Datenschutzhinweise gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Stadt Xxx für die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen, Art. 13 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO
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Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, Art. 13 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO
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Kategorien der abgefragten personenbezogenen Daten:

Die Verantwortliche erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die Sie im Rahmen des Vergabeverfahrens zur Verfügung stellen.

Das sind insbesondere:
• persönliche Kontaktdaten und Namen von Bietern, soweit es sich um natürliche Personen und Personengesellschaften handelt und Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Bieter
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters
• Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern die Verantwortliche dazu rechtlich verpflichtet ist oder Sie eingewilligt haben.

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, Art. 13 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO:

Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken: Durchführung von Vergabeverfahren (insb.: Bereitstellen von Vergabeunterlagen, Beantwortung von Bieterfragen, Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen, Abfrage und Überprüfung der Eignung, Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen), Pflege einer Bieterkartei, Dokumenten- und Vertragsmanagement, Vertragsabwicklung, Erfüllen datenschutzrechtlicher Verpflichtungen, Führen sachdienlicher Kommunikation. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt (Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe f DSGVO). a) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind die Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DSGVO (Erfüllung des Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist) und Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) DSGVO (Verarbeitung ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in

Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde) sowie § 3 DSG NRW. Die Datenverarbeitung erfolgt im Vorfeld des Vertragsschlusses im Vergabeverfahren sowie im Zuge der Durchführung von im Rahmen des Vergabeverfahrens geschlossenen Verträgen. Im Vergabeverfahren werden personenbezogene Daten insbesondere im Rahmen der Eignungsprüfung (bei unterschwelligen Vergaben nach § 26 Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (KomHVO NRW) in Verbindung mit den Kommunalen Vergabegrundsätzen des Landes NRW, §§ 31 ff. UVgO, §§ 6a VOB/A; bei oberschwelligen Vergaben nach § 122 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit §§ 44 ff. VgV, §§ 6a f. VOB/A; bei Konzessionsvergaben nach § 25 Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) in Verbindung mit §§ 152, 122 GWB) und der Prüfung von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB herangezogen.
b) Weitere Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO (Datenverarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die Verantwortliche unterliegt, erforderlich.)
(Die Verantwortliche ist nach § 26 KomHVO NRW in Verbindung mit den Kommunalen Vergabegrundsätzen des Landes NRW, § 6 UVgO sowie § 20 VOB/A (bei unterschwelligen Vergaben) bzw. nach § 8 VgV und § 20 VOB/A EU (bei oberschwelligen Vergaben) sowie nach § 6 KonzVgV (bei Konzessionsvergaben) verpflichtet, Vergabeverfahren zu dokumentieren. Dies geschieht insbesondere in Hinblick auf Erfordernisse des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (vgl. u. a. § 97 GWB) und der Vergabeverordnung (vgl. insb. § 42 VgV). Des Weiteren besteht in den Fällen des § 30 Absatz 1 UVgO sowie gemäß § 20 Absatz 3 VOB/A und §§ 21 f. KonzVgV eine Pflicht zur Bekanntmachung des Zuschlags.

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, Art. 13 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO:

Empfänger der Daten sind das Amt …

und das jeweilige Fachamt sowie gegebenenfalls weitere, in das Verfahren eingebundene Beteiligte (z. B. Fachplaner, Berater, Ratsgremien, Auftragnehmer, Vergabekammer, Kartellbehörden, Aufsichtsbehörden, Bundeszentralregister, Dritte bei nachträglicher Bekanntmachung auf der Webseite der Stadt Xxx, andere Teilnehmer des Vergabeverfahrens, externe Planungsbüros, Gerichte.).

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben. Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:
• unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Absatz 2 VGV stellen bzw. gemäß § 46 Absatz 1 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind
• Besucher der Internetseite der Stadt Xxx, da dort in den Fällen des § 30 Absatz 1 UVgO sowie des § 20 Absatz 3 Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) über vergebene Aufträge informiert wird.

Dauer der Speicherung, Art. 13 Absatz 2 Buchstabe a) DSGVO:

Die Daten sind bis zum Ende der Laufzeit des Vertrags oder der Speicherung, Art. 13 Rahmenvereinbarung aufzubewahren, mindestens jedoch für drei Absatz 2 Buchstabe Jahre ab dem Tag des Zuschlags (§ 6 Absatz 2 UVgO, § 20 VOB/A a) DSGVO und § 8 Absatz 4 VgV, § 20 VOB/A EU sowie § 6 KonzVgV).

Rechte der betroffenen Person, Art. 13 Absatz 2 Buchstabe b) DSGVO:

Recht auf Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten (Art. 15 DSDGVO); Recht auf Berichtigung Sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten (Art. 16 DSGVO); Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO); Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO); Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO).

Beschwerderecht, Art. 13 Absatz 2 Buchstabe d) DSGVO:

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde in Nordrhein-Westfalen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211 / 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Pflicht/Erforderlichkeit zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, Folgen der Nichtbereitstellung, Art. 13 Absatz 2 Buchstabe e) DSGVO:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabeverfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 3 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO und Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) und c) DSGVO. Sofern die personenbezogenen Daten nicht bereitgestellt werden, kann/muss gegebenenfalls ein Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren erfolgen (§ 42 UVgO, § 16 VOB/A und § 57 VgV, § 16 VOB/A EU).