne oder nach hinten verschoben werden kann. Die Parteien werden die genauen Zeiten des Saisonbeginns und Saisonendes in jedem Jahr eng abstimmen. Die täglichen Nutzungszeiten beginnen um 09:00 Uhr und enden um 20:00 Uhr. Aufgrund der Wetterlage ist es dem Auftragnehmer nach Abstimmung mit dem Auftraggeber möglich, das Bad früher zu schließen bzw. die Öffnungszeiten zu verlängern. Arbeiten zur Erhaltung der Sauberkeit und Hygiene sowie Wartungsarbeiten, die nicht während der Nutzungszeiten durchgeführt werden können, werden entsprechend vor oder nach den Nutzungszeiten ausgeführt.
  3. Der Auftragnehmer hat den Betrieb des Freibads unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen, öffentlichen Auflagen sowie gemäß den Regelungen der das Betriebsobjekt betreffenden Verträge und unter Beachtung der Bestimmungen des Betriebsführungsvertrages zu führen. Das Bad mit allen Betriebsteilen ist so zu führen, dass es als öffentliche Einrichtung grundsätzlich von jedermann in Anspruch genommen werden kann. Der Betriebsführer hat im Rahmen der Betriebsorganisation geeignete Maßnahmen zu treffen, dass die Betriebsgebäude und -anlagen sorgfältig behandelt und gepflegt werden, insbesondere die erforderlichen Wartungs-, Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt werden mit dem Ziel, das Bad stets in einem einwandfreien und betriebsbereiten Zustand zu erhalten. Ziel der Betriebsführung ist eine wirtschaftliche, markt- und zielgruppenorientierte Führung des Bades nach Maßgabe der Bestimmungen des Betriebsführungsvertrages.
  4. Wesentliche zu erbringende Leistungen sind:
  • Zur Betriebsführung gehören alle damit verbundenen Aufgaben, also insbesondere die laufende technische Betriebsführung, die inhaltliche Ausrichtung und Gestaltung des Bäderbetriebs, Personaleinsatz und die Gewährleistung der Verkehrssicherheit.
  • Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Badebetrieb durchzuführen. Zu den Pflichten des Auftragnehmers gehören insbesondere:
  • das Durchführen der Zugangskontrolle und Kassiertätigkeit,
  • das Vornehmen der Badeaufsicht,
  • das Durchführen von regelmäßigen Kontrollen der Wasserqualität (Chlor, PH, Temperatur, etc.). Unregelmäßigkeiten sind dem Auftraggeber unverzüglich zu melden. Die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Wahrung der Wasserqualität sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Vom Auftragnehmer sind insoweit geeignete Korrekturmaßnahmen einzuleiten,
  • das Aufstellen eines Terminplans für die erforderlichen durchzuführenden Arbeiten zum ordnungsgemäßen Betrieb des Bades,
  • die Bäderverwaltung, die Betriebsbuchführung, das Erstellen von Dauerkarten, die Bestellung von Betriebsmaterial (Chlor, Reinigungsmittel etc.),
  • das Betreuen der technischen Anlage, hierzu gehören insbesondere der Betrieb der Umwälz-, Chlor- und Flockungsdosieranlage. Der Auftragnehmer hat die Kontrolle der wassertechnischen Anlagen während des Betriebes unter Einhaltung der gesetzlich geforderten Wasserwerte durchzuführen. Unregelmäßigkeiten sind der Stadt unverzüglich mitzuteilen. Die geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Wahrung der Wasserqualität sind vom Auftragnehmer einzuhalten. Vom Auftragnehmer sind insoweit geeignete Korrekturmaßnahmen einzuleiten,
  • das Pflegen der Beckenanlage und insbesondere die Vorbereitung auf die Überwinterung. Der Auftragnehmer hat dabei auch den Beckenumgang zu reinigen und das Unkraut zu entfernen. Der Auftragnehmer hat zudem das Schwimmbecken zu reinigen und regelmäßig mit Algicid zu behandeln sowie das Becken zu füllen,
  • das Durchführen von Reinigungsarbeiten an den Rutschen, Spielgeräten, Außenduscheinrichtungen, Überlaufrinnen, Kabinen, Toiletten, Sanitäreinrichtungen, Personal- und Technikräumen vorzunehmen. Das Bad ist in einem hygienisch einwandfreien Zustand zu erhalten,
  • das gesamte Pflegen der Grünanlagen des Freibades. Hierzu gehört beispielsweise das Reinigen der Beete, die Pflege der Blumenkästen, das Heckenschneiden, Rasenmähen sowie das Leeren der Müllkörbe und die Bewässerung der Grünanlagen. Die Baumpflege und die Grünflächenpflege außerhalb des Schwimmbades übernimmt der Auftraggeber die Stadt Babenhausen,
  • das Bereitstellen des notwendigen Equipments zum Betrieb des Bades (z.B., Hochdruckreiniger, Chemiesprühgerät, Schrubbmaschine, Transportwägen).

 

Einschränkung der Betriebsführung

Nicht zur Betriebsführung im Sinne dieses Vertrages gehören die Parkplatzflächen vor dem Freibad.

 Gewährleistung, behördliche Genehmigungen

  1. Der Auftraggeber versichert, dass sich das Betriebsprojekt bei der Übergabe in betriebstauglichem Zustand befindet. Es wird ein für beide Parteien verbindliches Abnahmeprotokoll gefertigt.
  2. Falls für den Betrieb des Betriebsobjektes durch bauliche oder sonstige Nutzungsänderungen zusätzliche behördliche Genehmigungen notwendig sind, hat der Auftraggeber diese einzuholen. Der Auftraggeber versichert, dass alle für den derzeitigen Betrieb erforderlichen Genehmigungen vorliegen.

 Betrieb des Vertragsgegenstandes

  1. Der Auftraggeber hat eine Badeordnung zu erlassen. Die Badeordnung ist zu jedermanns Einsicht am Eingang des Freibads offenkundig auszuhängen.
  2. Sämtliche Bestimmungen, die den Badebetrieb regeln, insbesondere Vorschriften und Richtlinien über die Unterhaltung und den Betrieb von Freibädern, speziell die Unfallverhütungs- und die Hygienevorschriften, sind zu beachten. Behördlichen Anordnungen und Auflagen in jeder Hinsicht (z. B. des Gesundheitsamtes) hat der Auftragnehmer unverzüglich nachzukommen.
  3. Das Freibad steht dem Schul- und Vereinssport zur Verfügung. Es gilt der bei Vertragsaufnahme gültige Belegungsplan. Änderungen der Schulbelegung und Vereinsbelegung fallen in die Zuständigkeit des Auftraggebers und sind mit dem Auftragnehmer mit einem Vorlauf von 6 Wochen abzustimmen. Bei von Dritten durchgeführten Veranstaltungen (beispielsweise Förderverein) erhält der Auftragnehmer Mitbestimmungsrecht.
  4. Dem Auftragnehmer ist es gestattet, eigene Angebote (wie z.B. Schwimmkurse, Aqua Fit, Meerjungfrauenschwimmen, Bademodenboutique) zu entwickeln und anzubieten. Die Nutzer dieser Angebote entrichten den üblichen Eintritt für das Freibad an der Kasse. Kosten für die Kurse werden separat durch den Auftragnehmer berechnet und mit 5% des Nettoerlöses an den Auftraggeber rückvergütet. Der Auftragnehmer erstellt zum Saisonende eine Aufstellung über die Anzahl der Kursteilnehmer und des damit erzielten Nettoumsatzes anhand dessen der Auftraggeber eine Rechnung an den Auftragnehmer stellt.

 Einnahmeerhebung, Aufzeichnungspflichten, Risikoübergang Bargeld

  1. Während der öffentlichen Badezeit sowie der Nutzung durch Dritte erhebt der Auftragnehmer die vom Auftraggeber festgelegten Eintrittsentgelte im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers.
  2. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dazu, den Grundsätzen kaufmännischen Verhaltens und einer ordentlichen kaufmännischen Buchführung zu folgen. Eintritte sind ausschließlich über das vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Kassensystem zu verbuchen und täglich abzurechnen.
  3. Anfallendes Bargeld wird täglich bzw. zu jedem Schichtwechsel der Kassenführung aus der Tageskasse abgeschöpft und in einem Safebag versiegelt in einen vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Einwurfsafe, der mindestens mit einer Versicherungssumme von 10.000 Euro seitens des Auftraggebers versichert ist, eingeworfen. Der Auftragnehmer zahlt dieses Bargeld in regelmäßigem Abstand, aber mindestens wöchentlich, auf einer vom Auftraggeber genannten, örtlichen Bank auf das Konto des Auftraggebers ein. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die im Kassenbuch aufgelaufenen Umsätze auch tatsächlich bei der vom Auftraggeber genannten Bank eintreffen.

 Budget

  1. Zu den Aufgaben des Betriebsführers zählen insbesondere Tätigkeiten in den Bereichen: Betriebsleitung, Betriebsorganisation, Marketing, Tarife und Öffnungszeiten, Personal, Kaufmännische Betriebsführung; Betriebskontrolle, Reparaturen und Instandhaltungen; Ausnutzung von Einkaufsvorteilen, Unglücks- und Katastrophenfall sowie Verträge und Informationspflichten.
  2. Der gesamten Betriebsführung liegt ein von dem Auftraggeber bereit zu stellendes Budget zugrunde. Dieses soll so bemessen werden, dass eine dem gebotenen Standard und dem Nutzungszweck entsprechende wirtschaftliche Betriebsführung gesichert ist.

Das Budget wird von den Parteien gemeinsam auf der Grundlage eines spätestens zum 01.10. eines Kalenderjahres zu unterbreitenden Vorschlages des Auftragnehmers unter Berücksichtigung der zwischen den Parteien abgestimmten Umsatz- und Kostenplanung für das jeweils folgende Kalenderjahr festgelegt. Kommt eine Festlegung nicht zustande, gilt das Budget des Vorjahres als vereinbart. Danach haben die Parteien das Recht zur außerordentlichen Kündigung dieses Betriebsführungsvertrages. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber selbst kein Personal für den Betrieb des Bades zur Verfügung stellt und allein der Auftragnehmer die erforderlichen Personaleinstellungen übernimmt und die Anstellungsverhältnisse mit den MitarbeiterInnen daher auch allein mit dem Auftragnehmer begründet werden. Der Betriebsführer soll für die nach dem Betriebsführungsvertrag zu erbringenden Betriebsführungsleistungen eine monatliche Basisvergütung erhalten, mit der die Kosten für die Projektleitung abgegolten sind. Darüber hinaus sollen sämtliche Aufwendungen für das Bäderpersonal (z. B. Gehälter, Sozialabgaben, Nebenkosten, Abfindungen, Ausgleichszahlungen, Aufwendungen zur Personalbeschaffung etc.) im Budget berücksichtigt und dem Auftragnehmer erstattet werden.

  1. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer in der Betriebsphase 2026 einen monatlichen Zuschuss in Höhe von … Euro zur Verfügung, wovon … Euro auf Personalkosten entfallen. Sollte die Betriebsphase keinen vollen Monat betragen, wird der Monat anteilig, also 1/30,5 berechnet. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer in der Vor- und Nachbereitungsphase 2026 einen Zuschuss in Höhe von … Euro zur Verfügung, wovon … Euro auf Personalkosten entfallen. Sollte diese Phase keinen vollen Monat betragen, wird der Monat anteilig, in diesem Fall 1/20,5 berechnet. Die Parteien gehen von einer Vor- und Nachbereitungsphase von 4 Wochen aus.
  2. Ändern sich während der Vertragslaufzeit aufgrund eines anerkannten Tarif- oder Rahmentarifvertrages der Stundenlohn oder die Sozialversicherungsabgaben für das eingesetzte Personal, können die Vertragspartner eine Anpassung der Vergütung verlangen. Die Anpassung wird ab dem auf das Änderungsverlangen folgenden Monat wirksam, frühestens jedoch ab dem 01.01.2027.
  3. Für das vom Auftragnehmer im Rahmen des gegenständlichen Vertrages gestellte Material (Chemikalien Gebäudereinigung, Betriebsstoffe Rasenmäher usw.), ist der Auftragnehmer berechtigt, im marktüblichen Rahmen Preisanpassung zu tätigen. Er hat die marktübliche Erhöhung der Preise nachzuweisen. Anpassungen werden ab dem auf das Änderungsverlangen folgenden Monat wirksam, frühestens jedoch ab dem 01.01.2027.
  4. Mit den angegebenen Preisen sind sämtliche Personal-, Sach- und sonstige Kosten des Auftragnehmers, insbesondere auch Kosten für Geräte-/ Pflege-/ Reinigungs-/ Hilfsmittel, die nicht vom Auftraggeber gestellt werden, Spesen, behördliche Gebühren und alle Nebenkosten sowie Zuschläge (für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit), abgegolten. Auf die Nettopreise wird die Mehrwertsteuer in der jeweils gültigen Höhe berechnet.
  5. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine monatliche Rechnung, welche sich nach Betriebsphase und Pflegephase unterscheidet. Die Eintrittserlöse werden im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers durch den Auftragnehmer vereinbart und an diesen abgeführt.

 

Gastronomie

Der Auftragnehmer pachtet die Gastronomie und die zugehörigen Räumlichkeiten und Flächen vom Auftraggeber zum Zwecke des eigenverantwortlichen Betriebes. Das Ziel der Kooperation ist ein sicheres und ansprechendes, also attraktives Freizeitangebot im Freibad Babenhausen zu etablieren und einen Mehrwert für Bürger und Auftraggeber zu generieren.

Hierzu schließen die Parteien einen gesonderten Pachtvertrag.

Richtlinientreue Betriebsführung

  1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle im Zusammenhang mit dem Betriebsobjekt relevanten Normen, insbesondere Vorschriften und Richtlinien über die Unterhaltung und den Betrieb von Schwimmbädern, speziell die Unfallverhütungsvorschriften und die Vorschriften für die Aufsichtspflicht während des Badebetriebes, genau zu beachten.
  2. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die Sicherheit und die Unversehrtheit aller Badnutzerinnen und -nutzer zu sorgen. Insbesondere kleine Jungen und Mädchen, junge und erwachsene Frauen sind vor sexueller und sonstiger Belästigung in Wort und Tat zu schützen. In diesem Sinne ist das eingesetzte Personal gezielt zu sensibilisieren und regelmäßig fortzubilden.

 Nachunternehmer/ Eingesetztes Personal des Auftragnehmers

  1. Der AN darf nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen UnterAN mit der Erfüllung der ihm obliegenden Leistungen beauftragen, soweit dies wettbewerbsrechtlich zulässig ist. Soweit UnterAN nicht bereits im Angebot benannt wurden, darf die Beauftragung nur mit Zustimmung des AGs erfolgen. Die UnterAN müssen in gleicher Weise wie der AN geeignet sein, d. h. die für die ordnungsgemäße Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Eignungskriterien erfüllen und es darf kein Ausschlussgrund nach den §§ 123, 124 GWB vorliegen. Unteraufträge darf der AN auch nach schriftlicher Zustimmung des AGs nur erteilen, wenn der UnterAN den Abschluss einer geeigneten Haftpflichtversicherung nachweist. Der UnterAN hat sich zu verpflichten, bei der Erbringung der ihm übertragenen Leistungen die Pflichten des ANs aus diesem Vertrag zu beachten. Der AN stellt dem UnterAN die Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen zur Verfügung. Die Information des ANs gegenüber dem AG umfasst die Angabe von Art und Umfang der betroffenen Leistungen, Name, Anschrift und Berufsgenossenschaft (einschließlich Mitgliedsnummer) des vorgesehenen UnterANs sowie unter Beifügung einer Nachunternehmererklärung und so rechtzeitig zu erfolgen, dass dem AG eine Überprüfung der Angaben und Nachweise möglich ist (d. h. Zugang der vollständigen Unterlagen beim AG spätestens vier Wochen nach beabsichtigter Übertragung). Auf Verlangen des AGs hat der AN weitere Eignungsnachweise des UnterANs vorzulegen. Der AN verfährt bei der Übertragung der Leistungen an UnterAN nach wettbewerblichen Gesichtspunkten und berücksichtigt kleinere und mittlere Unternehmen. Mit den UnterANn dürfen keine ungünstigeren Bedingungen – insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – vereinbart werden, als sie zwischen den Vertragsparteien gelten. Ausnahmen stellen grundsätzliche Konzernvorgaben dar. Auf Verlangen muss der AN dem UnterAN den AG benennen. Der AN hat bei der Einholung von Angeboten die Vorgaben des § 97 Abs. 4 Satz 1 bis 2 GWB zu beachten, insbesondere mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen. Soweit der AN UnterAN für die Erfüllung der ihm obliegenden Leistungen einsetzt, hat er schuldhaftes Handeln des UnterANs in gleichem Umfang wie sein eigenes Verschulden zu vertreten. Der AN ist verpflichtet, dem UnterAN die Pflichten aufzuerlegen, die auch für den AN selber gelten. Der AN hat zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Leistungserbringung durch den UnterAN das Handeln des UnterANs zu überwachen. Der AN hat insbesondere zu gewährleisten, dass die in diesem Vertrag genannten Pflichten auch bei der Leistungserbringung durch den UnterAN und den Betrieb des UnterANs eingehalten werden. Der AN muss sicherstellen, dass der UnterAN die ihm übertragenen Leistungen nicht weiter vergibt, es sei denn, der AG hat zuvor schriftlich zugestimmt.
  2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, zuverlässige, geeignete und gesunde Arbeitskräfte zu beschäftigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, das Personal auf Zuverlässigkeit und Eignung zu prüfen und die Vorlage von polizeilichen Führungszeugnissen zu verlangen. Ausländische Arbeitskräfte dürfen nur mit gültiger Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel beschäftigt werden.
  3. Während des Badebetriebes für die Öffentlichkeit und für die Erledigung rechtlich erforderlicher Arbeiten im Bereich der Technik und Bäderhygiene setzt der Auftragnehmer eine Fachkraft für Bäderbetriebe (Schwimmmeister/-gehilfe) ein. Diese führt an jedem Öffnungstag vor Beginn des Schwimmbetriebes eine Betriebssicherheitskontrolle durch. Während des gesamten Badebetriebes ist eine Fachkraft stets in Rufbereitschaft und bei Bedarf telefonisch zu erreichen.
  4. Der Auftragnehmer hat durch organisatorische Maßnahmen (Bestellung von Ersatzkräften/Anordnung von Überstunden) sicherzustellen, dass durch Personalausfälle infolge Krankheit, Urlaub usw. die Dienstleistung nicht beeinträchtigt wird. Die Kosten für den Einsatz von Ersatzarbeitskräften trägt der Auftragnehmer.
  5. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers sowie dessen Unterauftragnehmer unterstehen nur der Dienst- und Fachaufsicht des Auftragnehmers bzw. dessen Unterauftragnehmers. Das Personal des Auftraggebers hat kein Direktionsrecht gegenüber dem eingesetzten Personal des Auftragnehmers.

 Instandhaltung des Vertragsgegenstandes / Betriebskosten

  1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, das Betriebsobjekt einschließlich des Inventars pfleglich zu behandeln.
  2. Bauliche Änderungen am Betriebsobjekt, insbesondere Neu-, Um- und Einbauten darf der Auftragnehmer nur mit Zustimmung des Auftraggebers auf seine Kosten vornehmen.
  3. Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Vertragsgegenstand in einem für den vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. Die Instandhaltung, -setzung und ggf. Erneuerung sämtlicher mit dem Objekt verbundenen Einrichtungen sowie der technischen Anlagen obliegen dem Auftraggeber. Den Badebetrieb störende, größere Maßnahmen erfolgen nach Möglichkeit während der Schließzeit der Freibadsaison.
  4. Der Auftraggeber trägt die auf den Vertragsgegenstand entfallenden Betriebskosten in tatsächlich entstehender Höhe für
  5. Grundbesitzabgaben
  6. Kosten für Wasserverbrauch
  7. Kosten für Stromverbrauch
  8. Kosten der Schornsteinreinigung
  9. Energiekosten für die Beheizung
  10. Kosten der Gebäudeversicherung
  11. Abfallentsorgung
  12. Telefon- & Kassen & EC-Kartengebühren
  13. Kosten für Wasseraufbereitung inkl. Chemikalien und Feststoffe

 Haftung für das Betriebsobjekt, Versicherungen

  1. Der Auftragnehmer haftet im Rahmen der gesetzlichen Haftpflicht dem Auftraggeber gegenüber für alle von ihm und seinen Beauftragten oder Dritten, die sich in dem Betriebsobjekt aufhalten, verursachten Schäden.
  2. Der Auftraggeber hat das Betriebsobjekt gegen Feuer-, Leitungswasser-, Sturm- und Einbruchdiebstahlschäden versichert. Dieser Versicherungsschutz wird auch für die Dauer dieses Vertrages beibehalten.
  3. Der Auftragnehmer hat für ausreichende Sicherheitsvorkehrungen zu sorgen. Er haftet für die von ihm und seinen Erfüllungsgehilfen verursachten Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die in Erfüllung und bei Gelegenheit der vertraglichen Verbindlichkeiten entstehen.

Die Haftung umfasst bei Verlust eines dem Auftragnehmer oder seinen Gehilfen ausgehändigten Gruppen-, Haupt- oder Generalschlüssels auch den Ersatz der entsprechenden Schließanlage.

Entstandene Schäden sowie der Verlust der ihm oder den von ihm eingesetzten Personal anvertrauten Schlüssel sind dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

  1. Der Auftraggeber haftet nicht für die Folgen von Unfällen, die der Auftragnehmer oder seine Gehilfen bei der Ausführung ihrer Tätigkeit erleiden. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit des Auftraggebers oder seiner Erfüllungsgehilfen; bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit gilt er außerdem nicht bei Schäden aufgrund fahrlässiger Pflichtverletzung des Auftraggebers oder vorsätzlicher oder fahrlässiger Pflichtverletzung seiner Erfüllungsgehilfen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber von entsprechenden Entschädigungsansprüchen und von Regressansprüchen freizuhalten.

  1. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber von etwaigen Ansprüchen dritter Personen, die bei der Ausführung der Arbeiten einen Schaden erleiden, freizustellen.
  2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für Vermögens-, Personen- und Bearbeitungsschäden eine Betriebshaftpflichtversicherung und eine Schlüsselversicherung abzuschließen und dem Auftraggeber bei Vertragsabschluss den Versicherungsnachweis zu erbringen.

Die Mindestsummen bei der Betriebshaftpflichtversicherung betragen bei

Personenschäden 10.000.000,00 € (pauschal)

Sach- und Vermögensschäden 3.000.000,00 €

Bearbeitungsschäden 100.000,00 €

Schlüsselverlustrisiko 100.000,00 €

  1. Der Auftragnehmer ist Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung.

 

Dauer des Vertrages / Kündigung

Das Vertragsverhältnis läuft auf unbestimmte Zeit. Die Vertragspartner haben das Recht, bis zum 30.06. (im ersten Vertragsjahr bis zum 30.09) eines Jahres, das Vertragsverhältnis zum Ende des Kalenderjahres schriftlich zu kündigen.

B

Bitte teilen Sie uns unverbindlich mit, ob Sie Interesse an einer Erbringung der gegenständlichen Leistung haben und ob für Sie die Beteiligung an dem beabsichtigten nachlaufenden Vergabeerfahren mit einem Teilnahmeantrag und einem erstverbindlichen Angebot, Verhandlungen und einem zweitverbindlichen Angebot und der Abschluss eines entsprechenden Betriebsführungsvertrages in Frage kommen.

 

Teilen Sie uns gerne Ihr Interesse mit bis möglichst zum 22.05.2025 gerne per E-Mail an die u.g. Adresse.

 

Bitte machen Sie mit Ihrer Interessenbekundung, wenn möglich Angaben wie folgt:

Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit

Der Auftraggeber fordert im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit der Interessenten als Beleg der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit der Interessenten die Vorlage der folgenden Unterlagen:

  1. entsprechende Bankerklärungen,
  2. Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung,
  3. Jahresabschlüsse oder Auszüge von Jahresabschlüssen, falls deren Veröffentlichung in dem Land, in dem der Interessent niedergelassen ist, gesetzlich vorgeschrieben ist,
  4. eine Erklärung über den Gesamtumsatz und gegebenenfalls den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags; eine solche Erklärung kann höchstens für die letzten drei Geschäftsjahre verlangt werden und nur, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind.

Kann ein Interessent aus einem berechtigten Grund die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber als geeignet angesehener Unterlagen belegen.

 

Angaben zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit

Der Auftraggeber fordert im Hinblick auf die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Interessenten als Beleg der erforderlichen technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Interessenten die Vorlage  der folgenden Unterlagen:

  1. geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers,
  2. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, unabhängig davon, ob diese dem Unternehmen angehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind,
  3. Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens,
  4. Studien- und Ausbildungsnachweise sowie Bescheinigungen über die Erlaubnis zur Berufsausübung für die Inhaberin, den Inhaber oder die Führungskräfte des Unternehmens, sofern diese Nachweise nicht als Zuschlagskriterium bewertet werden,
  5. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist,
  6. Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung das Unternehmen für die Ausführung des Auftrags verfügt,
  7. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt

 

Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124, 125 GWB

Der Auftraggeber fordert Erklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124, 125 GWB.

Angaben zu der Frage, ob die gegenständliche Leistung angeboten werden kann oder ob und wenn ja welche Anpassungen erforderlich sind

Angaben zum möglichen Betriebskonzept

Angaben zum angenommenen Zuschussbedarf in Form eines indikativen Angebotes

Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer in der Betriebsphase 2026 einen monatlichen Zuschuss in Höhe von … Euro zur Verfügung, wovon … Euro auf Personalkosten entfallen. Sollte die Betriebsphase keinen vollen Monat betragen, wird der Monat anteilig, also 1/30,5 berechnet. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer in der Vor- und Nachbereitungsphase 2026 einen Zuschuss in Höhe von … Euro zur Verfügung, wovon … Euro auf Personalkosten entfallen. Sollte diese Phase keinen vollen Monat betragen, wird der Monat anteilig, in diesem Fall 1/20,5 berechnet. Die Parteien gehen von einer Vor- und Nachbereitungsphase von 4 Wochen aus.

Weiterer Ablauf

Die Interessensbekundungen sind auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit, indikative Angebote zudem auf rechnerische Richtigkeit zu prüfen.

Der Auftraggeber kann die Interessenten unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.

Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der indikativen Angebote betreffen, beliebt vorbehalten.

Die Unterlagen sind vom Interessenten nach Aufforderung durch den Auftraggeber innerhalb einer von diesem festzulegenden angemessenen, nach dem Kalender bestimmten Frist vorzulegen.

Die Entscheidung zur und das Ergebnis der Nachforderung sind zu dokumentieren.

Nachlaufende Aufklärungsgespräche bleiben vorbehalten.

Ein Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung oder Auftragserteilung besteht nicht.

 C

Hinweis

Es handelt sich lediglich um eine Markterkundung.

Die rechtliche Grundlage für die Markterkundung findet sich in § 28 der Vergabeverordnung (VgV) sowie in § 20 der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Diese Regelungen erlauben es öffentlichen Vergabestellen, eine Marktabfrage vorzunehmen, um Informationen über den Markt, die Anbieter und die Preisstrukturen zu erhalten. Wichtig ist, dass die Markterkundung sich von einem Vergabeverfahren unterscheidet, da sie lediglich der Vorbereitung dient und keine bindenden Entscheidungen zur Auftragsvergabe getroffen werden.

Zu den wesentlichen Zielen der Markterkundung gehört es, den Beschaffungsbedarf genauer zu erfassen, die Auftragswertschätzung vorzunehmen und den Wettbewerbsgrundsatz zu wahren.

  Die Markterkundung bietet den Vergabestellen die Möglichkeit, den Beschaffungsbedarf präzise zu ermitteln und realistische Preisanfragen zu stellen. Dies führt zu einer genaueren Auftragswertschätzung und reduziert das Risiko von Fehlkalkulationen. Die gewonnenen Daten fließen direkt in die Erstellung der Leistungsbeschreibung ein, was zu einer passgenauen Ausschreibung führt.

  Förderung des Wettbewerbs und der Transparenz

Durch die Markterkundung wird sichergestellt, dass der Wettbewerbsgrundsatz gewahrt bleibt und alle potenziellen Anbieter gleiche Chancen haben. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle erhaltenen Rückmeldungen zu dokumentieren, um sicherzustellen, dass keine vorbefassten Unternehmen bevorzugt werden. Dies gewährleistet einen fairen Wettbewerb und eine rechtssichere Auftragsvergabe.

Die Durchführung der Markterkundung reduziert das Risiko von Fehlentscheidungen. Durch eine umfassende Marktanalyse können mögliche Probleme, wie beispielsweise die Nichtverfügbarkeit eines Beschaffungsgegenstands oder das Fehlen von Wettbewerbsalternativen, frühzeitig erkannt und vermieden werden.

Vorliegend werden gezielt einzelne Marktteilnehmer angesprochen.

Durch das Instrument der Markterkundung kann sich der öffentliche Auftraggeber einen Überblick über die in Betracht kommenden Unternehmen und auch die Preise durch Angebotseinholung im Vorfeld verschaffen.

Dadurch kann beispielsweise das Risiko vermindert werden, dass sich im Rahmen einer Ausschreibung nur ein Unternehmen als Bieter bewirbt und dieses Unternehmen dann in jedem Fall bezuschlagt werden muss, auch wenn dieses Unternehmen z.B. ein preislich sehr hohes Angebot abgegeben hat.

Wenn bereits die Markterkundung ergibt, dass letztlich nur ein Unternehmen in Frage kommt, kann im Einzelfall bei der Beschaffung durch entsprechende Dokumentation in der Vergabeakte mit guten Argumenten begründet werden, warum nur mit einem Unternehmen verhandelt wurde. Im Vergabevermerk kann in diesem Fall die vergaberechtliche Ausnahme von regelmäßig im Vergaberecht bestehenden Wettbewerbsgrundsatz begründet werden.

Das kann im Rahmen der Markterkundung z.B. dann der Fall sein, wenn zwar mehrere Unternehmen als potenzielle Bieter von der Vergabestelle angeschrieben werden, sich aber nur ein interessiertes Unternehmen zurückmeldet und damit nur eine Interessenbestätigung im Rahmen der einer Ausschreibung vorgelagerten Markterkundung erfolgt.

Eine der Ausschreibung vorangegangene Markterkundung kann in solchen Fällen eine wertvolle Hilfestellung für die vergaberechtskonforme Dokumentation im Rahmen des für das Vergabeprojekt anzufertigenden Vergabevermerks für die Vergabeakte sein.

Es liegt im Ermessen des Auftraggebers, wie viele und welche Anbieter kontaktiert werden.

Solange der Grundsatz des Wettbewerbs gewahrt wird, ist es nicht erforderlich, alle potenziellen Anbieter zu berücksichtigen. Die gewonnenen Informationen fließen direkt in die Erstellung der Vergabeunterlagen ein, insbesondere in die Leistungsbeschreibung, die Auftragswertschätzung sowie die Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien.

Das Ergebnis der Markterkundung kann dazu führen, dass direkt mit nur einem Unternehmen verhandelt werden kann. Das hat den Vorteil, dass kein eigentliches Vergabeverfahren durchzuführen ist, sondern im Einzelfall nur eine entsprechende Auftragsbekanntmachung. Dadurch kann eine Vergabe im Einzelfall erheblich beschleunigt werden und auch der Personalaufwand sowie der Zeitaufwand bei dem öffentlichen Auftraggeber reduziert werden.

Die Markterkundung kann sowohl im Oberschwellenbereich als auch im Unterschwellenbereich vor der eigentlichen Vergabe und damit der eigentlichen Ausschreibung von der öffentlichen Hand, also z.B. einer Behörde, einer Kommune oder Stadt oder einer sonstigen Beschaffungstelle durchgeführt werden.

 

Markterkundung und die Möglichkeit einer beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

Die Markterkundung wird nicht nur der Vorbereitung der Leistungsbeschreibung und der Kostenschätzung dienen, sondern auch die Grundlage für die Wahl eines geeigneten Vergabeverfahrens bilden. Insbesondere bietet sich nach einer sorgfältig durchgeführten Markterkundung die Möglichkeit, eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb durchzuführen, sofern dies rechtlich zulässig ist.

Gemäß § 14 Abs. 3 VgV können öffentliche Auftraggeber beispielsweise eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wählen, wenn die Anzahl der potenziellen Bieter aufgrund objektiver Kriterien begrenzt ist.

Die Markterkundung spielt hierbei eine entscheidende Rolle, da sie die Grundlage für die Auswahl der Unternehmen bildet, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.

Ziel ist es, die Markterkundung so zu gestalten, dass ein Überblick über die Leistungsfähigkeit, Eignung und Erfahrung der relevanten Anbieter gewonnen wird.

Die Ergebnisse der Markterkundung können dabei herangezogen werden, um Unternehmen einzuladen, die spezifische Anforderungen erfüllen, wie z. B. Expertise oder Referenzen in ähnlichen Projekten.

Es ist jedoch essenziell, dass die Auswahl der Unternehmen den vergaberechtlichen Grundsätzen der Transparenz, Gleichbehandlung und Wettbewerbsförderung entspricht. Die Dokumentationspflicht nach § 8 VgV verlangt, dass die Kriterien und der Auswahlprozess nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert werden. Eine willkürliche oder unsachliche Beschränkung der Teilnehmeranzahl wäre rechtswidrig und könnte Anfechtungen nach §§ 160 ff. GWB nach sich ziehen.

Die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb bietet insbesondere in Bereichen mit komplexen Anforderungen wie im vorliegenden Fall Vorteile. Auftraggeber können gezielt Anbieter auswählen, die über die notwendige Fachkompetenz verfügen, und dadurch die Effizienz des Verfahrens steigern. Die Ergebnisse der Markterkundung sind hierbei ein entscheidendes Instrument, um eine sachgerechte und rechtlich einwandfreie Auswahl sicherzustellen.

Durch die Kombination aus Markterkundung und beschränktem Verfahren kann die öffentliche Hand somit eine passgenaue und wirtschaftliche Beschaffung gewährleisten, ohne den Wettbewerbsgrundsatz zu verletzen. Voraussetzung bleibt jedoch, dass die Auswahl der Unternehmen transparent und diskriminierungsfrei erfolgt.

Einhaltung der Grenzen der Markterkundung

Trotz der zahlreichen Vorteile unterliegt die Markterkundung einigen rechtlichen Beschränkungen. Insbesondere darf sie nicht dazu missbraucht werden, lediglich Preisinformationen einzuholen, ohne eine tatsächliche Beschaffung beabsichtigt zu haben. § 28 Abs. 2 VgV und § 20 Abs. 2 UVgO legen fest, dass Vergabeverfahren nicht nur zur Ermittlung von Kosten und Preisen durchgeführt werden dürfen.

Daher stellt der Auftraggeber klar, dass die Markterkundung unverbindlich ist und nicht in eine faktische Vergabe übergehen darf und wird.

Teilnehmende Unternehmen dürfen keine Erwartungen an eine unmittelbare Auftragsvergabe knüpfen, und die Teilnahme ist grundsätzlich freiwillig. Ebenso darf kein Informationsvorsprung entstehen, der einem Unternehmen im späteren Vergabeverfahren einen unlauteren Vorteil verschaffen könnte. Falls ein Unternehmen durch die Markterkundung dennoch einen Wissensvorsprung erlangt, muss dieser durch Maßnahmen wie eine erweiterte Informationsvergabe an alle Bieter ausgeglichen werden.

 

Risiken der Abgrenzung zur unzulässigen Vergabepraxis

Die Markterkundung unterliegt strikten vergaberechtlichen rechtlichen Vorgaben, um eine unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens und Verstöße gegen die Grundsätze des Vergaberechts, insbesondere die Gleichbehandlung, Transparenz und Wettbewerbsförderung, zu verhindern. Es ist eine sogenannte unzulässige Vorbefassung zu vermeiden, also dass ein im Rahmen der Markterkundung interessiertes Unternehmen über einen Wissensvorsprung gegenüber anderen Bieter verfügt für die Zuschlagserteilung.

 

Umgehung der Ausschreibungspflicht

Eine Markterkundung, die in eine faktische Vergabe übergeht, verstößt gegen § 28 Abs. 2 VgV, da die Markterkundung ausdrücklich nur der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens dienen darf. Dies schließt insbesondere verbindliche Preisanfragen oder eine verdeckte Beauftragung aus.

Der unverbindliche Charakter der Markterkundung wird den teilnehmenden Unternehmen klar kommuniziert.

Es werden keine Vereinbarungen getroffen, die den Eindruck einer Vorfestlegung oder einer rechtswidrigen Direktvergabe erwecken könnten.

D

Gerne sehen wir Ihrer form- und fristgerechten Interessenbekundung entgegen.

Download zusätzliche Dateien und Informationen

«

 

»



Ingenieur(e) Nachtragsmanagement gesucht

 

Wir suchen:

Ingenieur(e) Nachtragsmanagement

Besondere Anforderungen für die Prüfung / Beurteilung baubetrieblicher Forderungen der AN (Bauzeitennachträge):

1. (Fach-) Hochschulabschluss / Master Bauingenieurwesen oder nachgewiesene, entsprechend gleichwertige Berufserfahrung

2. Nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung bei der ganzheitlichen Prüfung von Bauzeitennachträgen (inhaltlich / monetär): Untersetzung der erforderlichen Kenntnisse anhand einer Projektliste incl. Benennung der ausgeführten, baubetrieblichen Prüfleistungen

3. Sehr gute Kenntnisse bei der Prüfung und Beurteilung geltend gemachter bauzeitlicher Forderungen schnittstellenübergreifend (Berücksichtigung baubetrieblicher ineinandergreifenden Bauabläufen, Abhängigkeiten Berücksichtigung bei den Abhängigkeiten zu Terminplänen / Bauabläufen tangierender Vergabepakete, Gewerke

4. Sehr gute Kenntnisse bei der Prüfung der kausalen Zusammenhänge der Bauzeitverlängerungen und der Mehrkostenpositionen, Prüfung der geltend gemachten Mehrkostenpositionen hinsichtlich ersparter Aufwendungen dem Grunde nach und der Zuwendungsfähigkeit von Bundesmittel.

5. Sehr gute Kenntnisse bei der Analyse, Erstellung, Fortschreibung von Terminplänen analog zum Baufortschritt einschl. fortlaufender Zuordnung, Prüfung, Beurteilung, Dokumentation der Störungssachverhalte / Verzüge o. bauzeitlicher Optimierungen, Erstellung von Terminplänen zur Auswertung und Fortschreibung des Bauablaufes einschl. Darstellung u. Auswertung des kritischen Weges

6. Sehr gute Kenntnisse bei der Prüfung / Beurteilung von Schadensersatzansprüchen nach § 6 Nr. 6 VOB/B und von Forderungen aufgrund angeblicher Produktivitätsverluste

7. (Nachweis mindestens 5 Referenzvorhaben in Tabellenform mit folgenden Angaben: Projektbezeichnung, Auftraggeber, Auftragsvolumen, Auftragsjahr, Position, Tätigkeit; außerdem Nachweis über Qualifikationsmaßnahmen) baubetriebliche

8. Nachweise EDV-Qualifikationen: Seminare / Erbringung Referenzlisten zur Anwendung der erforderlichen EDV – Anwendungen über die vergangenen letzten 5 Jahre.

Assistenz Nachtragsmanagement

zur Unterstützung der Ingenieure Nachtragsmanagement bei der NT-Bearbeitung:

1. praktische Erfahrungen in der Planung / Realisierung oder Vertragsabwicklung in den Bereichen Hochbau, Tiefbau, Konstruktiver Ingenieurbau sowie Verkehrsanlagen und Ausrüstungsgewerke (insb. Leit- und Sicherungstechnik und Elektrotechnik), nachgewiesene, langjährige Berufserfahrung im Bauwesen, mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im HOAI- / VOB/B-Nachtragsmanagement im Eisenbahninfrastrukturbereich (Nachweis Referenzprojekte d. letzten 5 Jahre in Tabellenform mit folgenden Angaben: Projektbezeichnung, Auftraggeber, Auftragsjahr, Auftragsvolumen, Schulungsnachweise HOAI / VOB/B)

2. Nachweise EDV-Qualifikationen: Position, Tätigkeit; Erbringung Referenzlisten zur Anwendung der erforderlichen EDV – Anwendungen über die vergangenen letzten 4 Jahre:

«

 

»



Beschaffung von HIS/ CMS und KIS im Verhandlungsverfahren mit TW

 

von Thomas Ax

Hochschulinformationssysteme (HIS) oder Campus-Management-Systeme (CMS) sind IT-Systeme, die der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus (Studierenden-, Kurs- und Prüfungsverwaltung etc.) sowie weiterer Aufgabenfelder der Hochschulverwaltung dienen. Die Verarbeitung und Präsentation studien-, lehr- oder prüfungsbezogener Informationen erfolgt dabei im Sinne des E-Campus zunehmend durch internetbasierte Hochschulportale mit Selbstbedienungsfunktionen. Die Nachfrage nach einer IT-gestützten Abwicklung hochschulischer Geschäftsprozesse zur Entlastung von Hochschulverwaltungen hat im Zuge der Modularisierung der Studiengänge und weiterer Reformschritte an europäischen Hochschulen zu Beginn des 21. Jahrhunderts deutlich zugenommen.

Leistungsumfang

Der Leistungsumfang der modular strukturierten Hochschul-Management-Systeme unterschiedlicher Anbieter weicht erheblich voneinander ab. Zu den Kernanwendungen werden häufig folgende Geschäftsprozesse gerechnet, deren internetgestützte Bearbeitung durch Studierende, Lehrende oder Bedienstete moderne Hochschulinformationssysteme auf der Basis eines differenzierten Rechtesystems ermöglichen:

  • Bewerbungs- und Zulassungsverfahren
  • Studierendenverwaltung
  • Studiengangs- und Prüfungsordnungsmodellierung
  • Veranstaltungsplanung (u. a. Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses sowie der Regel- und individuellen Stundenpläne)
  • Lehrraummanagement
  • Teilnehmermanagement (An- und Abmeldung, Zulassung und Verteilung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen)
  • Studiengangskoordination (u. a. Planung des Semesterangebots und Sicherstellung der Studierbarkeit)
  • Prüfungsmanagement (u. a. Notenverbuchung, Anrechnung von Leistungen, Verwaltung von Abschlussarbeiten)
  • Organisationsdatenverwaltung (z. B. Gebäude- und Hörsaal-Pläne, E-Mail- und Telefonverzeichnis der Fakultäten, Institute, Abteilungen, Bediensteten etc.).

Auch zur Abbildung von Verwaltungsprozessen in den Bereichen Human Resources, Rechnungswesen, Controlling oder Computer-Aided Facility Management (CAFM) werden Hochschul-Management-Systeme herangezogen. Im Zuge einer Ausdifferenzierung der Anforderungen an den Hochschulen werden ergänzende Funktionen wie Alumniverwaltung und Marketing, Kursevaluation, Praktikumsmanagement oder überschneidungsfreie Stundenplanung in das Leistungsspektrum etablierter Systeme aufgenommen. Angesichts der wachsenden Komplexität der verzweigten IT-Landschaft an Hochschulen ist eine stärkere Integration von Hochschul-Management-Systemen mit weiteren IT-Applikationen erforderlich.

 

Krankenhausinformationssysteme (KIS) sind das Rückgrat des digitalen Gesundheitswesens, indem sie eine effiziente Patientenversorgung, Datenmanagement und administrative Prozesse ermöglichen. Die jüngste Ankündigung von SAP, die Unterstützung für das etablierte IS-H System bis Ende 2030 einzustellen, hat viele Krankenhäuser vor die Herausforderung gestellt, nach neuen, zukunftsfähigen KIS-Lösungen zu suchen.

 

Das Verfahren und der Auftragsgegenstand HIS/CMS und KIS sind komplex unter den folgenden Gesichtspunkten:

Komplexität des Beschaffungsvorhabens
Es handelt sich um hochkomplexe Softwarelösungen mit individuellen Anforderungen, die eine intensive Abstimmung zwischen Anbieter und Auftraggeber erfordert. Lösungen müssen angepasst und spezifische Anforderungen berücksichtigt werden können.

Anpassungsbedarf an individuelle Anforderungen
Der AG Hochschule/ Krankenhaus hat spezifische Prozesse und Workflows, die berücksichtigt werden müssen. Anbieter müssen ihre Lösungen detailliert präsentieren und an die Anforderungen des AG anpassen können.

Mangel an Standardlösungen
Für HIS und KIS gibt es keine universellen Standardlösungen, die alle Anforderungen abdecken. Unterschiedliche Ansätze und Technologien müssen verglichen werden können.

Integration in bestehende Systeme
HIS und KIS müssen nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden. Technische Kompatibilitäten und Schnittstellen müssen intensiv besprochen werden können.

Notwendigkeit des Dialogs mit Anbietern
HIS-/ KIS-Anbieter bieten oft unterschiedliche technische Ansätze und Module an. Es ist wichtig, diese im Dialog zu bewerten und Details zu klären.

Innovationspotenzial
Die IT-Branche entwickelt sich schnell. Innovative Lösungen müssen diskutiert, verglichen und berücksichtigt werden können.

Budget- und Wirtschaftlichkeitsfragen
Es muss die Möglichkeit bestehen, im Dialog Kostenmodelle zu diskutieren, um sicherzustellen, dass die Lösung wirtschaftlich tragfähig ist und das Budget optimal genutzt wird.

Sicherstellung von Datenschutz und IT-Sicherheit
Da HIS-/CIS-/KIS-Lösungen besonders hohe Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit haben und die Sicherheit nicht nur produktinhärente Aspekte hat, müssen Anbieter genauer überprüft werden können.

Daraus ergeben sich nicht lediglich Aufklärungs- sondern Verhandlungs- und Dialognotwendigkeiten.

 

Ein Offenes Verfahren und ein Nichtoffenes Verfahren kommen nicht in Betracht.

 

Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Frist unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf.

Der öffentliche Auftraggeber kann die Frist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig. Bei einem nicht offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Teilnahmefrist unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf.

Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Angebot einreichen. Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, gemäß § 51 VgV begrenzen. Die Angebotsfrist beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Mit Ausnahme oberster Bundesbehörden kann der öffentliche Auftraggeber die Angebotsfrist mit den Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, im gegenseitigen Einvernehmen festlegen, sofern allen Bewerbern dieselbe Frist für die Einreichung der Angebote gewährt wird. Erfolgt keine einvernehmliche Festlegung der Angebotsfrist, beträgt diese mindestens zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Angebotsfrist gemäß Absatz 5 unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe, nicht unterschreiten darf. Der öffentliche Auftraggeber kann die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. Verhandlungen, insbesondere über Änderungen der Angebote oder Preise, sind unzulässig.

 

Als Verfahrensart empfehlen wir ein Verhandlungsverfahren mit TW nach GWB/ VgV.

 

Bei einem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können ein Erstangebot einreichen. Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, gemäß § 51 VgV begrenzen. Die Frist für den Eingang der Erstangebote beträgt beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.

Der öffentliche Auftraggeber kann die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert.

Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom öffentlichen Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien.

Der öffentliche Auftraggeber kann den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten, wenn er sich in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung diese Möglichkeit vorbehalten hat.

Sofern der öffentliche Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen darauf hingewiesen hat, kann er die Verhandlungen in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen abwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. In der Schlussphase des Verfahrens müssen noch so viele Angebote vorliegen, dass der Wettbewerb gewährleistet ist, sofern ursprünglich eine ausreichende Anzahl von Angeboten oder geeigneten Bietern vorhanden war.

Der öffentliche Auftraggeber stellt sicher, dass alle Bieter bei den Verhandlungen gleichbehandelt werden. Insbesondere enthält er sich jeder diskriminierenden Weitergabe von Informationen, durch die bestimmte Bieter gegenüber anderen begünstigt werden könnten. Er unterrichtet alle Bieter, deren Angebote nicht gemäß Absatz 12 ausgeschieden wurden, in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs über etwaige Änderungen der Leistungsbeschreibung, insbesondere der technischen Anforderungen oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen, die nicht die Festlegung der Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien betreffen. Im Anschluss an solche Änderungen gewährt der öffentliche Auftraggeber den Bietern ausreichend Zeit, um ihre Angebote zu ändern und gegebenenfalls überarbeitete Angebote einzureichen. Der öffentliche Auftraggeber darf vertrauliche Informationen eines an den Verhandlungen teilnehmenden Bieters nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergeben. Eine solche Zustimmung darf nicht allgemein, sondern nur in Bezug auf die beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen erteilt werden.

Beabsichtigt der öffentliche Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, so unterrichtet er die verbleibenden Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter Angebote fest. Er vergewissert sich, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und entscheidet über den Zuschlag auf der Grundlage der Zuschlagskriterien.

In einem Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb nach § 14 Absatz 4 Nummer 3 ist der öffentliche Auftraggeber von den Verpflichtungen der §§ 9 bis 13, des § 53 Absatz 1 sowie der §§ 54 und 55 VgV befreit.

Denkbar wäre auch ein Wettbewerblicher Dialog.

 

In der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen zur Durchführung eines wettbewerblichen Dialogs beschreibt der öffentliche Auftraggeber seine Bedürfnisse und Anforderungen an die zu beschaffende Leistung. Gleichzeitig nennt und erläutert er die hierbei zugrunde gelegten Zuschlagskriterien und legt einen vorläufigen Zeitrahmen für den Dialog fest.

Der öffentliche Auftraggeber fordert eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Mit dem Teilnahmeantrag übermitteln die Unternehmen die vom öffentlichen Auftraggeber geforderten Informationen für die Prüfung ihrer Eignung.

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge beträgt mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung.

Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen dazu aufgefordert werden, können am Dialog teilnehmen. Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl geeigneter Bewerber, die zur Teilnahme am Dialog aufgefordert werden, gemäß § 51 VgV begrenzen.

Der öffentliche Auftraggeber eröffnet mit den ausgewählten Unternehmen einen Dialog, in dem er ermittelt und festlegt, wie seine Bedürfnisse und Anforderungen am besten erfüllt werden können. Dabei kann er mit den ausgewählten Unternehmen alle Aspekte des Auftrags erörtern. Er sorgt dafür, dass alle Unternehmen bei dem Dialog gleichbehandelt werden, gibt Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines Unternehmens nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Unternehmen weiter und verwendet diese nur im Rahmen des jeweiligen Vergabeverfahrens. Eine solche Zustimmung darf nicht allgemein, sondern nur in Bezug auf die beabsichtigte Mitteilung bestimmter Informationen erteilt werden.

Der öffentliche Auftraggeber kann vorsehen, dass der Dialog in verschiedenen aufeinanderfolgenden Phasen geführt wird, sofern der öffentliche Auftraggeber darauf in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen hingewiesen hat. In jeder Dialogphase kann die Zahl der zu erörternden Lösungen anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien verringert werden. Der öffentliche Auftraggeber hat die Unternehmen zu informieren, wenn deren Lösungen nicht für die folgende Dialogphase vorgesehen sind. In der Schlussphase müssen noch so viele Lösungen vorliegen, dass der Wettbewerb gewährleistet ist, sofern ursprünglich eine ausreichende Anzahl von Lösungen oder geeigneten Bietern vorhanden war.

Der öffentliche Auftraggeber schließt den Dialog ab, wenn er die Lösungen ermittelt hat, mit denen die Bedürfnisse und Anforderungen an die zu beschaffende Leistung befriedigt werden können. Die im Verfahren verbliebenen Teilnehmer sind hierüber zu informieren.

Nach Abschluss des Dialogs fordert der öffentliche Auftraggeber die Unternehmen auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot vorzulegen. Die Angebote müssen alle Einzelheiten enthalten, die zur Ausführung des Projekts erforderlich sind. Der öffentliche Auftraggeber kann Klarstellungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten verlangen. Diese Klarstellungen oder Ergänzungen dürfen nicht dazu führen, dass wesentliche Bestandteile des Angebots oder des öffentlichen Auftrags einschließlich der in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedürfnisse und Anforderungen grundlegend geändert werden, wenn dadurch der Wettbewerb verzerrt wird oder andere am Verfahren beteiligte Unternehmen diskriminiert werden.

Der öffentliche Auftraggeber hat die Angebote anhand der in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien zu bewerten. Der öffentliche Auftraggeber kann mit dem Unternehmen, dessen Angebot als das wirtschaftlichste ermittelt wurde, mit dem Ziel Verhandlungen führen, im Angebot enthaltene finanzielle Zusagen oder andere Bedingungen zu bestätigen, die in den Auftragsbedingungen abschließend festgelegt werden. Dies darf nicht dazu führen, dass wesentliche Bestandteile des Angebots oder des öffentlichen Auftrags einschließlich der in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festgelegten Bedürfnisse und Anforderungen grundlegend geändert werden, der Wettbewerb verzerrt wird oder andere am Verfahren beteiligte Unternehmen diskriminiert werden.

Der öffentliche Auftraggeber kann Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen.

Der Vorteil des wettbewerblichen Dialogs besteht insbesondere darin, dass der Auftraggeber den Beschaffungsvorgang ergebnisoffen angehen kann und die Unternehmen ihrerseits eigene Ideen einbringen und (im Fall der Auftragserteilung) selbst realisieren können.

 

Üblicherweise hat der Auftraggeber Vergabereife soweit herzustellen, dass eine bestimmte Leistung ausgeschrieben werden kann. Dies gilt streng im offenen und nicht offenen Verfahren. Aber selbst im Verhandlungsverfahren darf sich der wesentliche Gegenstand der Beschaffung nicht ändern. Kennt der Auftraggeber die Lösung für seinen Bedarf noch nicht genau genug, muss er daher zwecks Entscheidungsfindung bereits vor Erteilung des eigentlichen öffentlichen Auftrags einen gesonderten Auftrag erteilen (und gegebenenfalls ausschreiben). Dabei kann es sich bei Bauaufträgen und anderen immobilienbezogenen Geschäften um eine Machbarkeitsstudie oder einen Architektenwettbewerb handeln. Bei Dienstleistungen und Lieferleistungen können je nach dem Gegenstand der Beschaffung spezifische Beratungsleistungen in Anspruch genommen werden.

Dies erspart sich der Auftraggeber beim wettbewerblichen Dialog. Sofern ihm die Beschreibung des Auftragsgegenstands objektiv unmöglich ist, kann er die Ideen der Unternehmen ins Verfahren miteinbeziehen. Oder, wie es Erwägungsgrund 42 der neuen Vergaberichtlinie von 2014 zutreffend ausdrückt: „Der wettbewerbliche Dialog hat sich in Fällen als nützlich erwiesen, in denen öffentliche Auftraggeber nicht in der Lage sind, die Mittel zur Befriedigung ihres Bedarfs zu definieren oder zu beurteilen, was der Markt an technischen, finanziellen oder rechtlichen Lösungen zu bieten hat.“

Für die Unternehmen besteht der Vorteil, dass sie ihren Lösungsvorschlag selbst realisieren dürfen. Gerade Investoren, die oftmals Teilnehmer im wettbewerblichen Dialog sind, werden ihre guten und praktikablen Ideen verständlicherweise nur dann preisgeben, wenn sie auch im Zuge der Realisierung davon profitieren können, statt dies einem anderen zu überlassen.

Neudeutsch eine win-win-Situation also: Der Auftraggeber kauft eine praktikable Leistung aus einer Hand ein, die Unternehmen können ihre Vorstellungen und ihr Know-how einbringen.

Aus dem wettbewerblichen Dialog ergeben sich in der Dialogphase erhebliche Vorteile.

Diese Vorteile werden in der Angebotsphase verspielt, weil hier notwendige Verhandlungen nicht möglich sind.

 

Die Europäische Kommission bezeichnet den Spielraum des öffentlichen Auftraggebers nach Vorlage der Angebote als eher gering. Dabei wird auf das allgemeine Verhandlungsverbot und auf den letzten Satz des 31. Erwägungsgrundes der VKR verwiesen, welcher den Wettbewerb unter den Bietern und deren Gleichbehandlung in diesem Verfahrensstadium schützt, „Erläuterungen – Wettbewerblicher Dialog – Klassische Richtlinie“ der Europäischen Kommission vom 05.10.2005, 1 (Dok. CC/2005/04_rev1) abrufbar unter: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/explan-notes/classic-dir-dialogue_de.pdf, im Folgenden: „Erläuterungen der Europäischen Kommission“. Ein generelles Verhandlungsverbot nach Einreichung der Angebote war in Art 30 Abs. 1 letzter Satz des Erstvorschlags der VKR deutlich festgehalten. Dazu ist auch in der Begründung des Erstvorschlags der VKR unter Punkt 3.8. letzter Satz festgehalten: „Die Angebote werden anhand der Zuschlagskriterien geprüft, und der Auftrag wird ohne jede weitere Möglichkeit zur Verhandlung vergeben.“ Zusammenfassend muss man zu dem Schluss kommen, dass sich beim wettbewerblichen Dialog kein Spielraum für Verhandlungen nach Einreichung der endgültigen Angebote der Bieter eröffnet. Einerseits ist in den zitierten Bestimmungen der VKR ein Verhandeln nicht ausdrücklich vorgesehen. Hätte diese Möglichkeit eröffnet werden sollen, wäre ein ausdrückliches Festlegen die logische Konsequenz gewesen. Andererseits reicht die Erlaubnis zur Präzisierung, Klarstellung und Ergänzung nicht aus, um ein Verhandeln über Angebote zu rechtfertigen. Unter Präzisierung ist nämlich die nähere Bestimmung von bereits ausgeführten Inhalten zu verstehen. Durch Klarstellungen sollen wiederum mehrdeutige Verständnismöglichkeiten vermieden werden und das Ergänzen soll lediglich Feinjustierungen zulassen. Nun stellt mit Sicherheit die Dialogphase eine Komponente der gewonnenen Flexibilität durch den wettbewerblichen Dialog dar. Doch wäre zu wünschen, dass auch beim wettbewerblichen Dialog Nachverhandlungen über eingereichte Angebote wie beim Verhandlungsverfahren als zulässig erachtet werden, um die durch die Dialogphase erhaltenen Vorteile des wettbewerblichen Dialoges nicht in der Angebotsphase des Verfahrens wieder zu verspielen. Aus dem Nachverhandlungsverbot folgt nämlich, dass der Auftraggeber– um sicher zu gehen, in allen Belangen zufriedenstellende Angebote zu erhalten – sämtliche Detailfragen des Vorhabens, auch wenn sie nicht besonders komplexe Punkte betreffen, in der Dialogphase mit den Teilnehmern erörtern muss. Dies führt zu einer unerwünschten Verfahrensverzögerung bei einem Verfahren, das ohnehin schon einen hohen Zeit- und Kostenaufwand für alle Beteiligten erwarten lässt. Das diesbezügliche Gegenargument, für das Fine-Tuning sollten beim wettbewerblichen Dialog sogar noch engere Grenzen als beim offenen und nicht offen Verfahren gelten, da der Kontakt zwischen Auftraggebern und Bietern schon vor Einreichung der Angebote in ausreichendem Maß stattgefunden habe, geht daher ins Leere.

 

Das Verhandlungsverfahren mit TW kann für zulässig gehalten werden unter den folgenden Gesichtspunkten des § 14 Abs. 3 VgV. Danach kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb oder im wettbewerblichen Dialog vergeben, wenn 1. die Bedürfnisse des öffentlichen Auftraggebers nicht ohne die Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erfüllt werden können, 2. der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst, 3. der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann, … Die Ausnahmetatbestände für die Wahl eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 1 – 3 VgV sind eng auszulegen. Sie betreffen nur besonders komplexe oder konzeptionelle/innovative Beschaffungen. Vorliegend handelt es sich um eine besonders komplexe und konzeptionelle/innovative Beschaffung.

Anpassung bereits verfügbarer Lösungen erforderlich (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 VgV)

Die Wahl des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb ist insbesondere dann zulässig und sinnvoll, wenn zwar grundsätzlich klar ist, welche Leistung im Einzelfall benötigt wird, diese aber auf die konkreten Bedürfnisse des Auftraggebers im Einzelfall angepasst werden muss (§ 14 Abs. 3 Nr. 1 VgV).

Die Möglichkeit von Verhandlungen ermöglicht in diesem Fall insbesondere die Einbeziehung von Markt-Know-how der Anbietermärkte, etwa durch die Möglichkeit der Anpassung von Inhalten der Leistungsbeschreibung und der Vertragsbedingungen im Vergabeverfahren und auch nach Angebotsabgabe. Bei entsprechender Verfahrensstrategie, -gestaltung und -führung unter Berücksichtigung der Vergabegrundsätze können in geeigneten Fällen über Verhandlungen auch preisliche Optimierungen für den Auftraggeber erreicht werden.

Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV)

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist auch dann zulässig, wenn der zu vergebende Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst (§ 14 Abs. 3 Nr. 2 VgV). Lösungen sind insbesondere dann innovativ, wenn es um die Realisierung von neuen oder deutlich verbesserten IT-Lösungen geht. Um konzeptionelle Lösungen geht es oftmals in komplexeren IT-Projekten, wenn den Bietern/Auftragnehmern Freiräume bei der Angebotsgestaltung/Auftragsausführung verbleiben (beispielsweise im Rahmen eines im Vergabeverfahren von den Bietern geforderten Implementierungs- oder Migrationskonzepts). Konzeptionelle Lösungen der Bieter sind außerdem regelmäßig bei funktionalen und teilfunktionalen Leistungsbeschreibungen relevant, die oftmals Gegenstand von IT-Beschaffungen sind.

Auftrag kann aufgrund konkreter Umstände nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden (§ 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV)

Das Verhandlungsverfahren ist zudem dann zulässig, wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann (§ 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV). Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn Auftragsgegenstand komplexe IT-Projekte der Informations- und Kommunikationstechnologie sind.

 

Die Durchführung einer Markterkundung vor der Ausschreibung eines neuen HIS/CIS/KIS ist ein entscheidender Schritt, der auf der Grundlage der strategischen Planung des Krankenhauses basiert. Diese vorbereitende Maßnahme ermöglicht es den Verantwortlichen, ein tiefgreifendes Verständnis des Marktes, der verfügbaren KIS-Produkte, Dienstleistungen und der potenziellen Anbieter zu gewinnen. Sie dient dazu, die Spezifikationen und Anforderungen der Ausschreibung präzise zu definieren und sicherzustellen, dass diese realistisch und für das spezifische Umfeld des Krankenhauses geeignet sind.

Indem sich die Entscheidungsträger ein klares Bild von der aktuellen Marktsituation verschaffen, können sie die Wettbewerbsfähigkeit ihrer Ausschreibung erhöhen und potenzielle Risiken minimieren. Eine gründliche Markterkundung trägt somit wesentlich dazu bei, die Grundlage für eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie für das HIS/CIS/KIS zu legen, die nicht nur auf den gegenwärtigen Bedürfnissen, sondern auch auf der langfristigen Vision und den Zielen des Krankenhauses basiert.

 

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden von den Anbietern zunächst Informationen über ihre Qualifikationen, Referenzen und möglicherweise erste Lösungskonzepte eingereicht. Anhand dieser Unterlagen erfolgt eine Vorauswahl, bei der die Krankenhäuser die Anbieter identifizieren, die in die engere Auswahl kommen und zur Abgabe eines detaillierten Angebots aufgefordert werden. Dieser Schritt ermöglicht es, den Fokus auf die Anbieter zu legen, die am besten geeignet sind, die spezifischen Anforderungen des Krankenhauses zu erfüllen.

 

Die Verhandlung im Verhandlungsverfahren ist so wettbewerblich wie möglich zu gestalten.

Begrenzt ist der mögliche Inhalt von Verhandlungen in Verhandlungsverfahren stets durch den Inhalt der europaweiten Bekanntmachung. Beispielsweise können wesentliche Leistungen, die dort aufgeführt waren, nicht ohne weiteres im Verhandlungsweg entfallen. Ebenso können Kerninhalte der Vergabeunterlagen und vor allem der Leistungsbeschreibung nicht wesentlich modifiziert, reduziert oder erweitert werden. Dies gilt vor allem dann, wenn Bieter, die aufgefordert wurden, Angebote abzugeben, von einer Angebotsabgabe aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Machbarkeit Abstand genommen haben und später eben diese Machbarkeitsprobleme Verhandlungsgegenstand werden.

Es empfiehlt sich aufgrund der erkennbaren Abgrenzungsmöglichkeiten, dass der Auftraggeber in den Bewerbungsbedingungen selbst klarstellt, worüber er in dem Verhandlungsverfahren verhandeln wird und worüber nicht. Dabei sollte nicht nur der Verhandlungsgegenstand inhaltlich näher konkretisiert werden (z.B. Leistungsbereich Softwareentwicklung oder Preisanpassungsmodell). Es sollte auch klargestellt werden, welche Bestandteile der Vergabeunterlagen im Zuge des Verhandlungsverfahrens gegebenenfalls angepasst werden. Sofern hierzu keine klaren Aussagen getroffen werden, führt dies regelmäßig zu Diskussionen, wie etwa zur Frage, ob Ausschlusskriterien modifiziert oder gar gestrichen werden können oder nicht, ob man das Preisblatt anpassen darf oder nicht oder ob man eine Hauptleistung in eine optionale Leistung umwandeln darf oder nicht. Im Zweifel sollte man sich in den Bewerbungsbedingungen eher weit gefasste Handlungsspielräume ausbedingen.

Es ist auch daran zu denken, solche Handlungsspielräume bereits in der Bekanntmachung auszuführen. Dies verhindert, dass potenzielle Bieter, die sich nicht am Verfahren beteiligen, später nach konkreter Kenntnis über Verhandlungsgegenstände beanstanden, der Verhandlungsspielraum sei überschritten worden.

Keinesfalls darf im Weg der Verhandlung der eigentliche Vergabegegenstand in seinem Wesenskern geändert werden. Schließlich ist stets zu beachten, dass auch im Verhandlungsverfahren der Grundsatz der Selbstbindung des Auftraggebers Geltung hat. Danach hat sich der Auftraggeber an die selbst gesetzten Grundsätze zu halten. Teilt der Auftraggeber etwa mit, Ausschlusskriterien seien kein Gegenstand der Verhandlung, so kann er später auch keine Ausschlusskriterien modifizieren oder wegfallen lassen. Würde er dennoch diesen Weg beschreiten, so wäre ihm ein Verstoß gegen den Grundsatz der Selbstbindung vorzuwerfen.

Zur Wahrung der Gleichbehandlung ist darauf zu achten, dass die Verhandlungen mit allen Bietern gleich lange dauern und alle Bieter dieselben Fristen für die Abgabe modifizierter Angebote erhalten. Auf diese Weise ist eine gleich lange Vorbereitungszeit für jeden Bieter gewährleistet.

 

Zu der geplanten Verhandlung könnten die Bewerbungsbedingungen z.B. folgende Ausführungen enthalten:

„Verhandlungsverfahren
Von den insgesamt möglichen fünf Angeboten werden die drei Bieter mit den wirtschaftlichsten Angeboten zu einer ersten Verhandlungsrunde eingeladen. Die viert- und fünftplatzierten Angebote scheiden aus.
Die Verhandlungsrunde besteht aus einer anfänglichen mündlichen Leistungsprüfung und der eigentlichen Verhandlung.
In der ersten Verhandlungsrunde präsentieren die Bieter das Projektteam, das der Bieter für die Leistungen im Projekt zur Verfügung stellt und das die Schlüsselpositionen im Sinne des EVB-IT Systemvertrages einnimmt.
Nach der Beendigung der ersten Verhandlungsrunde findet eine erneute Angebotsbewertung unter Berücksichtigung der Verhandlungsergebnisse statt. Der vorläufige Termin der ersten Verhandlungsrunde ergibt sich aus …. Es wird gebeten sicherzustellen, dass im angegebenen Zeitraum personelle Ressourcen zur Verfügung stehen.
Die Bieter haben sicherzustellen, dass die sie bei der Präsentation vertretenden Personen über umfangreiche Verhandlungsvollmachten verfügen.
Es besteht die Möglichkeit, die Verhandlung in verschiedenen, aufeinander folgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, oder die zu erörternden Lösungen anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Sofern erforderlich, wird daher eine zweite Verhandlungsrunde mit mindestens zwei Bietern mit den wirtschaftlichsten Angeboten durchgeführt. Der Bieter mit dem drittplatzierten Angebot scheidet aus dem Verfahren aus.
Teilnehmer an den Verhandlungen
Auf Seiten der Vergabestelle werden mindestens teilnehmen:
Verantwortlicher für das Vergabeverfahren als Verhandlungsführer
• Geschäftsführer
• Justiziar
• Projektmanager

Auf Seiten des Bieters sollen bei der ersten Verhandlung mindestens folgende Personen teilnehmen.
• Geschäftsführer oder Prokurist oder sonstiges bevollmächtigtes Mitglied der Geschäftsleitung
• Der Projektmanager
• Ein Mitarbeiter, der für das Customizing maßgeblich verantwortlich ist
• Ein Mitarbeiter, der für die Programmierung maßgeblich verantwortlich ist

Gegenstand der Verhandlungen
Gegenstand der Verhandlungen ist die ausgeschriebene Leistung mit Ausnahme:
• der Liste der Ausschlusskriterien gem. Anlage A
• der rechtlichen Vorgaben des EVB-IT Systemvertrages
• der Ziele gemäß Ziffer … der Leistungsbeschreibung in Anlage A
• der geforderten Mindestfunktionalitäten gemäß Anlage …

Bewertung der Verhandlungen

Vor der eigentlichen Verhandlung hat der Bieter zunächst einen Fragenkatalog mündlich zu beantworten. Diese Fragen werden entweder zuvor allen Bietern mitgeteilt oder erst vor Ort übermittelt. Die Vergabestelle fertigt über das Ergebnis der Verhandlungsrunden ein Ergebnisprotokoll, das vor Ort von den Parteien unterschrieben wird.

Für die Beantwortung der Fragen können maximal … Leistungspunkte (LP) erzielt werden. Die Bewertungskriterien werden zuvor bekannt gegeben.

Das Ergebnis der mündlichen Befragung fließt in die Gesamtbewertung ein, indem die hier erzielten Leistungspunkte zu den bereits aufgrund der Angebote erhaltenen Leistungspunkte hinzu addiert werden.

Es erfolgt eine Neubewertung gemäß Ziffer ….

Sofern sich aufgrund der Verhandlung Bewertungskriterien der Anlage A und/oder der Preis ändern, erfolgt ebenfalls eine Neubewertung gemäß Ziffer ….“

 

Im Verhandlungsverfahren ist die Abfrage von initialen Vertragsangeboten als verbindlichen oder unverbindlichen (indikative) Angeboten möglich. Dies ermittelt sich durch Auslegung des für das Verhandlungsverfahren beachtlichen Art. 30 Abs. 2 Vergabekoordinierungsrichtlinie der EU (VKR).

“In den in Absatz 1 genannten Fällen verhandelt der öffentliche Auftraggeber mit den Bietern über die von diesen unterbreiteten Angebote, um sie entsprechend den in der Bekanntmachung, den Verdingungsunterlagen und etwaigen zusätzlichen Unterlagen angegebenen Anforderungen anzupassen und das beste Angebot im Sinne von Artikel 53 Absatz 1 zu ermitteln.”

Art 30, Abs. 2 VKR fordert also eine Verhandlung über von den Unternehmen unterbreitete „Angebote“ („Der Auftraggeber verhandelt“). Diese „Angebote“ können den Ausgangspunkt weiterer Verhandlungsgespräche bilden. Soweit sie im zivilrechtlichen Sinne hinreichend bestimmt sind, ist auch die Zuschlagserteilung auf einen solchen Vertragsvorschlag denkbar (siehe hierzu unten unter Ziffer 9 ). Ein Anspruch auf Nachverhandlung besteht nicht, wenn der Auftraggeber das Angebot in zulässiger Weise angenommen hat. Dies gilt erst Recht, wenn der Auftraggeber die Verfahrensteilnehmer ausdrücklich zur Abgabe eines abschließenden Angebots auffordert („last call“ oder “Best and Final Offer (BAFO”). Diese abschließenden Angebote sind grundsätzlich nicht mehr nachverhandelbar, es sei denn, gewichtige Gründe sprechen für eine Lösung der Selbstbindung des Auftraggebers. Dann muss aber mit allen Verfahrensteilnehmern erneut verhandelt werden. Ein gewichtiger Grund liegt etwa in einer vom Vergabevorschlag des Auftraggebers abweichenden Auffassung einer Aufsichtsbehörde. Nach einer getroffenen und den Verfahrensteilnehmern mitgeteilten Zuschlagsentscheidung sind infolge des weiter gefestigten Vertrauens der Verfahrensteilnehmer verschärfte Anforderungen an eine Durchbrechung der Selbstbindung zu stellen. Nur wenn besondere, außergewöhnliche Umstände vorliegen, ist die Möglichkeit erneuter Verhandlungen eröffnet.

 

Werden die Verfahrensteilnehmer ausdrücklich zur Abgabe indikativer (unverbindlicher Angebote) aufgefordert, ist es dem Auftraggeber verwehrt, eines der Angebote ohne weitere Verhandlung anzunehmen. Fehlen hingegen gegenteilige Äußerungen des Auftraggebers, müssen die Verfahrensteilnehmer auch im Verhandlungsverfahren damit rechnen, dass ein abgegebenes Angebot ohne weitere Verhandlungen angenommen wird Es besteht aber Uneinigkeit darüber, ob eine solche Annahme des Angebotes ohne Verhandlung zulässig ist und eine vergaberechtliche Verpflichtung der Vergabestelle zur Aufnahme von Verhandlungen besteht.

So führt das OLG Naumburg in seinem Beschluss vom 12.04.2012, Az. 2 Verg 1/12 aus: “Ein Verhandlungsverfahren ist gerade dadurch gekennzeichnet, dass in seinem Verlauf (interaktive) Verhandlungen zwischen dem Auftraggeber und dem Bieter über die Inhalte der Leistungen des künftigen Auftragnehmers, über die Vertragsbedingungen und auch über die Höhe und Zahlungsmodalitäten der durch den Auftraggeber zu zahlenden Vergütung nicht nur zulässig, sondern erforderlich sind, um den Vertragsinhalt, den der Auftraggeber nicht bereits in den Ausschreibungsunterlagen in allen Einzelheiten festschreiben konnte oder wollte, sukzessive zu fixieren (vgl. nur Kulartz in: Kulartz/ Marx/ Portz/ Prieß, VOL/A, a.a.O., § 3 EG Rn. 42). Ein Verhandlungsverfahren ohne Verhandlungen mit den Bietern „über die von diesen unterbreiteten Angebote, um sie … anzupassen und das beste Angebot i.S. von Art. 53 Abs. 1 VKR zu ermitteln“ (so ausdrücklich Art. 30 Abs. 2 VKR, ähnlich § 101 Abs. 5 GWB), ist kein Verhandlungsverfahren. Mit anderen Worten: Wählt der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren als Vergabeart aus, so dürfen die Bieter davon ausgehen, dass es zumindest eine Verhandlungsrunde gibt (vgl. dazu ausführlich VK Baden-Württemberg, Beschluss v. 14.10.2011, 1 VK 51/11 und 53/11). Diese Besonderheit des Verfahrens führt auch dazu, dass sich der Begriff des Angebots im Verhandlungsverfahren von demjenigen des Angebots im offenen oder nicht offenen Verfahren unterscheidet: Das Angebot ist nicht allein durch den Inhalt der ursprünglichen, oft schriftlich einzureichenden Erklärung des Bieters bestimmt, sondern wird dynamisch entwickelt und in den – oft mündlichen – Verhandlungsrunden aus- und umgestaltet. Es darf abgeändert werden (vgl. OLG Celle, Beschluss v. 16.01.2002, 13 Verg 1/02 „Hochleistungsrechner“; OLG Naumburg, Beschluss v. 13.10.2008, 1 Verg 10/08 „Bordcomputer ÖPNV“; vgl. auch Ganske in: Reidt/ Stickler/ Glahs, VergabeR, 3. Aufl. 2010, § 101 Rn. 34, 37 m.w.N.). Zwar ist der Auftraggeber berechtigt, in der Vergabebekanntmachung, in den Vergabeunterlagen oder in etwaigen zusätzlichen Unterlagen spezielle Regeln für den Ablauf seines Verhandlungsverfahrens aufzustellen, und zwar sowohl inhaltlicher Natur, z.B.. in Gestalt der Vorgabe eines Mindestinhalts des (ersten) schriftlichen Angebots, der Definition von Ausschlusskriterien oder der Festlegung der Unverhandelbarkeit der Auftragsbedingungen, als auch formeller Natur, so durch Bestimmung von Formanforderungen und Ausschlussfristen, durch Beschränkung der Zahl der Verhandlungsrunden oder durch Ankündigung eines sukzessiven Ausscheidens von Bietern nach jeder Verhandlungsrunde. Hiervon hat der Antragsgegner im vorliegenden Verhandlungsverfahren auch Gebrauch gemacht. Die Ausschreibungsbedingungen des Antragsgegners sind jedoch – entgegen der Auffassung der Vergabekammer – nicht dahin auszulegen, dass den Bietern eine selbstständige, nicht durch eine ausdrückliche Aufforderung des Antragsgegners initiierte Angebotsänderung vollständig untersagt worden ist.”

Etwas andere sehen das wiederum das OLG Naumburg im Beschluss v. 13.5.2008 – 1 Verg 3/08 und die Vergabekammer des Bundes im Beschluss v. 29.7.2008 – VK 1 – 81/08. Offen gelassen wurde die Frage vom OLG Düsseldorf im Beschluss v. 5.7.2006 – Verg 21/06.

Einigkeit besteht wohl dahin gehend, dass die Annahme des Angebotes ohne Verhandlung möglich ist, wenn es verbindlich und die Möglichkeit der unmittelbaren Annahme in den Vergabebedingungen vermerkt ist. (So OLG Düsseldorf in obigen , Beschluss vom 5. Juli 2006 •, und OLG Brandenburg in seinem Beschluss vom 20. September 2011 • Az. Verg W 11/11 ).

Das OLG Düsseldorf führt hierzu aus:

“Der öffentliche Aufraggeber kann die zum vorangegangenen offenen Verfahren eingegangen Angebote als die (ersten) zum nachfolgenden Verhandlungsverfahren eingereichten Angebote behandeln, sofern er den Bietern diese Absicht vor Abgabe eines im Verhandlungsverfahren anzubringenden und eine erste Verhandlungsrunde eröffnenden Angebots unzweideutig bekannt gibt. Dem Erfordernis der Transparenz ist in diesem Fall genügt. Das Verhandlungsverfahren kennt nicht die Formenstrenge des offenen Verfahrens (und auch noch des nicht offenen Verfahrens). Die Verfahrensgestaltung unterliegt keinen besonderen formalen Anforderungen, sondern ist im Wesentlichen nur den materiellen Prinzipien des Vergaberechts unterworfen. In diesen Grenzen kann der öffentliche Auftraggeber, der nach Aufhebung des vorangegangenen Vergabeverfahrens den unverändert fortbestehenden Leistungsbedarf in einem Verhandlungsverfahren decken will, frei entscheiden, ob er sich in diesem Verfahren die vervollständigten, preislich aber unveränderten Angebote formal nochmals unterbreiten lässt und erst in einem weiteren Verfahrensschritt über eventuelle Preisnachlässe verhandelt oder ob er auf diesen ersten Schritt im Interesse der Effizienz und Beschleunigung des Verfahrens verzichtet. Das Vergaberecht errichtet – wenn nur die Gebote des Wettbewerbs, der Gleichbehandlung der Bieter und der Transparenz vom öffentlichen Auftraggeber beachtet werden – vor einer solcherart raschen und effizienten Auftragsvergabe keine verfahrensmäßigen Hürden. Auch Art. 30 Abs. 2 der Richtlinie 2004/18/EG verbietet nicht, den materiellen Inhalt der Angebote aus dem aufgehobenen Verfahren im anschließenden Verhandlungsverfahren gelten zu lassen und sogleich über den Inhalt zu verhandeln. Der Bieter muss wissen, ob er ausnahmsweise auch mit einem Zuschlag auf das Erstangebot ohne vorherige Verhandlungen rechnen muss.”

 

Vor der eigentlichen Verhandlung können ein Prüfungsgespräch und eine Präsentation durchgeführt werden.

Die Bieter erhalten hier die Gelegenheit, Lösungsmöglichkeiten darzustellen und leistungsbezogene Prüfungsaufgaben zu lösen. Hierfür erhalten Sie weitere Leistungspunkte, die Kriterien, Bewertungspunkte und Gewichtungen für die Bewertung dieser Leistung müssen dem Bieter vor der ersten Verhandlung aber noch nicht mit den Vergabeunterlagen mitgeteilt werden.

Achtung:

Es ist dabei streng darauf zu achten, dass die an die Bieter gestellten Fragen keine Fragen zur Eignung des Bieters darstellen. Die Eignung der Bieter ist alleine im Teilnahmewettbewerb zu bewerten und darf nicht mehr bei der Bewertung der Leistung des Bieters erneut berücksichtigt werden.

Die in der Prüfung erzielten Punkte werden auf die für das bereits vorliegende Angebot erteilten Punkte aufaddiert und nach der in den Vergabebestimmungen mitgeteilten Methoden für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes berücksichtigt.

Auch können in den der Verhandlung vorgelagerten Gesprächen Fragen der Vergabestelle zu unverständlichen oder missverständlichen Passagen aus den jeweiligen Angeboten erfolgen. Auch hier führen die jeweiligen Antworten eventuell zur Neubewertung der bereits vorliegenden Angebote nach der dem Bieter mitgeteilten Methode.

 

Entsprechend der Agenda und den zeitlichen Vorgaben wird mit jedem Bieter ein Verhandlungsgespräch durchgeführt. Die zeitlichen Vorgaben aus der Agenda sind als Orientierungswerte zu verstehen, von denen je nach Verhandlungsbedarf abgewichen werden kann. Dies ist jedoch im Vorfeld anzukündigen. Grund für die unterschiedlichen Verhandlungszeiträume kann der unterschiedliche Klärungsbedarf pro Verhandlungsteilnehmer sein. Hierin liegt für sich genommen kein Gleichbehandlungsverstoß, denn wesentlich Ungleiches wird auch ungleich behandelt. (Zu diesem Aspekt des Gleichbehandlungsgrundsatzes EuGH, Urteil v. 3.3.2005 – C-21/03.) Will sich die Vergabestelle aber nicht angreifbar machen, beraumt sie alle Verhandlungsgespräche gleichlang an.

Das Verhandlungsgespräch ist bezüglich des Ablaufs und der Ergebnisse für die Vergabeakte zu dokumentieren (Protokollierung). Es sollte eine Teilnehmerliste erstellt werden, in der sich jeder Teilnehmer einträgt und unterzeichnet. Die Protokollierung erfolgt regelmäßig für die Vergabeakte. Die Vergabestelle ist somit nicht verpflichtet, das Protokoll an die Bieter zu verteilen. Schafft sie es aber, dass Protokoll direkt nach Abschluss der Verhandlung fertig gestellt und ausgedruckt vorliegen zu haben, ist es aus Transparenzgründen anzuraten, dann auch die Teilnehmer aufzufordern, das Protokoll gleich zu unterschreiben. In diesem Fall sollte das jeweilige Ergebnis laut vorgelesen und die Zustimmung des Bieters eingeholt werden. Ein derartiges Ergebnisprotokoll muss auch an den jeweiligen Bieter verteilt werden.

Während der Durchführung von Verhandlungsgesprächen ist in besonderem Maße auf die Wahrung der Gleichbehandlung zu achten. Dies betrifft insbesondere Fragen von Bietern und die Antworten darauf. Sofern beispielsweise in einem Verhandlungsgespräch einem Bieter weitergehende Informationen zum Leistungsgegenstand mitgeteilt werden, sind diese im Nachhinein aus Gründen der Gleichbehandlung auch allen anderen Bietern schriftlich mitzuteilen.

Am Ende einer Verhandlungsrunde werden dem Bieter regelmäßig Informationen zum Verfahrensstand und ein Ausblick auf das weitere Vorgehen mitgeteilt. Bei den Informationen zum Verfahrensstand wird meist nur ein allgemeiner und unbestimmter Hinweis zur Einordnung des Angebotes im Preis- und Leistungsgefüge gegeben. Konkrete Informationen zur Rangfolge des Angebotes werden dabei regelmäßig nicht mitgeteilt, um den Wettbewerb der Bieter nicht zu beeinträchtigen. Sofern Bieter Hinweise zum Verfahrensstand erhalten, ist streng auf die Gleichbehandlung der Bieter hinsichtlich des Informationsgehalts zu achten.

Als Nachbereitung muss regelmäßig eine Auswertung und Umsetzung der Verhandlungsergebnisse erfolgen. Etwaiger Aufklärungsbedarf sowie Verhandlungsergebnisse werden abschließend zusammengetragen. Dies führt gegebenenfalls zu einer Anpassung und Ergänzung der Listen zu Aufklärungspunkten und Verhandlungsthemen.

Weiterhin erfolgt eine Auswertung der Erörterungen zu Verhandlungsvorschlägen und ggf. eine (positive oder negative) Entscheidung darüber.

Soweit die Verhandlungsergebnisse dies bedingen, erfolgt eine Anpassung der Vergabeunterlagen, also insbesondere der Leistungsbeschreibung oder des Vertrags. Dies kann durch das Verfassen ergänzender Unterlagen oder (besser) durch die Erzeugung von neuen Fassungen von bereits vorhandenen Dokumenten erfolgen. Die so angepassten Unterlagen sind allen noch im Verfahren befindlichen Bietern zu übermitteln.
Schließlich erfolgt entweder eine nicht förmliche Aufforderung zur Überarbeitung von Angebotsteilen als Grundlage zur Fortsetzung der Verhandlungsgespräche oder die förmliche schriftliche Aufforderung zur erneuten Angebotsabgabe bzw. Angebotsergänzung. Dabei sind alle ergänzenden Informationen mit zu übersenden (etwaig angepasste Vergabeunterlagen, konsolidierte Listen zu Aufklärungspunkten und Verhandlungsthemen, Stellungnahmen zu Verhandlungsvorschlägen etc.). Es ist sorgfältig zwischen bieterspezifischen und allgemeingültigen Informationen zu differenzieren. Allgemeingültige Verhandlungsergebnisse wie etwa Anpassungen im Inhalt der Leistungsbeschreibung werden allen Bietern mitgeteilt. Im Übrigen enthalten die Angebotsaufforderungen bieterspezifische Hinweise. Aus dem übermittelten Aufforderungsschreiben muss klar hervorgehen, was der Bieter zu tun hat (z.B. förmliche Einreichung eines neuen, vollständigen Angebotes oder Einreichung einer Angebotsergänzung oder informelle Überarbeitung von Angebotsteilen bzw. Beantwortung übersandter Fragen) und wie das weitere Verfahren sich gestaltet (z.B. Durchführung weiterer Verhandlungsrunden, Ankündigung des last calls). Gegebenenfalls sollte von Bietern – neben einer Reinschrift – eine Änderungskennzeichnung des ergänzten Angebotes verlangt werden. Bieter sind weiterhin aufzufordern, Präsentationsinhalte entweder gesondert einzureichen oder diese in das neue Angebot zu überführen (letzteres empfiehlt sich aus Gründen der Konsolidierung).

Eine förmliche schriftliche Angebotsaufforderung zur Einreichung eines Folgeangebotes mit einer Angebotsfrist wird allen noch im Verfahren verbliebenen Bietern übersandt.

Es erfolgt die Beantwortung etwaiger schriftlicher Bieterfragen zur Angebotsaufforderung rechtzeitig vor Ablauf der Angebotsfrist für das Folgeangebot.

 

Nach dem beschriebenen Vorgehen können mehrere Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Je nach Verhandlungsstand können weitere Folgeangebote zur schrittweisen Angebotskonkretisierung eingefordert werden. Dies muss aber nicht nach jeder Verhandlungsrunde geschehen.

Wenn alle Verhandlungsthemen behandelt wurden und zuschlagsreife Angebote erwartet werden können, erfolgt eine letzte schriftliche Angebotsaufforderung als so genannter last call mit einer Angebotsfrist zur Einreichung des Schlussangebotes (BAFO).

 

Wird das Verhandlungsverfahren sorgfältig vorbereitet, gut protokolliert und straff geführt, ist es das probate Verfahren, um verwertbare Angebote für komplexe IT-Dienstleistungen zu erhalten. Zur guten Vorbereitung und Führung gehören eine ausgefeilte, zumindest funktionale Leistungsbeschreibung, ein Preisblatt, das für die Vergleichbarkeit aller Preise sorgt und ein Vertrag, der die zu beschaffende Leistung bereits so weit wie möglich rechtlich festlegt.

Liegen diese Voraussetzungen aber nicht vor, kann so ein Verhandlungsverfahren am Ende zu nicht mehr vergleichbaren Angeboten führen und eine für die Vergabestelle und die Bieter unzumutbar lange Zeit in Anspruch nehmen oder sogar am Ende scheitern.

 

Wir schlagen vorläufig den folgenden Verfahrensbrief zur Verwendung vor:

 

V E R F A H R E N S B R I E F

ZUM VERHANDLUNGSVERFAHREN

MIT TEILNAHMEWETTBEWERB

 

INHALTSVERZEICHNIS

 

1.0 Übersicht Seite …

1.1 Ausschreibungsgegenstand Seite …

1.2 Verfahrensart Seite …

1.3 Anwendbares Recht Seite …

1.4 Vergabestelle – Auftraggeber Seite …

1.5 Zeitplan Seite …

1.6 Auftragsbekanntmachung Seite …

2.0 Verfahrensbedingungen Seite …

2.1 Kommunikation im Vergabeverfahren Seite …

2.2 Verwendung der Vergabeunterlagen Seite …

2.3 Verschwiegenheit Seite …

2.4 Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen / Bewerberfragen Seite …

2.5 Kostenerstattung für die Teilnahme am Verhandlungsverfahren

mit Teilnahmewettbewerb Seite …

3.0 Teilnahmeantrag Seite …

3.1 Form und Frist des Teilnahmeantrages Seite …

3.2 Inhalt des Teilnahmeantrages / Nachfordern von Nachweisen /

Bewerberauswahl Seite …

3.3 Bewerbergemeinschaft Seite …

3.4 Eignungsleihe / Unterauftragnehmer Seite …

3.5 Checkliste Seite …

4.0 Angebots- und Verhandlungsverfahren Seite …

4.1 Aufforderung zur (Erst-)Angebotsabgabe Seite …

4.2 Form und Frist zur Einreichung des (Erst-)Angebotes Seite …

4.3 entfallen Seite …

4.4 Inhalt des (Erst-)Angebotes Seite …

4.5 Eröffnungstermine Seite …

4.6 Nebenangebote Seite …

4.7 Prüfung und Wertung der Angebote Seite …

4.8 Zuschlags- und Bindefrist Seite …

4.9 Weitere Verfahrensbedingungen für die Angebotsabgabe Seite …

5.0 Rügepflicht und rechtliche Grundlagen einschließlich Datenschutz Seite …

5.1 Zulässigkeit Nachprüfungsantrag Seite …

5.2 Vergabekammer Seite …

5.3 Rechtsgrundlagen Seite …

5.4 Weiterleitung von Vergabeunterlagen Seite …

5.5 Datenschutz Seite …

 

1.0 Übersicht

1.1 AUSSCHREIBUNGSGEGENSTAND

Gegenstand der Ausschreibung sind …

Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf die Ausschreibungsunterlagen, insbesondere die Kurzbeschreibung, die Aufgabenbeschreibung, die Leistungsbeschreibungen sowie den Entwurf des Dienstleistungsvertrages verwiesen.

1.2 VERFAHRENSART

Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden Leistungen erfolgt die Ausschreibung der … europaweit in einem Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb.

Der Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl der Bewerber, die vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Auswahl erfolgt anhand der bekanntgemachten Auswahl- und Eignungskriterien und der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeunterlagen. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erfolgt mit den ausgewählten Bewerbern das Verhandlungsverfahren. Das Verhandlungsverfahren besteht aus der Einreichung von Erst-Angeboten, mindestens einem Bieter- und Verhandlungsgespräch sowie der endgültigen Angebotsabgabe. Die Angebotsprüfung und Wertung erfolgen anhand der geforderten Nachweise und Erklärungen, den eingereichten Angebotsunterlagen sowie den bekanntgemachten Zuschlagskriterien.

1.3 ANWENDBARES RECHT

Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeverordnung (VgV), dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und den weiteren einschlägigen Bestimmungen durchgeführt.

1.4 VERGABESTELLE – AUFTRAGGEBER

Vergabestelle ist …

1.5 ZEITPLAN

Die verbindliche Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge ist der

…

Der vorläufige Terminplan für die weiteren Verfahrensschritte nach Eingang der Teilnahmeanträge sieht wie folgt aus:

Termin Verfahrensschritt

… Aufforderung der ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe

… Frist für die Angebotsabgabe (Erst-Angebote)

… bis … Bieter- und Verhandlungsgespräche

… Aufforderung zur Abgabe der endgültigen Angebote

… Frist zur Einreichung der endgültigen Angebote

… Versendung der Vorab-Informationen nach § 134 GWB

… Zuschlagserteilung

Der vorgenannte Zeitplan für die weiteren Verfahrensschritte nach Eingang der Teilnahmeanträge ist nur indikativ. Der Auftraggeber behält sich Terminänderungen ausdrücklich vor.

1.6 AUFTRAGSBEKANNTMACHUNG

Das Verfahren wurde dem Amt für amtliche Veröffentlichung der EU zur europaweiten Bekanntmachung („Auftragsbekanntmachung“) übersandt. Die Auftragsbekanntmachung ist nach Veröffentlichung auf der Homepage http://ted.europa.eu abrufbar.

2.0 Verfahrensbedingungen

2.1 KOMMUNIKATION IM VERGABEVERFAHREN

Die Kommunikation im Vergabeverfahren erfolgt über die Vergabeplattform gemäß Auftragsbekanntmachung. Jeder Bewerber / Bieter ist verpflichtet, sich über die Vergabeplattform regelmäßig und selbstständig über zur Verfügung gestellte, geänderte oder zusätzliche Dokumente und Beantwortungen von Bewerber- / Bieterfragen zu informieren, unabhängig davon, ob er als registrierter Bewerber von der Vergabeplattform zusätzlich automatisch generierte Benachrichtigungsmails an seine hinterlegte Mail-Adresse erhält oder nicht. Nachrichten gelten bei nicht registrierten Bewerbern mit Einstellung auf der Vergabeplattform, bei registrierten Bewerbern spätestens mit Einstellung auf der Vergabeplattform und Erhalt der von der Vergabeplattform automatisch generierten Benachrichtigungsmail an die vom Bewerber hinterlegte Mail-Adresse als zugegangen.

Teilnahmeanträge und Angebote sind in deutsche Sprache abzufassen und in Textform mithilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform einzureichen.

Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen. Abweichendes gilt im Rahmen der Erstangebote, sofern es nicht um Änderungen an den Mindestbedingungen geht, die auch bereits bei der Erst-Angebotsabgabe zwingend einzuhalten sind. Zu den bereits im Rahmen der Erstangebote zwingend einzuhaltenden Mindestbedingungen gehören neben der form- und fristgerechten Angebotsabgabe auch die mit den Erst-Angeboten einzureichenden Unterlagen zu den Zuschlagskriterien B bis C des Dokuments „Zuschlagskriterien“.

Etwaige Änderungen an den Eintragungen des Bewerbers/Bieters müssen zweifelsfrei und dokumentenecht sein.

Bitte achten Sie darauf, dass Dateien, sofern es sich nicht um auszufüllende Excel-Dateien handelt, grundsätzlich im Dateiformat „PDF“ eingereicht werden sollten.

2.2 VERWENDUNG DER VERGABEUNTERLAGEN

Die Vergabeunterlagen des Auftraggebers dürfen nur zur Erstellung des Angebots und zur Erfüllung des evtl. folgenden Auftrags verwendet werden und sind vertraulich zu behandeln. Jede Verwendung für andere Zwecke, jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) oder Weitergabe an Dritte ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers untersagt.

2.3 VERSCHWIEGENHEIT

Jeder Bewerber hat – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die ihm dabei bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die mit der Sache befassten Mitarbeiter zu verpflichten. Mit dem Teilnahmeantrag ist von den Bietern das Formblatt „Vertraulichkeits- und Einwilligungserklärung“ ausgefüllt und in Textform einzureichen. Bei Bewerbergemeinschaften ist die „Vertraulichkeits- und Einwilligungserklärung“ von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft in Textform dem Teilnahmeantrag beizufügen.

2.4 UNKLARHEITEN IN DEN AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN / BEWERBERFRAGEN

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, insbesondere solche, die den Teilnahmeantrag oder das spätere Angebot einschließlich deren Wertung beeinflussen, so hat der Bewerber den Auftraggeber umgehend darauf hinzuweisen. Der Bewerber hat den Auftraggeber ebenso unverzüglich auf eventuelle Widersprüche in den Vergabeunterlagen und eine eventuelle Unvollständigkeit der ausgeschriebenen Leistungen aufmerksam zu machen.

Bewerber haben die Möglichkeit auf die Vergabeunterlagen oder das Vergabeverfahren bezogene Rückfragen mittels der Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung zu stellen. Für Fragen, die den Teilnahmewettbewerb betreffen, müssen etwaige Fragen bis

…

gestellt sein. Für Fragen die nach Ablauf der vorgenannten Frist eingehen, kann der Auftraggeber nicht gewährleisten, dass die Beantwortung noch rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für den Teilnahmeantrag erfolgt, auch wenn er um rechtzeitige Beantwortung bemüht bleibt.

Antworten zu rechtzeitig eingehenden Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Vergabeunterlagen, welche sämtliche Bewerber betreffen, werden vom Auftraggeber auf der Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt. Für die Abgabe des Teilnahmeantrages ebenso wie für die spätere Abgabe des Angebots ist jeweils die aktuellste Version der auf der Vergabeplattform eingestellten Vergabeunterlagen maßgebend. Die Bewerber müssen daher sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrages oder ihres späteren Angebots prüfen, ob seitens des Auftraggebers zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt oder Bewerberfragen beantwortet wurden, welche für Abgabe des Teilnahmeantrages / Angebotes zu beachten sind.

2.5 KOSTENERSTATTUNG FÜR DIE TEILNAHME AM VERHANDLUNGSVERFAHREN MIT TEILNAHMEWETTBEWERB

Für die Teilnahme am Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb wird keine Entschädigung / Aufwendungsersatz gewährt. Dies gilt sowohl für die Erstellung des Teilnahmeantrages, als auch für die spätere Angebotsbearbeitung nebst Teilnahme an etwaigen Ortsterminen und Angebotsverhandlungen sowie alle übrigen Leistungen der Bewerber aus Anlass dieses Vergabeverfahrens.

3.0 Teilnahmeantrag

3.1 FORM UND FRIST DES TEILNAHMEANTRAGES

Der Teilnahmeantrag muss elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung bis spätestens

…

vollständig mit allen Nachweisen und Anlagen eingereicht werden. Bei der Frist handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Nicht fristgerecht eingereichte Teilnahmeanträge unterliegen dem Ausschlussgrund nach § 57 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 VgV.

Es ist ausschließlich die elektronische Abgabe des Teilnahmeantrages mindestens in Textform nach § 126b BGB über die in der Auftragsbekanntmachung genannte Vergabeplattform zugelassen. Andere Abgaben oder andere Übermittelungsarten des Teilnahmeantrages, wie etwa per Post, per Telefax oder per Mail, sind ausgeschlossen. In diesem Fall wäre der Teilnahmeantrag schon mangels Formwahrung gemäß § 57 Abs. 1, 3 VgV zwingend auszuschließen, ohne dass eine Nachforderungsmöglichkeit besteht. Bei der Abgabe des Teilnahmeantrages über die Vergabeplattform ist zu berücksichtigen, dass aufgrund einer gegebenenfalls großen Datenmenge eine vollständige Übertragung des Teilnahmeantrages längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Es ist daher vom Bewerber ausreichend Zeit für das Hochladen des Teilnahmeantrages auf die Vergabeplattform einzukalkulieren. Zudem ist zu berücksichtigen, dass für die elektronische Abgabe des Teilnahmeantrages über die Vergabeplattform ein kostenloses Tool erforderlich ist, welches eine separate Installation notwendig macht. Es wird deshalb empfohlen, rechtzeitig vor Ablauf der Abgabefrist für den Teilnahmeantrag die Übermittlung des Teilnahmeantrages zu testen. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang sind auf der Vergabeplattform weitergehende Informationen und Kontaktmöglichkeiten zum Support benannt.

3.2 INHALT DES TEILNAHMEANTRAGES / NACHFORDERN VON NACHWEISEN / BEWERBERAUSWAHL

3.2.1 Mit dem Teilnahmeantrag ist von den Bewerbern die Eignung gemäß den Vorgaben in der Auftragsbekanntmachung nachzuweisen. Zum Beleg der bekanntgemachten Eignungsanforderungen ist das ausgefüllte Formblatt „Teilnahmeantrag“ zusammen mit den weiteren Anlagen und Nachweisen vorzulegen. Wegen der mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen wird auch auf die Checkliste unter Ziffer 3.5 dieses Verfahrensbriefes verwiesen.

3.2.2 Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende oder unvollständige Nachweise gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Zu beachten ist allerdings, dass vorgelegte Eignungsnachweise die zwar vollständig sind, nicht aber den inhaltlichen Anforderungen gemäß der Auftragsbekanntmachung entsprechen, nicht nachgebessert und deshalb auch nicht nachgefordert werden können.

3.2.3 Die Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, erfolgt in einem mehrstufigen Verfahren.

Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen.

Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz gegebenenfalls erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Wegen einer möglichen Nachforderung von Unterlagen wird auf die vorstehenden Ausführungen unter Ziffer 3.2.2 verwiesen.

Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach seinen vorgelegten Eigenerklärungen und Nachweisen die bekanntgemachten Eignungskriterien einschließlich der Mindestanforderungen erfüllt.

Überschreitet die Zahl der geeigneten Bewerber die geplante Höchstzahl von 5 Bewerbern, erfolgt die Auswahl der Bewerber anhand folgender objektiver Kriterien: Anzahl der wertungsfähigen vergleichbaren Referenzen.

Die wertungsfähigen Referenzen werden unter Berücksichtigung der Anzahl gewertet. Ein Bewerber mit 1 wertungsfähigen Referenz erhält 1 Punkt. Ein Bewerber mit 2 wertungsfähigen Referenzen erhält 2 Punkte. Ein Bewerber mit 3 wertungsfähigen Referenzen erhält 3 Punkte.

Ein Bewerber mit 4 wertungsfähigen Referenzen erhält 4 Punkte. Ein Bewerber mit 5 wertungsfähigen Referenzen erhält 5 Punkte. Ein Bewerber mit 6 wertungsfähigen Referenzen erhält 6 Punkte, ein Bewerber mit 7 wertungsfähigen Referenzen erhält 7 Punkte. Ein Bewerber mit 8 wertungsfähigen Referenzen erhält 8 Punkte. Ein Bewerber mit 9 wertungsfähigen Referenzen erhält 9 Punkte. Ein Bewerber mit 10 und mehr wertungsfähigen Referenzen erhält 10 Punkte.

Die maximal zu erzielende Punktzahl bei dem Auswahlkriterien liegt danach bei 10 Punkten. Die fünf Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus dem Auswahlkriterium werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollte auch nach Anwendung des vorgenannten Auswahlkriteriums die Höchstzahl überschritten werden, weil Bewerber dieselbe Punktzahl aufweisen, entscheidet die höhere Anzahl der eingereichten wertungsfähigen Referenzen und bei gleicher Anzahl die größere Aktualität der Referenzen. Falls auch nach Anwendung dieser objektiven Auswahlkriterien die Höchstzahl weiterhin überschritten wird, weil Bewerber dieselbe Punktzahl, dieselbe Anzahl an Referenzen mit derselben Aktualität aufweisen, behält sich der Auftraggeber vor, die Auswahl zwischen den betroffenen Bewerbern durch Los gemäß § 75 Abs. 6 VgV zu treffen. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der bekannt gemachten Mindestzahl von drei Bewerbern liegt, kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren nach § 51 Abs. 3 Satz 2 VgV fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen. Alternativ kann der Auftraggeber das Vergabeverfahren wegen Unterschreitung der Mindestzahl von drei geeigneten Bewerbern aber auch gemäß § 63 VgV aufheben und gegebenenfalls ein neues Vergabeverfahren durchführen.

3.3 BEWERBERGEMEINSCHAFT

Bewirbt sich eine Bewerbergemeinschaft, hat sie im Formblatt „Teilnahmeantrag“ die Angaben unter A Ziffer 2.0 auszufüllen und zusätzlich das Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“ zusammen mit allen anderen Nachweisen und Erklärungen einzureichen. Beim Formblatt „Bewerbergemeinschaftserklärung“ muss zur Erfüllung der Textform von allen Mitgliedern der Bewerber- / Bietergemeinschaft die Person des jeweils Erklärenden genannt sein.

Sofern mit dem Teilnahmeantrag weitergehende Nachweise zwingend von jedem Bewerbergemeinschaftsmitglied vorzulegen sind, wird dies in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen jeweils ausdrücklich erwähnt. Andernfalls genügt es, wenn die Bewerbergemeinschaft als solche die Eignungsanforderungen erfüllt und nachweist.

3.4 EIGNUNGSLEIHE / UNTERAUFTRAGNEHMER

Sofern der Bewerber sich für den Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und/oder die technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten anderer Unternehmen beruft (Eignungsleihe), hat er die Verpflichtungserklärung gemäß Formblatt „Verpflichtungserklärung“ auszufüllen und in Textform, d.h. es muss die Person des jeweils Erklärenden des anderen Unternehmens genannt sein, dem Teilnahmeantrag beizufügen sowie für das andere Unternehmen die bekanntgemachten Eignungsanforderungen nachzuweisen, die sich der Bewerber zu eigen machen möchte. Gleiches gilt, wenn sich eine Bewerber- / Bietergemeinschaft zum Zwecke des Nachweises der wirtschaftlichen und finanziellen oder der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeiten auf Kapazitäten anderer Unternehmen beruft, die nicht Mitglied der Bietergemeinschaft sind.

Beabsichtigt der Bewerber im Auftragsfall Teile der Leistung an Unterauftragnehmer zu vergeben, ohne dass sich der Bewerber zugleich zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten der Unterauftragnehmer beruft, sind vom Bewerber mit dem Teilnahmeantrag noch keine Angaben zum Unterauftragnehmer und zu dessen Leistungsumfang zu machen. Solche Angaben werden erst mit der Angebotsabgabe und damit nur von den Bewerbern zu machen sein, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

ie bereits mit dem Teilnahmeantrag geforderte Nachweispflicht zur Eignungsleihe gemäß vorstehenden Ausführungen kommt mithin nur zur Anwendung, wenn sich der Bewerber neben der beabsichtigten Unterauftragsvergabe auch zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten des Unterauftragnehmer berufen möchte.

3.5 CHECKLISTE

Als Teilnahmeantrag sind vom Bewerber folgende Unterlagen ausgefüllt und teils mit Angabe des Namens des Erklärenden (= Textform i.S.v. § 126b BGB) einzureichen:

…

4.0 Angebots- und Verhandlungsverfahren

4.1 AUFFORDERUNG ZUR ERST-ANGEBOTSABGABE

Die – maximal – fünf Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus dem Teilnahmewettbewerb gemäß Ziffer 3.0 dieses Verfahrensbriefes werden zur Erst-Angebotsabgabe aufgefordert. Die Aufforderung erfolgt über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung mit gesondertem Schreiben. Aus dem Aufforderungsschreiben ergeben sich ergänzend zu den nachfolgenden Ausführungen weitere Informationen zur Erst-Angebotsabgabe.

4.2 FORM UND FRIST ZUR EINREICHUNG DES (ERST-)ANGEBOTES

Das Angebot ist mindestens in Textform mithilfe elektronischer Mittel nach § 126b BGB über die Vergabeplattform gemäß der Auftragsbekanntmachung einzureichen. Andere Angebotsabgaben oder andere Übermittlungsarten des Angebotes, wie etwa per Post, per Telefax oder per Mail, sind ausgeschlossen.

Die voraussichtliche Angebotsabgabefrist kann dem indikativen Zeitplan gemäß Ziffer 1.3 dieses Verfahrensbriefes entnommen werden. Die verbindliche Angebotsabgabefrist wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe mitgeteilt.

Nicht form- und/oder nicht fristgerecht eingereichte (Erst-)Angebote können nicht berücksichtigt werden und sind zwingend gemäß § 57 VgV von der weiteren Angebotsprüfung und -wertung auszuschließen.

4.3 entfallen

4.4 INHALT DES (ERST-)ANGEBOTES

Von den Bietern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sind mit dem Erstangebot die Unterlagen gemäß nachfolgender Checkliste einzureichen.

…

Die vorstehende Auflistung ist zunächst nur indikativ. Die finale Auflistung geht den zur Angebotsabgabe ausgewählten Bietern mit der Aufforderung zur Erst-Angebotsabgabe zu.

4.5 ERÖFFNUNGSTERMINE

Zu den Eröffnungsterminen der Angebote, gleich ob Erst-Angebote oder endgültige Angebote, sind Bieter oder deren Bevollmächtigte nicht zugelassen.

4.6 NEBENANGEBOTE

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

4.7 PRÜFUNG UND WERTUNG DER ANGEBOTE

Die Prüfung und Wertung der Angebote erfolgt anhand des nachfolgend dargestellten

Wertungssystems:

 Formale Prüfung: Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote zunächst anhand der in den Vergabeunterlagen genannten Anforderungen in formaler Hinsicht überprüfen. Soweit sich daraus ergibt, dass bei einem Angebot Unterlagen fehlen oder unvollständig sind, wird der Auftraggeber im Rahmen des § 56 Abs. 2 VgV den betroffenen Bieter auffordern, Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen, sofern dies vergaberechtlich zulässig sein sollte.

 Angemessenheitsprüfung: Der Auftraggeber wird die eingegangenen Angebote rechnerisch, technisch und wirtschaftlich prüfen. Hierzu wird der Auftraggeber die von den Bietern angegebenen Preise auf deren Angemessenheit überprüfen. Soweit sich daraus ergibt, dass ein Angebot unangemessen hoch bzw. unangemessen niedrig erscheint, wird der Auftraggeber den Bieter auffordern, die angebotenen Preise aufzuklären. Der Auftraggeber behält sich vor, dazu von den Bietern Kalkulationsunterlagen anzufordern.

 Wertung anhand der Zuschlagskriterien: Die weitere Wertung der Angebote erfolgt anhand der von den Bietern zu den nachfolgend genannten Zuschlagskriterien einzureichenden Unterlagen.

Oberkriterium Gewichtung

…

Wegen der Zuschlagskriterien nebst Unterkriterien, Gewichtung und Bewertung wird auch auf das Dokument „Zuschlagskriterien“ verwiesen.

4.8 ZUSCHLAGS- UND BINDEFRIST

Die Zuschlags- und Bindefrist beträgt drei Monate ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote. Bis zum Ende dieser Zuschlags- und Bindefrist sind die Bieter an ihr Angebot gebunden. Die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor Zuschlagserteilung gemäß § 134 GWB informiert.

4.9 WEITERE VERFAHRENSBEDINGUNGEN FÜR DIE ANGEBOTSABGABE

Wegen der weiteren Verfahrensbedingungen für die Angebotsabgabe wird auf Ziffer 1.0 und 2.0 dieses Verfahrensbriefes verwiesen. Die genannten Verfahrensbedingungen gelten sowohl für den Teilnahmewettbewerb, als auch für die anschließende Angebotsabgabe.

5.0 Rügepflicht und rechtliche Grundlagen einschließlich Datenschutz

5.1 ZULÄSSIGKEIT NACHPRÜFUNGSANTRAG

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsanträgen richtet sich nach § 160 GWB. Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

5.2 VERGABEKAMMER

Der Bieter kann sich zur Nachprüfung behaupteter Vergabeverstöße an folgende Stelle wenden:

…

5.3 RECHTSGRUNDLAGEN

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des GWB:

§ 134 Informations- und Wartepflicht

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist. Im Fall verteidigungs- oder sicherheitsspezifischer Aufträge können öffentliche Auftraggeber beschließen, bestimmte Informationen über die Zuschlagserteilung oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung nicht mitzuteilen, soweit die Offenlegung den Gesetzesvollzug behindert, dem öffentlichen Interesse, insbesondere Verteidigungs- oder Sicherheitsinteressen, zuwiderläuft, berechtigte geschäftliche Interessen von Unternehmen schädigt oder den lauteren Wettbewerb zwischen ihnen beeinträchtigen könnte.

§ 135 Unwirksamkeit

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1. gegen § 134 verstoßen hat oder

2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,

2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

§ 160 Einleitung, Antrag

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

5.4 WEITERLEITUNG VON VERGABEUNTERLAGEN

Der Auftraggeber ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Teilnahmeanträge und Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Gemäß § 165 GWB haben die Verfahrensbeteiligten unter Umständen Anspruch auf Akteneinsicht und können sich gegebenenfalls Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften erteilen lassen. Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen geboten ist. Es ist daher im Interesse des Bewerbers oder Bieters, bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags oder des Angebotes eine entsprechende Kennzeichnung der Stellen vorzunehmen, die Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten.

5.5 DATENSCHUTZ

Bei der Durchführung von Vergabeverfahren verarbeitet die Vergabestelle und der Auftraggeber Daten von Bietern und deren Mitarbeitern wie folgt:

1. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

Durchführung eines Vergabeverfahrens, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c i.V.m. Artikel 6 Absatz 3 DSGVO und §§ 97ff des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)

2. Empfänger von personenbezogenen Daten:

Die Vergabestelle / der Auftraggeber ist die zentrale Stelle, bei der alle Angebote und Teilnahmeanträge europaweiter Ausschreibungen eingehen. Diese Angebote und Teilnahmeanträge enthalten regelmäßig personenbezogene Daten, wie z.B. Referenzen, berufliche Qualifikationen des vom Bieter bzw. Bewerber zur Leistungserbringung vorgeschlagenen Personals etc., die zur Auswertung und Begründung der Auswahl und Zuschlagsentscheidungen benötigt werden. Diese Auswertung erfolgt in den Fachbereichen, die Bedarfsträger sind. Der Kreis der Personen, die Einblick in diese Unterlagen erhalten, ist auf den Kreis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschränkt, die zur Auswertung der Unterlagen zwingend erforderlich sind. Die Vergabestelle / der Auftraggeber ist nach § 19 Absatz 4 Mindestlohngesetz, § 21 Absatz 4 Arbeitnehmer-Entsendegesetz,

§ 21 Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach

§ 150a der Gewerbeordnung anzufordern. Nach § 134 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen informiert die Vergabestelle / der Aufraggeber die Bieter,deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Nach § 62 Absatz 1 Satz 1 Vergabeverordnung teilt die Vergabestelle / der Auftraggeber jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit. Nach § 62 Absatz 2 Nummer 3 Vergabeverordnung unterrichtet die Vergabestelle / der Auftraggeber auf Verlangen des Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters. Nach § 39 Absatz 1 Vergabeverordnung übermittelt die Vergabestelle / der Auftraggeber spätestens 30 Tage nach der Vergabe eines öffentlichen Auftrags oder nach dem Abschluss einer Rahmenvereinbarung eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union. Hier werden auch Name und Anschrift des Wirtschaftsteilnehmers, zu dessen Gunsten der Zuschlag erteilt wurde, veröffentlicht. Im Falle der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer hat die Vergabestelle nach § 163 Absatz 2 Satz 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen die Vergabeakten der Kammer sofort zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für das Verfahren der sofortigen Beschwerde vor dem zuständigen Oberlandesgericht nach § 171 GWB. In diesen Verfahren werden personenbezogene Daten ggf. auch an andere Verfahrensbeteiligte weitergegeben.

3. Kriterien für die Festlegung der Dauer der Speicherung personenbezogener Daten:

Maßstab für die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten sind die haushaltsund vergaberechtlichen Aufbewahrungsfristen; die Vergabestelle / der Auftraggeber speichert die eingegangen Teilnahmeanträge und Angebote nicht länger als 10 Jahre.

4. Rechte der betroffenen Personen:

Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der Vergabestelle / dem Auftraggeber verarbeiteten personenbezogenen Daten. Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die den Bewerber/ Bieter betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sind. Unvollständige Daten können vervollständigt werden. Es besteht grundsätzlich ein Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten zur Erfüllung der Aufgaben noch benötigt werden (siehe oben Dauer der Speicherung).

Es besteht ein Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten des Bewerbers/Bieters zu verlangen. Es besteht ein Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation des Bewerbers / Bieters ergeben, der Verarbeitung der diesen betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechtsvorschrift dem entgegensteht.

– Ende Verfahrensbrief –

«

 

»



Sinnvolle und kompetente Unterstützung sowie fachliche Begleitung der Vergabe

 

von Thomas Ax

Für die Unterstützung sowie fachliche Begleitung der Vergabe ist die Beauftragung eines juristischen Dienstleisters notwendig. Der mögliche sinnvolle Umfang ergibt sich aus den im Folgenden näher beschriebenen Arbeitspaketen. Durch die im folgenden benannten Aufgaben in den einzelnen Arbeitspaketen wird sichergestellt, dass die rechtlichen Rahmenbedingungen ausreichend und im besten Interesse des Auftraggebers beachtet, die komplexen geltenden Regelungen eingehalten werden, welche sich aus dem Zusammenspiel unterschiedlicher betroffener Rechtsgebiete und Regelungsgrundlagen ergibt.

Diese sind unter anderem:

AP 1 – Vergabevorbereitung juristisch

1.1 Beratung bei der Auswahl und Gestaltung des Vergabeverfahrens
• Vorstellung und Erläuterung der Vor- und Nachteile möglicher und sinnvollerweise in Betracht kommender Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber
• Fachlicher Austausch und Abstimmung hierzu mit dem technischen Dienstleister. Empfehlung im Hinblick auf die Gestaltung eines Vergabeverfahrens, unter Heranziehung aller in Betracht kommenden und zu berücksichtigenden juristischen – sowie in Abstimmung mit dem technischen Dienstleister – und technischen Aspekte.

1.2 Beratung und Unterstützung des Auftraggebers sowie des technischen Dienstleisters bei der Erstellung aller erforderlichen Unterlagen zum Vergabeverfahren im Einklang mit geltenden rechtlichen Vorgaben und Förderregelungen:
• Beratung und/oder Zuarbeit bei der Festlegung von Eignungsanforderungen, Bewertungs- und Prüfschema sowie Ausschluss- und Bewertungskriterien
• Juristische Unterstützung sowie. Zulieferung von vergaberelevanten Unterlagen an den technischen Dienstleister nach Abstimmung und Erforderlichkeit (bspw. Leistungsverzeichnis, Verträge, Formblätter)
• Mitwirkung bei der Erstellung von Begleitdokumenten Vergabeverfahren (je Cluster)

Ergebnis der Leistungen aus dem AP 1 soll es sein, dass die Vergabe Förderprojektgebiete durch den Auftraggeber rechtssicher möglich ist.

AP 2 – Ausschreibungs- und Projektbegleitung

2.1 Setup und Begleitung des Vergabeverfahrens
• Klärung rechtlicher Fragestellungen, Beantwortung von Anfragen der Bieter sowie Vorbereitung und Begleitung potenzieller Bietergespräche

2.2 Prüfung und Auswertung der eingegangenen Teilnahmeanträge bzw. Angebote
• Zuarbeit bei der Erstellung eines Angebotsvergleichs und Abgabe einer Zuschlagsempfehlung auf Basis einer transparenten und nachvollziehbaren Bewertungsmatrix
• Entwurf eines Vergabevermerks auf Basis der Vergabedokumentation sowie entsprechende Beratung im Zusammenhang mit der geplanten Zuschlagserteilung

Ergebnis der Leistungen aus dem AP 2 soll es sein, dass die Vergabeverfahren rechtssicher durchgeführt und begleitet werden und der Auftraggeber einen rechtssicheren Zuschlag an ein oder mehrere Unternehmen erteilen kann.

Hinweis: Es ist die Vergabeplattform des Landes Berlin zu nutzen.

AP 3 –Projektmanagement und Zusammenarbeit

3.1 Kick-Off-Workshop
• Vorabstimmung und Kick-Off Planung mit dem technischen Dienstleister (virtuell)
• Kennenlern- und Kick-Off-Termin
• Meilensteinplanung in Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem technischen Dienstleister

3.2 Austausch und Berichterstattung
• Regelmäßiger Jour Fixe mit dem Auftraggeber und dem technischen Dienstleister – im Rahmen der Vorbereitung der Vergabe wöchentlich (virtuell)
• Nach Veröffentlichung der Ausschreibung nach Bedarf und Abstimmung,
• Nach Abschluss der Vergabe einen Teilprojektabschluss

Ergebnis des AP 3 soll es sein, dass zwischen dem juristischen und dem technischen Dienstleister sowie dem Auftraggeber der erforderliche Austausch für eine sinnvolle und effiziente Projektumsetzung erfolgen kann. Dies muss entsprechende regelmäßige Austauschformate beinhalten sowie eine regelmäßige Berichterstattung ggü. dem Auftraggeber

«

 

»



AxProjects im Feuerwehrbereich

 

Die Tätigkeit von AP umfasst im Feuerwehrbereich die individuelle und vergaberechtlich einwandfreie Beschaffung von Feuerwehrfahrzeugen.
AP hat bereits mehrere hundert Feuerwehrfahrzeuge beschafft.
Fahrzeuge werden nach den eigenen Wünschen und örtlichen Erfordernissen beschafft.

Der Ablauf des Beschaffungsverfahrens
  • Abschluss eines Dienstleistungsvertrages zwischen der Kommune und AP
  • Erarbeitung einer individuelle Leistungsbeschreibung für das gewünschte Produkt
  • Durchführung eines Vergabeverfahrens im Namen und auf Rechnung der Kommune
  • Eingegangene Angebote werden nach einem festgelegten Bewertungsschema bewertet
  • Aufbereitete Unterlagen werden der Kommune zur Entscheidungsvorbereitung übersandt
  • Bieter stellen ihre Produkte bei der Vergleichsvorführung vor
  • Bewertung der Kommune
  • Vergabeentscheidung auf Basis der Preisangaben, technischen Spezifikation sowie der Bewertung durch die Kommune
  • Kommune kann jederzeit Hersteller kontrollieren
  • AP kann Qualitätskontrollen durchführen

AP bündelt den Nachfragebedarf der Kommunen, um günstigere Preise bei den Leistungsanbietern zu erzielen. Diese Bündelung des Einkaufsvolumens ist für einen sparsamen Einsatz der Steuermittel und bei der immer enger werdenden Finanzausstattung der Kommunen, eines der wenigen Mittel Einsparungen im Beschaffungsbereich zu erzielen. Ziel ist die Bündelung von Nachfrage und Expertise, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die gemeinsame Ausstattung der Feuerwehren zu modernisieren.

«

 

»



Ax Projects GmbH
Powered by  GDPR Cookie Compliance
Datenschutz-Übersicht

Diese Website verwendet Cookies, damit wir dir die bestmögliche Benutzererfahrung bieten können. Cookie-Informationen werden in deinem Browser gespeichert und führen Funktionen aus, wie das Wiedererkennen von dir, wenn du auf unsere Website zurückkehrst, und hilft unserem Team zu verstehen, welche Abschnitte der Website für dich am interessantesten und nützlichsten sind.